La confiance mutuelle, de meilleurs processus douaniers, l’optimalisation du contrôle interne et l’avantage concurrentiel sont des mots qui résonnent comme une musique à vos oreilles ?

Faites alors le pas vers une autorisation d’opérateur économique agréé !

En plus des avantages légaux sur le plan de la douane et de la sécurité, le statut d’opérateur économique agréé vous fait réfléchir à la structure de votre entreprise et aux processus douaniers que vous utilisez. Cela aboutit automatiquement à un meilleur contrôle interne, une meilleure communication et l'optimalisation de vos processus d’entreprise sur le plan de la logistique et des formalités douanières.

De plus le statut d'opérateur économique agréé instaure une meilleure compréhension entre les autorités douanières et votre entreprise basée sur la confiance mutuelle. Sur le plan international, la reconnaissance apporte un avantage  concurrentiel, car le commerce avec une autre entreprise certifiée AEO se déroulera plus aisément.

Le concept d'opérateur économique agréé (Authorised Economic Operator (AEO)) est basé sur le partenariat Douane - Entreprise introduit par l'Organisation Mondiale des Douanes (OMD).

Les AEOs sont des opérateurs économiques qui répondent à un certain nombre de critères définis par le code des douanes de l'Union et qui sollicitent sur base volontaire de bénéficier du statut AEO. Ils travaillent en étroite coopération avec les autorités douanières pour atteindre l'objectif commun de sécuriser la chaîne logistique et peuvent bénéficier d'avantages au sein de l'UE et à l'échelle internationale.
La reconnaissance n’est pas uniquement valable en Belgique, mais dans toute l’Union européenne et dans les pays qui ont signé un accord en matière de reconnaissance mutuelle. Cela signifie que des programmes similaires dans des pays tiers et le programme AEO de l’UE sont considérés comme équivalents.  Il existe déjà des accords avec la Suisse, Andorre, le Japon, la Norvège, les États-Unis et la Chine.

En fonction de certains critères, vous avez le choix entre 2 types d’autorisations, qui offrent chacun des avantages spécifiques.

Type d’autorisation	Critères	Avantages
A) AEO-Simplifications douanières (AEO-C ou AEO Customs)	1. Antécédents satisfaisants en matière de respect des exigences douanières et des dispositions fiscales et absence d’infractions pénales graves liées à l’activité douanière exercée ; 2. Système efficace de gestion des écritures commerciales et des écritures de transport, permettant d’effectuer des contrôles douaniers appropriés ; 3. Preuve de la solvabilité financière 4. Normes pratiques de compétence ou de qualifications professionnelles directement liées aux activités exercées	1. Facilité d’accès aux simplifications douanières (EIDR, Dédouanement centralisé, Self-assessment…) 2.Allègement des contrôles physiques et documentaires 3. Notification préalable en cas de sélection pour un contrôle documentaire 4.Traitement prioritaire lors du contrôle douanier 5. Réduction ou dispense de la garantie globale en matière de douane 6. Choix du lieu de contrôle (sous conditions) 7. Avantages indirects
B) AEO-Sécurité et Sûreté (AEO-S ou AEO Security and Safety)	1. Antécédents satisfaisants en matière de respect des exigences douanières et des dispositions fiscales et absence d’infractions pénales graves liées à l’activité exercée ; 2. Système efficace de gestion des écritures commerciales et des écritures de transport, permettant d’effectuer des contrôles douaniers appropriés ; 3. Preuve de la solvabilité financière 4. Normes appropriées en matière de sécurité et de sûreté	1. Allègement des contrôles physiques et documentaires 2. Notification préalable en cas de sélection pour un contrôle physique  3. Traitement prioritaire en cas de sélection pour un contrôle 4. Choix du lieu de contrôle (sous conditions) 5. Avantages indirects 6.  Reconnaissance mutuelle entre l’UE et des pays tiers.

Un opérateur économique peut être titulaire des deux autorisations (AEOC et AEOS) en même temps. Il doit donc satisfaire aux critères applicables à chacune de ces autorisations et pourra dès lors bénéficier des avantages octroyés aux AEOC et aux AEOS.

Au-delà des avantages directs prévus par la législation douanière, l’AEO peut bénéficier d’avantages indirects qui n’ont pas de rapport direct avec l’activité douanière en soi mais qui peuvent avoir des retombées considérables sur l’ensemble des activités de l’opérateur. Des exemples d’avantages indirects sont cités ci-dessous:

• reconnaissance de la qualité de partenaire commercial sûr et fiable ;
• amélioration des relations avec les autorités douanières et d’autres autorités publiques ;
• Evaluation de l’ensemble de vos activités et services, ce qui vous permet d’optimiser leur fonctionnement et d’améliorer leur collaboration ;
• Amélioration considérables dans les domaines suivants : visibilité et traçabilité, sécurité du personnel,  développement de normes, sélection des partenaires commerciaux, sécurité des marchandises et de moyens de transport, développement des capacités organisationnelles, etc.  

