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FAQ Steuervollmachten

Steuervollmachten

  • Was ist ein „gesetzlicher Vertreter“ eines Unternehmens?

    Um Zugriff auf die Verwaltung der Vollmachten und die anderen E-Services des FÖD Finanzen zu erhalten, muss der gesetzliche Vertreter eine natürliche Person sein, die das Unternehmen (= die juristische Person) vertritt.

    Er kann im Namen des Unternehmens handeln, ohne dass er eine Vollmacht oder eine Rolle benötigt.

    Der gesetzliche Vertreter übt eine gesetzliche Funktion innerhalb des Unternehmens aus. Diese muss im Register der ZDU (Zentralen Datenbank der Unternehmen) unter der Rubrik „Funktionen“ registriert sein. Die angenommenen Funktionen unterscheiden sich je nach Rechtsform des Unternehmens.

    Es gibt also mindestens immer eine Person, die mit einer Funktion (Verwalter, Gründer, Geschäftsführer usw.) registriert ist, die die Person als gesetzlicher Vertreter des Unternehmens anerkennt.

    Über die Suchmaschine Public Search der ZDU können Sie immer überprüfen, wer als gesetzlicher Vertreter Ihres Unternehmens aufgenommen wurde.

  • Ich möchte für mein Unternehmen eine Vollmacht unterzeichnen, aber ich finde die von meinem Buchhalter erstellte Vollmacht nicht. Wie kommt das?

    • Sie haben sich „in eigenem Namen“ angemeldet. Wenn Sie eine Vollmacht für Ihr Unternehmen erteilen, müssen Sie sich „im Namen eines Unternehmens“ anmelden.
    • Sie haben sich „im Namen eines Unternehmens„ angemeldet, aber Sie haben weder den Status eines gesetzlichen Vertreters in der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen), noch die Rolle "FÖDFin Vollmachtgeber“ in Meine EGov Rollenverwaltung. Das System findet keinen Link zwischen Ihnen und Ihrem Unternehmen.

  • Ich möchte eine TOW-Erklärung für einen Kunden eingeben, aber ich sehe seine Akte nicht in der Taxworkbox. Ich habe jedoch eine aktive Vollmacht. Warum?

    • Sie sind in eigenem Namen angemeldet. Eine TOW-Vollmacht kann nur einem Unternehmen und nicht einer natürlichen Person erteilt werden. Sie müssen sich also „im Namen eines Unternehmens“ anmelden.
    • Sie haben sich „im Namen eines Unternehmens“ angemeldet, aber Sie haben weder den Status eines gesetzlichen Vertreters dieses Unternehmens, noch die Rolle „FÖDFin Vollmachtausübender“ in  Meine EGov Rollenverwaltung. Das System findet keinen Link zwischen Ihnen und dem Unternehmen, für das Sie sich anmelden möchten.
    • Sie haben sich „im Namen eines Unternehmens“ angemeldet, und Sie haben die Rolle « FÖDFin Vollmachtausübender“ aber es handelt sich um eine „sensible“ Vollmacht.

  • Wie kann ich eine (MwSt.) Vollmacht für eine nicht rechtsfähige Vereinigung oder eine MwSt.-Einheit erstellen?

    • Um eine Vollmacht erstellen zu können, muss das vollmachtgebende Unternehmen in der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen) bekannt sein (aktive Unternehmensnummer) und der gesetzliche Vertreter (ebenfalls in der ZDU registriert) muss eine natürliche Person sein (Identifizierung über Nummer des Nationalregisters). 
    • Oder ein Mitglied (natürliche Person!) der nicht rechtsfähigen Vereinigung muss über Verwaltung der Zugangsverwalter einen Hauptzugangsverwalter bezeichnen (eventuell sich selbst). Diese Person muss ihrerseits einen Zugangsverwalter für den Bereich „Finanzen“ bezeichnen. Der Zugangsverwalter Finanzen kann anschließend einem Mitglied der nicht rechtsfähigen Vereinigung die Rolle „FÖDFin Vollmachtausübender“ (in der Anwendung “Meine EGov Rollenverwaltung” von BOSA (vorher Fedict) zuweisen. Letzterer kann schließlich eine MwSt.-Vollmacht in der Anwendung Vollmachten erstellen. 
      Dieses Verfahren ist etwas mühsam aber es muss nur einmal ausgeführt werden.

