1. Opladen van het (de) bestanden

In het tabblad ‘Dashboard’ kunt u :

• één enkel bestand indienen
• tegelijk maximaal 20 bestanden opladen tot een maximum van 999 aangiften in totaal, alle soorten aangiften samen (behalve OSS).
   

Indiening van één enkel bestand

Zoek of versleep uw bestand naar het scherm.
 

Klik op ‘Doorgaan’.

U kunt ook de functie ‘Herladen in de schermen’ selecteren als uw bestand slechts één aangifte bevat. In dat geval, volg de procedure voor indiening via scherm.

Indiening van meerdere bestanden

Vink eerst het vakje ‘Ik wil meerdere bestanden indienen’ aan.

De pagina vernieuwt automatisch zodat u meerdere bestanden kunt opladen.

Versleep uw bestanden naar het scherm of zoek ze op uw computer op.

Aandachtspunten:

• De totale grootte van de 20 bestanden mag niet groter zijn dan 20 MB.
• De bestanden mogen geen Excell-bestanden of OSS-aangiften bevatten.
• Kijk na als eenzelfde aangifte niet in meerdere bestanden voorkomt.
• Als u mandataris bent: moeten al uw gegevens overal identiek zijn (ook na de komma) in alle bestanden om te vermijden dat alle bestanden zouden verworpen worden.

2. Validatie van de gegevens

Als er een foutmelding verschijnt, controleer dan de mogelijke oorzaken van de fout.

Als uw bestand niet conform is, verschijnt er in ‘Mijn aangiften’ een nieuwe regel met de status ‘Verworpen’.

Als uw bestand geen fouten bevat, verschijnt er in ‘Mijn aangiften’ een nieuwe regel met de status ‘Gevalideerd’.

Klik op  om het indienen van de intracommunautaire opgave verder af te werken.

In de module ‘Validatie van de gegevens’ mogen geen fouten voorkomen.

Klik op ‘Volgende stap’.

 

3. Ondertekening

In de laatste module ‘Samenvatting van de ingevoerde gegevens en akkoord’, klik op ‘Tekenen en indienen’.

 

4. Ontvangstbevestiging

Wanneer u terugkeert naar het tabblad ‘Dashboard’, moet er een nieuwe regel met uw intracommunautaire opgave (ICO) staan met de status ‘Succes’.

U kunt uw ontvangstbevestiging downloaden door te klikken op.

U moet de volgende velden invullen:

• velden met een sterretje: altijd.
• velden zonder sterretje: enkel als ze op uw situatie betrekking hebben.

Tip: bewaar de aangifte regelmatig tijdens het invoeren.

U kunt dit doen zodra u bij het invoeren van de ‘Aangiftegegevens’ komt. Klik op ‘Download de ingevoerde gegevens’, rechts onderaan het scherm.

1. Btw-nummer

In het tabblad ‘Dashboard’:

• voer het btw-nummer in van de onderneming,
• kies bij ‘Verzendingstype’ voor ‘Intracommunautaire opgaven’,
• klik op ‘Doorgaan’.

 

2. Algemene inlichtingen

In het gedeelte ‘Algemene informatie’:

• Vul in de rubriek ‘Aangever’ uw e-mailadres in en bevestig het.
  
  
   
• Vul in de rubriek ‘Periode van aangifte’ het jaar in. Vul, afhankelijk van uw regime (maandelijks of driemaandelijks) en uitzonderingen die de periode van indienen veranderen, de maand of het kwartaal in waarvoor u een aangifte indient.
  
  

• Als u een mandataris bent, vul dan de rubriek ‘Gevolmachtigde indiener’ in.
  Als u geen btw-nummer of TIN-nummer (douanenummer) hebt, selecteer dan ‘Andere’ en gebruik uw nationaal nummer.

  
   
• Klik op ‘Volgende stap’ onderaan de pagina.
   

3. Gegevens van de aangifte

In het deel ‘Gegevens van de aangifte’ kunt u:

- de transacties van de intracommunautaire opgave voor de betrokken periode invullen.
- een/meerdere transactie(s) van een eerder ingediende intracommunautaire opgave verbeteren.

• Om de transacties van de periode af te ronden, moet u de volgende vier velden per transactie invullen:
  1. Land: vermeld de lidstaat waar de transactie heeft plaatsgevonden.
  2. Btw-nummer: vul het btw-nummer van uw klant in.
  3. Code: kies code L, T of S van de categorie die overeenkomt met de transactie.
  4. Bedrag: vermeld het bedrag van de transactie.
      
