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Envoyer les factures électroniques
Dois-je demander l’approbation préalable du SPF Finances pour pouvoir envoyer des factures électroniques ?
Non. Il n’y a pas besoin d’approbation préalable du SPF Finances. Indépendamment de l'acceptation de la forme électronique de la facture par le client, les exigences légales sont exactement les mêmes pour une facture électronique que pour une facture papier.
Suis-je en ordre avec mes obligations légales si j’envoie mes factures originales en PDF ?
La forme de la facture n’a pas d’importance. Une facture, qu'elle soit sur papier ou dans n'importe quel format électronique (par exemple PDF), doit répondre aux mêmes conditions légales.
Puis-je également envoyer des factures électroniques à des particuliers (consommateurs) ?
Oui.
Une facture électronique envoyée par e-mail doit-elle toujours être en PDF ?
Non. Chacun est libre de choisir le format dans lequel il veut facturer.
A quelles conditions peut-on envoyer une facture électronique à ses clients ?
À une seule condition : le client doit accepter l’utilisation d’une facture électronique.
Cette condition est indispensable en raison des moyens techniques nécessaires pour pouvoir recevoir une facture électronique et de la capacité du client de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture.
Le client peut accepter une facture électronique de la même manière qu’une facture papier :
via un accord écrit, formel ou non
via un accord tacite (par ex. avec le paiement de la facture).Comment puis-je savoir si une facture électronique a bien été reçue ?
Il n’y a pas règle à ce sujet. Chacun doit choisir lui-même quelle solution technique il implémente.
Il existe plusieurs possibilités :
- demander un accusé de réception lors de l’envoi de la facture par e-mail
- utiliser une plateforme de facturation
- un « message delivery notification » avec EDI ou Zoomit
- …
Bien entendu, le paiement de la facture vaut comme preuve de sa bonne réception.
Peut-on joindre des documents à la facture (par ex. : conditions générales) ?
Oui. Les annexes inhérentes à la facture doivent être jointes, comme pour une facture papier.
Pour un même client, il suffit de lui envoyer une seule fois le document s’il est identique pour toutes les factures envoyées à ce client.
Est-il permis de joindre des documents scannés à une facture électronique ?
Oui, des documents scannés peuvent être joints à une facture électronique. Cependant, lorsque l’annexe fait partie intégrante de la facture, cette annexe est de préférence protégée de la même manière que la facture. C’est le cas lorsque tous les éléments obligatoires ne sont pas repris sur la facture même mais que l’annexe la complète. Il est, par exemple, renvoyé à l’annexe pour la description des biens car ce contenu n’est pas repris de manière exhaustive sur la facture même.
Les règles concernant la facturation électronique prévoient-elles des obligations particulières pour les documents joints à une facture ?
Non. Il n'y a pas d'obligation complémentaire. Ce sont les mêmes que pour les factures papier.
Faut-il toujours passer par un intermédiaire (service provider) pour envoyer une facture électronique ?
Non. Vous pouvez faire appel aux services d'un service provider, mais l'assujetti (l'entreprise) reste responsable de l'envoi et/ou de l'archivage de la factures valable. Il est donc conseillé de conclure des accords clairs et de demander des garanties au service provider.
La signature électronique qualifiée que l’expéditeur attache à sa facture vaut-elle quittance ?
Non. Par rapport à une facture papier signée, une signature électronique qualifiée attachée à la facture électronique sert uniquement à garantir l'authentification de l'origine et l'intégrité du contenu.
L’envoi électronique d’une facture offre-t-il autant de sécurité que l’envoi d’une facture par la poste ?
Oui. Il existe également des possibilités de sécuriser un envoi électronique.
Celui qui envoie ses factures par e-mail peut indiquer dans son programme de courrier électronique qu'il souhaite obtenir un rapport de livraison. Celui qui travaille avec un logiciel comptable ou un prestataire de services (service provider) peut prévoir des rapports de livraison. Les parties peuvent conclure des accords préalables et déjà travailler avec des rapports de livraison et/ou des accusés de réception pendant la phase de test.
Puis-je émettre simultanément une facture papier et une facture électronique pour un même client ?
Non. En principe, il ne peut y avoir qu'une seule facture (électronique ou sur papier) pour la même opération. Si vous émettez quand même deux factures, l'une d’elles doit contenir la mention « duplicata » ou toute autre mention indiquant clairement que l'autre exemplaire est l’original. Seule la facture originale peut être utilisée pour une déduction de la TVA.
Que se passe-t-il quand la boîte e-mail d’un client est pleine ou quand un message ne peut pas être transmis (filtre) ?
Votre messagerie vous indique quand votre boite e-mail est pleine. Il est préférable de nettoyer régulièrement le contenu de votre boîte de réception afin de ne pas rater d’e-mail important. C'est encore plus important si vous vous recevez des factures par e-mail.
Il est aussi préférable de demander à votre fournisseur de vous envoyer d’abord un certain nombre d’e-mails de test. Vous pouvez alors vérifier si les e-mails n’arrivent pas dans votre boîte de spams (courriers indésirables) et prendre des mesures si nécessaire.
L’expéditeur de l’e-mail avec facture doit également être attentif. S’il reçoit un message indiquant que son e-mail n'a pas pu être envoyé, il doit contacter le client pour vérifier l’exactitude de l’adresse e-mail. Il ferait de même s’il a un retour de facture papier par la poste pour cause d’adresse postale incorrecte.
Si la facture est envoyée via EDI, les bons de commande et notes d'envoi doivent-ils aussi être envoyés via EDI ?
Non. Ce n’est pas obligatoire mais il est dans votre intérêt de coordonner les 3 documents commerciaux de manière électronique (Order to Cash). Vous créez ainsi un flux de courrier plus efficace et transparent.
Un client peut-il par la suite remettre en question la manière dont une facture a été envoyée ?
Non. Pour envoyer des factures électroniques à votre client, vous avez besoin de son accord. Cela veut dire que vous devez discuter avec votre client au préalable pour savoir comment la facture sera envoyée. Si vous travaillez avec des facture papier, votre client ne peut pas non plus exiger que vous lui envoyiez une facture électronique.