  • Wie kann ich eine Vollmacht für ein Unternehmen mit einem ausländischen Geschäftsführer erstellen?

    Sie/der ausländische Geschäftsführer haben folgende Möglichkeiten:
    • Der ausländische Geschäftsführer beantragt eine elektronische Karte für Ausländer mit einem aktivierten Authentifizierungszertifikat beim einem der zuständigen Büros/Dienste (Info). Er kann sich dann elektronisch anmelden und selbst eine Vollmacht erstellen oder dies über die Rollenverwaltung an einen Mitarbeiter des Unternehmens übertragen.
    • Wenn der ausländische Geschäftsführer nicht über eine belgische Identifizierung verfügt und diese nicht erhalten kann (z.B. weil er nicht persönlich in einem zuständigen Amt vorstellig werden kann) verfügt er über folgende Möglichkeiten:
      • Er bestimmt eine Person, die über einen belgischen elektronischen Personalausweis (eID) verfügt, als gesetzlicher Vertreter des Unternehmens, indem er ihr eine offizielle Funktion innerhalb des Unternehmens überträgt (über Registrierung in der ZDU /Zentrale Datenbank der Unternehmen). Diese Person kann anschließend eine Vollmacht in der Anwendung „Vollmachten“ erstellen.
      • über Verwaltung der Zugangsverwalter bestimmt sie einen Angestellten des Unternehmens, der über eine belgische Identifikation verfügt, zum Hauptzugangsverwalter. Diese Person muss ihrerseits einen Zugangsverwalter für den Bereich „Finanzen“ bezeichnen. Der Zugangsverwalter Finanzen kann anschließend einem Mitglied des Unternehmens die Rolle „FÖDFin Vollmachtausübender“ (in der Anwendung “Meine EGov Rollenverwaltung” von BOSA (vorher Fedict) zuweisen. Letzterer kann schließlich eine Vollmacht im Namen des Unternehmens in der Anwendung Vollmachten erstellen.

        Dieses Verfahren ist etwas mühsam aber es muss nur einmal ausgeführt werden.

  • Ich bin Bevollmächtigter und mein Vollmachtgeber hat eine offizielle Adresse im Ausland. Warum erhalte ich eine Fehlermeldung, wenn ich die Vollmacht erstelle?

    Dies ist wahrscheinlich auf die Art und Weise, wie die Adresse in das Nationalregister eingetragen ist, zurückzuführen. Mögliche Lösungen:
    • Sie fragen den Vollmachtgeber, dass er die Initiative ergreift, um die Vollmacht zu erstellen. Wenn er sich anmeldet, werden seine Adressenangaben automatisch ausgefüllt.
    • Kontaktieren Sie unsere Dienste.

  • Wie kann ich eine Vollmacht für ein ausländisches Unternehmen erstellen?

    Sie können keine Vollmacht für ein Unternehmen erstellen, das nicht über eine (belgische) Unternehmensnummer in der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen) verfügt.

  • Kann ich eine Vollmacht erstellen für Unternehmen ohne Niederlassung bzw. eine Person ohne offiziellen Wohnsitz?

    Nein, sowohl für den Vollmachtgeber als auch für den Bevollmächtigten muss man am Erstellungsdatum der Vollmacht über eine offizielle Adresse verfügen:
    • im Nationalregister der natürlichen Personen für eine Person
    • in der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen) für ein Unternehmen: es handelt sich um die Adresse des Gesellschaftssitzes 

  • Mein (Buchhaltungs)Büro hat einen neuen Geschäftsführer. Was geschieht mit den Vollmachten?

