Le représentant légal doit vous attribuer le bon « rôle ». Via l’application Role Management Administration (« RMA ») le représentant légal d’un redevable d’information octroiera un rôle spécifique à l’un des employés du redevable d’information concerné, ce qui lui permettra de remplir le registre au nom et pour le compte du représentant légal.

Ce lien vous dirigera vers le site web via lequel le représentant légal peut gérer les rôles au sein de son entreprise. Après s’être connecté, il devra vous octroyer le rôle « FODFIN UBO » redevable d’information »

Le représentant légal du cabinet comptable doit vous attribuer le bon rôle. Ce lien vous dirigera vers le site web via lequel le représentant légal peut gérer les rôles au sein de son entreprise

Après s’être connecté, il devra vous octroyer le rôle « FODFIN Mandataire ». 

Le représentant légal doit attribuer un mandat au tiers.

Vous trouverez le manuel concernant l’attribution d’un mandat via le lien  suivant (PDF, 1.11 Mo).

En cas de problème lors de l’attribution d’un mandat, il est préférable de contacter le service compétent.

Vous trouverez plus d'informations sur les mandats et les coordonnées du service compétent via le site web suivant.

Les représentants légaux disposent d’un numéro national bis

Vous devez, en tant que représentant légal d’une société, octroyer un mandat au tiers via l’application « Mandats ». Par cette application, le représentant légal peut octroyer un mandat à un tiers personne morale (e.g. cabinet comptable, cabinet d’avocats, etc) pour qu’il remplisse l’information en son nom et pour son compte.

Afin de faciliter la gestion de ces mandats, ceux-ci peuvent être octroyés/révoqués sans déplacement du client ni du mandataire. Une procédure d’octroi de mandat écrite est néanmoins encore disponible si besoin.

Le guide d’utilisateur pour l’octroi d’un mandat est disponible à l’adresse suivante.

Toutes les procédures requises pour l’octroi du mandat Registre UBO sont décrites via ce lien.

Les représentants légaux ne disposent pas d’un numéro national bis

Si le représentant légal étranger ne dispose pas d’un numéro national bis, il ne peut pas octroyer un mandat. En effet, en l’état, la procédure d’octroi de mandat requiert au moins un numéro bis.

Les possibilités suivantes s’offrent au représentant légal étranger :

• Le représentant légal étranger introduit une demande de carte électronique pour étranger avec un certificat d’authentification activé ou token étranger auprès d’un des bureaux/services compétents en la matière (Demander un token étranger). Il peut alors se connecter de manière électronique et créer lui-même un mandat ou déléguer ceci à un employé de l’entreprise via la gestion des rôles.
• Si le représentant légal étranger ne dispose pas d’un moyen d’identification belge et ne peut l’obtenir (p.ex. car il ne peut se présenter physiquement dans l’un des bureaux compétents), il dispose des possibilités suivantes :

• Il désigne une personne disposant d’une carte d’identité électronique (eID) belge, comme représentant légal de l’entreprise, en lui attribuant une fonction officielle au sein de l’entreprise (via enregistrement dans la BCE Banque-Carrefour des Entreprises). Cette personne pourra ensuite créer le mandat dans l’application « Mandats ».
• Via Gestion des gestionnaires d'accès il désigne un employé de l’entreprise disposant d’un moyen d’identification belge comme gestionnaire d’accès principal. Cette personne doit à son tour désigner un gestionnaire d’accès pour le domaine “finances”. Le gestionnaire d’accès finances peut ensuite attribuer le rôle de « SPF Fin Exécuter un Mandat » à un membre de l’entreprise dans l’application “Ma Gestion des rôles eGov” de BOSA (anciennement Fedict). Ce dernier peut enfin créer un mandat au nom de l’entreprise dans l’application Mandats.
• Procédure papier : veuillez envoyer vos questions à l’adresse mandats.ict@minfin.fed.be

Cette procédure est quelque peu laborieuse, mais elle ne doit être exécutée qu’une seule fois.