Fiches voor buitenlandse genieters kunt u op dezelfde manier indienen als fiches voor Belgische genieters. Alle fiches mogen in dezelfde aangifte in dezelfde verzending opgenomen worden. Er moet geen enkele sortering of opsplitsing meer gebeuren.

Voor buitenlandse genieters moet u steeds de naam (en voornaam) en het buitenlands adres (straat en nummer, buitenlandse postcode, gemeente en land) vermelen. Eventueel kunt u een buitenlands identificatienummer (vb. btw-nummer) vermelden in de zone "Fiscaal Identificatienummer (FIN)" (zone 2.109).

U kunt alleen fiches raadplegen en wijzigen als u over de juiste rol beschikt.

Het rollenbeheer wordt uitgelegd op de pagina 'Hoe toegang krijgen tot Belcotax-on-web?'.

Om na de verzending van een bestand de verstuurde gegevens te kunnen raadplegen moet u in het bestand als afzender dezelfde onderneming opnemen waarvoor u een login tot de toepassing hebt.

Indien u in het bestand een andere onderneming vermeldt als afzender kan u het bestand zonder probleem versturen maar u kunt het nadien niet raadplegen, annuleren of verbeteren met uw login.

De opzoeking van fiches gebeurt via de functie "Opzoeken en bijwerken". U kiest in het menu het gewenste niveau: verzending, aangifte, opgave 325 of fiche. Voor elk niveau verschijnt er een scherm met zoekcriteria. U vult selectiecriteria in en klikt op de knop "Zoeken". De opzoeking geeft als resultaat een lijst overeenkomstig het gekozen niveau : lijst van verzendingen, van aangiften, van opgaven of van fiches.

U kunt steeds naar een lager niveau overgaan (van verzending naar de erin vervatte aangiften bijvoorbeeld) door de verrekijker- en vergrootglasiconen te gebruiken. Zo bereikt u uiteindelijk de inhoud van de fiche.

De fiches kunnen enkel individueel afgedrukt worden. Na de opzoeking kunt u ze één voor één oproepen en ze via de knop "Fiche in pdf bekomen" in pdf-formaat openen. De pdf versie kan afgedrukt worden.  Er is geen functionaliteit voorzien om de fiches in massa af te drukken.

Ook de samenvattende opgave 325 kunt u op deze manier in pdf formaat ophalen.

De gegevens die ingediend zijn via Belcotax-on-web (web of klassieke gegevensdragers) kunnen enkel verbeterd of geannuleerd worden binnen de toepassing, door één van de methoden die hierna worden uiteengezet:

On-line

Kies de functie "Fiches Wijzigen – Annuleren – Toevoegen" in het menu "Opzoeken en bijwerken" : u komt dan in een verbeteringssessie.

Deze sessie wordt enkel beëindigd wanneer u de verzending van de verbetering bevestigt of wanneer u beslist de sessie af te breken.

De verbeteringen evenals de annuleringen en de toevoegingen worden op een later tijdstip uitgevoerd binnen de 48 uren vanaf uw bevestiging op het scherm.

 Demo 'Toevoeging, annulering en wijziging van fiches online' (PPS, 1.2 MB)

Bestand van "Gegroepeerde verbeteringen"

De verbeteringen van een voorheen ingediend bestand kunt u verzenden in een bestand waarin enkel en alleen te verbeteren fiches hernomen zijn.

Op deze manier kunt u bestaande fiches wijzigen of annuleren of er zelfs nieuwe toevoegen.

Om een te verbeteren of te annuleren fiche te identificeren, gebruikt u de volgende gegevens:

• het aan de fiche toegekende volgnummer (281.xx + volgnummer of de zones 2.008 en 2.009)
• de referentie van de verkrijger bij de schuldenaar van de inkomsten (2.010)

De toepassing identificeert een fiche bij voorkeur door het typenummer (281.xx) van de fiche en zijn volgnummer te combineren.

Opgelet: Een wijziging van de identiteit van de begunstigde kan enkel gerealiseerd worden door de annulering van de oude fiche en de toevoeging van een nieuwe.

Om de begunstigde van een fiche te wijzigen moet u de ingediende fiche annuleren en een nieuwe fiche indienen met de juiste gegevens. Het annuleren van een fiche kan online via "Opzoeken en bijwerken" - "Fiches wijzigen, annuleren en toevoegen". Daar zoekt u de originele fiche op aan de hand van het nummer van de originele verzending en annuleert u de fiche via het vuilbakicoontje. Vervolgens verstuurt u de aanpassing ("Einde van de wijzigingen", "verzenden", "bevestigen"). U kunt in dezelfde sessie eveneens de nieuwe fiche toevoegen.

Als u de ingediende fiches niet terugvindt is één van de volgende situaties van toepassing :

• U beschikt niet over de juiste rol.
• Het KBO-nummer van de afzender van de verzending komt niet overeen met het KBO-nummer van de login waarmee u aangemeld bent. Gebruik een andere login op naam van de afzender die u gebruikt hebt om de originele fiches in te dienen.
• Uw verzending is niet volledig aanvaard. Fiches zijn pas in de databank opgenomen als de status van de verzending "Gevalideerd" is. U kunt de status raadplegen via "Opzoeken en bijwerken" – "Verzendingen" door te zoeken op het KBO-nummer van de afzender of het refertenummer van de verzending.

U kunt enkel de fiches van een schuldenaar wijzigen indien de afzender u hiervoor de rechten heeft toegekend aan de hand van het toekennen van een rol. Indien andere fiches voor dezelfde schuldenaar door een andere afzender (bv. sociaal secretariaat) werden verzonden, zal u deze fiche niet kunnen wijzigen of annuleren. Indien deze fiche moet worden gecorrigeerd, dient u een verzoek tot wijziging te richten aan de afzender van de oorspronkelijke fiche.

Het afdelingsnummer (zone 1.007) kan gebruikt worden als binnen éénzelfde onderneming – schuldenaar meerdere afdelingen een eigen loonbeheer of boekhouding voeren en ze de fiches daardoor niet gezamenlijk kunnen indienen. Om problemen met de volgnummers van de fiches te vermijden kan voor elke afdeling een verschillend afdelingsnummer gekozen worden. Daardoor worden beide afdelingen als afzonderlijke schuldenaars beschouwd binnen Belcotax-on-web. Voor de vergelijking met de aangiften in de Bedrijfsvoorheffing worden de gegevens wel per KBO-nummer samengevoegd. De verschillende afdelingen kunnen zo dezelfde types fiches indienen en ze toch vanaf nr 1 beginnen te nummeren zonder risico van dubbel gebruik.

Dit is een 'waarschuwing'. Uw verbetering/annulering zal automatisch verwerkt worden U moet geen aanvraag meer doen om de verzending te laten aanvaarden. Let er wel op dat een vermindering van bedrijfsvoorheffing op de fiches geen aanleiding kan geven tot een terugvordering van deze bedrijfsvooheffing door de schuldenaar bij de FOD Financiën, behalve ingeval van materiële vergissing en enkel via de bezwaarprocedure.

Elke laattijdige verbetering of annulering van fiches via Belcotax-on-web geeft aanleiding tot een waarschuwing wegens laattijdigheid.

Meer uitleg over deze waarschuwing vindt u  hier (PDF, 15.85 KB).