    • Der Kunde erteilt dem Unternehmen immer eine Vollmacht. Es spielt keine Rolle wer Geschäftsführer ist. Die bestehenden Vollmachten bleiben aktiv und nutzbar.
    • Wenn der neue Geschäftsführer selbst Erklärungen für die Kunden einreichen möchte, muss er bei der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen) als gesetzlicher Vertreter bekannt sein.

  • Mein (Buchhaltungs)Büro fusioniert mit einem anderen Büro. Was geschieht mit den Vollmachten?

    • Wenn das neue fusionierte Unternehmen eine andere Unternehmensnummer hat, muss das jetzige (Buchhaltungs)Büro dem neuen Unternehmen die Vollmachten übertragen  bevor das heutige Unternehmen endet. Ein Mitarbeiter des jetzigen (Buchhaltungs)Büros kann dies für alle Vollmachten in einem Arbeitsgang über die Option „Gruppierte Vorgänge“ > „Übertragung von Vollmachten“ selbst tun.

      Sobald das Unternehmen bei der ZDU abgemeldet ist, ist es nicht mehr möglich im Namen dieses Unternehmens zu handeln und die Vollmachten können nicht mehr übertragen werden.
    • Wenn das neue fusionierte Unternehmen dieselbe Unternehmensnummer wie vorher hat, muss nichts unternommen werden. Im Büro werden die Vollmachten immer mit derselben Unternehmensnummer erteilt.
    • Es ist möglich, dass die neuen Mitarbeiter bzw. ein neuer Geschäftsführer noch die erforderlichen Schritte vornehmen müssen/muss, um als Bevollmächtigter/Vollmachtausübender handeln zu können. Siehe auch „Welche Rolle benötige ich, um in „Meine EGov Rollenverwaltung“ eine Vollmacht im Namen des Unternehmens, für das ich arbeite, erstellen oder anzunehmen zu können?

  • Was ist der Unterschied zwischen einer Identifizierung in eigenem Namen und einer Identifizierung im Namen eines Unternehmens?

    In eigenem Namen: die Person, die sich identifiziert, ist ein Bürger, der in seinem Namen handelt
    • z.B. eine Person mit einer Nummer des Nationalregisters: 12345678901 meldet sich bei TOW an, um ihre persönliche Steuererklärung einzureichen.
    Im Namen eines Unternehmens: die Person, die sich anmeldet möchte im Namen eines Unternehmens handeln. Um sich im Namen eines Unternehmens anzumelden, muss ein registrierter Link zwischen der Person und dem Unternehmen bestehen. Diese Person muss bekannt sein, entweder als gesetzlicher Vertreter (in der ZDU [Zentrale Datenbank der Unternehmen] registriert)  oder als Personalmitglied (über „Meine EGov Rollenverwaltung„ von BOSA (vorher Fedict).
    • Zum Beispiel ein Mitarbeiter eines großen Buchhaltungsbüros möchte die Vollmachten, die dem Buchhaltungsbüro erteilt wurden (vorausgesetzt, er hat die entsprechende Rolle erhalten), einsehen. Er meldet sich im Namen dieses Büros an.
    • Derselbe Mitarbeiter möchte seine TOW-Erklärung einreichen: Er meldet sich „in eigenem Namen“ an.
    • Zum Beispiel ein selbstständiger Buchhalter möchte die MwSt.-Erklärung seiner Kunden einreichen: er meldet sich im Namen seines eigenen Unternehmens an.

  • Wann benötige ich eine Rolle?

    • Sie sind ein Mitarbeiter (und nicht der gesetzliche Vertreter) eines Steuerberatungsbüros und Sie möchten (Steuer)Erklärungen im Namen Ihrer Kunden ausfüllen: Sie benötigen eine Rolle „FÖDFin Vollmachtsausübender“.
    • Sie sind ein Mitarbeiter (und nicht der gesetzliche Vertreter) eines Steuerberatungsbüros und Sie möchten Vollmachten mit Ihren Kunden abschließen: Sie benötigen eine Rolle „FÖDFin Vollmachtsausübender“.