 Et plus concrètement :

• réduction du nombre de vols et de pertes;
• réduction du nombre d’envois en retard;
• optimisation de la planification;
• optimisation du service à la clientèle;
• meilleure fidélisation du client;
• amélioration de la gestion des stocks;
• amélioration de l’engagement des collaborateurs;
• réduction du nombre d’incidents de sécurité et de sûreté;
• réduction du coût des inspections des fournisseurs et renforcement de la coopération;
• diminution de la criminalité et du vandalisme;
• amélioration de la sécurité et de la communication entre les partenaires de la chaîne d’approvisionnement.

En outre, les entreprises AEO pourront à l’avenir s’inscrire dans des « lignes commerciales fiables » (trusted trade lanes). Ainsi, les contrôles douaniers classiques basés sur les transactions, qui engendrent une interruption du flux logistique, disparaîtront entièrement. Une nouvelle forme de contrôle basée sur l’échange électronique de données entre les autorités douanières apparaîtra, sans perturbation du flux des marchandises dans la chaîne logistique internationale.

En application du Code des douanes de l’Union (Union Customs Code ou UCC, en vigueur depuis le 1er mai 2016), une autorisation AEOC ou le respect de certains critères AEO-C constitue très souvent une des conditions pour bénéficier d’une simplification douanière.
Exemples :

Entry into the Records (EiDR) :

« Entry into the records » est une simplification qui permet à un opérateur économique agréé pour les simplifications douanières de « déposer une déclaration en douane, y compris une déclaration simplifiée, sous la forme d'une inscription dans ses écritures, à condition que les énonciations de ladite déclaration soient à la disposition des autorités douanières dans le système électronique de l’opérateur au moment du dépôt de la déclaration en douane sous la forme d'une inscription dans les écritures du déclarant »..

Centralised Clearance (CC) :

Avec le dédouanement centralisé (centralised clearance), les déclarations douanières sont toujours déposées dans un seul et même bureau de douane compétent pour le lieu où l’opérateur est établi (bureau de douanes aux fins de contrôle), et ce, même lorsque les marchandises sont présentées dans un autre bureau au sein de l’UE.

Self-Assessment (SA)

L’autorisation  du « Self-Assessment » permet à l’opérateur économique agréé pour les simplifications douanières d’effectuer des formalités douanières qui relèvent de la compétence des douanes , de déterminer le montant des droits exigibles à l’importation ou à l’exportation et à procéder à certains contrôles sous surveillance douanière.

Tous les participants à la chaîne logistique internationale et développant des activités douanières peuvent demander une autorisation, quelle que soit l’importance de l’entreprise :

• fabricants de marchandises
• importateurs
• exportateurs
• représentant en douane
• transporteurs
• expéditeurs
• consolidateurs
• opérateurs de terminal portuaire
• entreposeurs
• autres

En Belgique, le processus de délivrance d’une autorisation AEO comporte 5 étapes.

Etape 1 : La demande et l’analyse de cette demande

A partir du 1er octobre 2019, les nouvelles demandes AEO se feront par voie électronique via le Portail des opérateurs économiques de l'UE pour eAEO (STP).
Cette interface harmonisée de l'UE pour les opérateurs, conçue par la Commission européenne et les États membres, est utilisée pour l'échange d'informations concernant les demandes et les décisions relatives aux autorisations AEO. L'objectif du portail des opérateurs économiques de l'UE pour eAEO est de faciliter et d'accélérer l'échange d'informations relatives aux demandes, décisions, autorisations et processus de gestion des opérateurs économiques agréés. Afin de pouvoir faire la demande en ligne, les opérateurs économiques doivent détenir un "Economic Operator Registration and Identification (EORI) number” auprès de leur administration douanière nationale s'ils n'en ont pas déjà un.
Les opérateurs économiques doivent également demander un compte utilisateur et un mot de passe UUM&DS pour s'authentifier sur le portail des opérateurs économiques de l'UE pour eAEO.

Vous trouverez dans la rubrique "Documentation" ci-dessous,  le questionnaire d'auto-évaluation (XLSX, 58.48 Ko) et les annexes requises à la demande ( Annexes à la demande (ZIP, 252.95 Ko)). 

Nous examinerons la recevabilité de votre demande dans un délai de 30 jours calendrier suivant la réception de la demande et si des informations complémentaires manquent, vous seriez invités à nous les communiquer dans un délai de maximum 30 jours.

Etape 2 : Analyse de risque après collecte et analyse des informations

Lors de cette étape, nous rassemblerons toutes les informations pertinentes vous concernant afin d’effectuer une analyse de risques et de préparer un audit efficace. Cetteanalyse se basera sur les informations que vous nous auriez transmises (SAQ, annexes, etc.) et celles que nous aurions collectées par nos moyens. Cette étape comportera les éléments suivants :

• Comprendre vos activités et l’environnement/secteur dans lesquels vous êtes  actif et identifier votre rôle et vos responsabilités dans la chaîne logistique ;
• Collecter des informations vous concernant auprès d’autres autorités publiques ou d’autres Etats membres via la procédure de consultation.
• Déterminer les risques, les cas échéant, notamment en matière de sécurité et de sûreté, de votre entreprise à partir de son rôle dans la chaîne logistique internationale ;
• Préparer le plan d’audit en fonction des résultats de l’analyse des risques ;
• Contrôler le respect des critères ;
   

Etape 3 : l’audit ou l’auto-évaluation par l’opérateur économique

Sur base des informations contenues dans le questionnaire d’autoévaluation et celles collectées d’autres sources, la Douane peut alors comparer le profil de vos processus commerciaux (et en particulier de votre chaîne logistique) avec la situation réelle.

Vos réponses au questionnaire d’autoévaluation vont permettre  :

• La remise en question des systèmes, procédures, méthodes de travail et contrôle interne existants en fonction des critères AEO.
• L’allègement des tâches de tests opérationnels à effectuer par la Douane et donc, une présence restreinte des analystes douaniers dans l’entreprise.

Un des objectifs de l’audit est d’évaluer l’efficacité des procédures que vous avez mises en place et de déterminer si vous aviez bien identifié les principaux risques inhérents à vos activités et si vous avez pris les mesures nécessaires pour les couvrir. Un plan d’audit basé sur les résultats de l’analyse des risques doit être méticuleusement dressé avant de procéder à l’audit.

Durant cette phase, 2 types d’analyse sont effectuées sur l’autoévaluation :

• Évaluation de la qualité de la structure (Design Effectiveness Testing – DE) de l’auto-évaluation. On vérifie si tous les risques sont couverts par des activités de contrôle de votre part.
• Évaluation de la qualité opérationnelle (Operational Effectiveness Assessment– OE). On vérifie si toutes les activités de contrôle que vous avez définies sont opérationnelles.

Dans le cas où le degré de qualité du DE n’offre pas toutes les garanties à la Douane, elle effectuera une évaluation de la qualité opérationnelle (OE) avant la délivrance de l’autorisation AEO.

Etape 4 : la décision de la délivrance de l’autorisation

Sur la base des résultats de l’audit, la Douane peut délivrer l’autorisation ou la refuser.

La Douane peut éventuellement suspendre la délivrance de l’autorisation durant une période nécessaire afin que l’opérateur économique puisse satisfaire aux conditions qui n’ont pas été respectées.

Etape 5 : l’établissement d’un plan de contrôle

Avec l’établissement d’un plan de contrôle individuel, la Douane vise deux objectifs :

• Déterminer toutes les mesures de contrôle douanier (vérifications des déclarations et inspections physiques de marchandises) jugées nécessaires (compte tenu des risques résiduels).

    Sur la base de ce programme de contrôle individualisé, on peut appliquer des pourcentages de sélection réduits pour les contrôles.

    ATTENTION : Le statut AEO NE vous DISPENSE PAS de ces contrôles, mais des pourcentages réduits de sélection peuvent être appliqués.

• Déterminer les contrôles dits horizontaux basés sur les systèmes de l’entreprise, plus précisément sur les processus et les procédures, les systèmes de sécurité, le système de contrôle interne, etc. mis en place par l’opérateur économique.

Il est important que le statut AEO et les avantages accordés à l’AEO soient évalués régulièrement à partir :

• des résultats des activités de contrôles décrites dans le plan de contrôle;
• des signaux émanant du certifié AEO indiquant certains changements dans ses activités, son organisation, ses procédures, etc.;
• d’autres informations générales ou spécifiques qui peuvent avoir un effet sur la facilitation qui vous est accordée;
• du fait de savoir si les risques du titulaire de l’autorisation AEO sont toujours sous contrôle.

Si l’un des éléments de l’évaluation régulière indique que vous n’avez plus la maîtrise d’un ou plusieurs risques, la Douane vous en informe. Vous êtes tenu d’informer la Douane de tout événement important qui pourrait affecter votre autorisation. Ce processus peut aboutir à la suspension ou au retrait du statut AEO.

Vous n’êtes pas encore convaincu ? Voulez-vous des informations complémentaires ?
Prenez contact avec le coordinateur client de votre région ou envoyez un e-mail à da.ops.douane2@minfin.fed.be