  • Ich möchte mich im Namen eines Unternehmens anmelden, aber ich habe keinen Zugang zum E-Service bzw. ich sehe eine leere Seite. Warum?

    Das System findet keinen Link zwischen Ihnen und Ihrem Unternehmen weil
    • Sie sich entweder mit Ihrem elektronischen Personalausweis (eID) anmelden, aber nicht (über Ihre Nummer des Nationalregisters) als gesetzlicher Vertreter eines Unternehmens in der ZDU (Zentrale Datenbank der Unternehmen) bekannt sind;
    • oder weil Sie keine entsprechende Rolle in der Anwendung “Meine EGov Rollenverwaltung” von BOSA (vorher Fedict) haben.

  • Welche Rolle benötige ich, um in „Meine EGov Rollenverwaltung“ eine Vollmacht im Namen des Unternehmens, für das ich arbeite, zu erstellen oder anzunehmen?

    Rolle für Mitarbeiter eines Unternehmens, das seine finanztechnischen Aufgaben einem Dritten überträgt:
    • Mitarbeiter mit der Rolle „FÖDFIN Auftraggeber“: diese Person kann eine Vollmacht im Namen des vollmachtgebenden Unternehmens, für das sie arbeitet, erstellen/erteilen.
    Rollen für Mitarbeiter von Buchhaltungsbüros, Steuerberater usw., die mit finanztechnischen Aufgaben für Ihre Kunden betraut werden:
    • Mitarbeiter mit der Rolle „FÖDFin Vollmachtsausübender“: diese Person kann eine Vollmacht im Namen des bevollmächtigten Unternehmens, für das sie arbeitet, erstellen/erteilen.
    • Mitarbeiter mit der Rolle „FÖDFin Vollmachtsausübender“: diese Person kann die Vollmachten ausüben, die dem Unternehmen für eine bestimmte Art Tätigkeit erteilt wurden.
    Die „Eigenschaft“ dieser Rolle bestimmt, zusammen mit der Vollmacht, zu welchem E-Service die Person Zugang hat.
    Z.B. „FÖDFin Vollmachtsausübender“ „Tax-on-Web“: diese Rolle und Attribut geben Zugang zur Taxworkbox der Kunden des Unternehmens für das der „FÖDFin Vollmachtsausübender“ arbeitet (sofern diese Kunden eine Vollmacht Typ TOW StnP erteilt haben).
    Dem gleichen Mitarbeiter können mehrere dieser Rollen zugewiesen werden.
    • Der gesetzliche Vertreter eines Unternehmens (bekannt in der ZDU / Zentrale Datenbank der Unternehmen): diese Person kann immer für ihr Unternehmen handeln und eine Vollmacht erteilen oder erstellen. Diese Person braucht hierfür keine Rolle.

  • Welche Rolle benötige ich, wenn ich nicht der gesetzliche Vertreter bin, um im Namen des Unternehmens, für das ich arbeite, zu handeln?

    • Rolle „Bezeichnung eigenes Unternehmen“: mit dieser Rolle können Dokumente/Erklärungen Ihres eigenen Unternehmens eingegeben werden. Das Attribut dieser Rolle bestimmt welche Art Dokumente/Erklärungen eingereicht werden kann.
    • Z.B. FÖDFin „Bezeichnung eigenes Unternehmen“ mit Attribut MwSt. ermöglicht, MwSt.-Dokumente des eigenen Unternehmens über Intervat einzureichen.
    • Es ist keine Vollmacht erforderlich.

  • Welche Rolle benötige ich, um als gesetzlicher Vertreter im Namen meines eigenen Unternehmens zu handeln?

    • Der gesetzlicher Vertreter eines Unternehmens braucht keine Rolle. Diese Person kann immer für ihr Unternehmen handeln.
    • Es ist keine Vollmacht erforderlich.