  
  Om een transactie toe te voegen, klik op
  Om een transactie te verwijderen, klik op 

• Om een transactie van een reeds ingediende intracommunautaire opgave te verbeteren, moet u:
  • de vier verplichte velden met de verbeterde gegevens invullen.
  • de drie velden ‘Maand’, ‘Kwartaal’, ‘Jaar’ invullen om de periode van de onjuiste intracommunautaire opgave te specificeren.
     
  

  Bijvoorbeeld:
  In februari 2020 hebt u een intracommunautaire opgave ingediend met een onjuist bedrag van 500 euro in plaats van 200 euro voor een Franse klant.

  

  In maart 2020 verbetert u deze transactie in de huidige intracommunautaire opgave door een regel toe te voegen met dezelfde Franse klant.
  U geeft als bedrag - 300 euro aan en voert februari 2020 in als de periode van de onjuiste intracommunautaire opgave.

  
   

4. Bijlagen en commentaren

In het deel ‘Commentaar’ hebt u de mogelijkheid om een bijlage en/of een commentaar toe te voegen.

De omvang van de bijlagen is beperkt tot 5,2 MB en de aanvaarde bestandsformaten zijn PDF, TIFF en JPEG.

Klik op   om een bijlage toe te voegen.

De grootte van het commentaar is beperkt tot 10.000 tekens.

Klik vervolgens op ‘Volgende stap’.

 

5. Validatie van de gegevens

In het deel ‘Validatie van de gegevens’ mogen geen fouten voorkomen.

Als er een foutmelding verschijnt, controleer dan de mogelijke oorzaken van de fout. Als u de fout die de indiening blokkeert niet verbetert, krijgt uw aangifte de status ‘Verworpen’.

U kunt ook de gegevens die u tot nu toe hebt ingevoerd, downloaden.

Klik op ‘Volgende stap’.

​
 

6. Handtekening

In het laatste deel ‘Samenvatting van de ingevoerde gegevens en akkoord’, klik op ‘Tekenen en indienen’.

 
 

7. Ontvangstbevestiging

Wanneer u terugkeert naar het ‘Dashboard’, moet er een nieuwe regel met uw intracommunautaire opgave staan met de status ‘Succes’.

U kunt uw ontvangstbevestiging downloaden door te klikken op .

Het XSD-schema en de tags

Kijk na of uw XML-bestand het juiste XSD-schema bevat.

Blanco tags zijn niet toegestaan. U moet dus elke tag die u noemt, invullen.

De juistheid van het buitenlandse btw-nummer

Controleer in VIES of uw buitenlandse btw-nummers correct en geldig zijn, voordat u ze invoert in Intervat.

Het btw-nummer

Geef enkel het btw-nummer in, zonder de landscode.

De naam van uw bestand

Gebruik geen accenten of speciale tekens zoals: é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <,>, +, | , /, \, « , », « ; »...

Als u een gecomprimeerd (.VAT) bestand gebruikt, moet de bestandsnaam hetzelfde zijn in de bestandsbeschrijving en in de XML.

Het formaat van de bedragen

Elk getal moet twee cijfers achter de komma hebben (bijvoorbeeld ‘123,40’, ‘456,00’).

Het formaat van de e-mailadressen

Controleer of er geen komma is gebruikt in plaats van een punt in de e-mailadressen. (Dat is een veel voorkomende fout bij het gebruik van het numerieke toetsenbord, dat een komma geeft in plaats van een punt.)

De vermelding van de periode

U moet het jaar en de maand of het kwartaal invullen waarvoor u uw intracommunautaire opgave (ICO) indient.

Kopiëren en plakken

Vermijd de functie kopiëren/plakken. Die kan leiden tot diverse fouten in Intervat.

Het formaat van de bedragen

Is er geen spatie voor of na het bedrag?

Hebt u twee cijfers na de komma ingevoerd?

De vermelding van alle noodzakelijke informatie

Wanneer u niet alle nodige informatie vermeldt (bevestiging van uw e-mailadres, jaartal … ), kunt u geen toegang krijgen tot het volgende deel.

De juistheid van het btw-nummer

Hebt u een geldig btw-nummer ingevoerd?

Controleer de juistheid van uw buitenlandse btw-nummers via VIES.

Vermelding van de periode

Hebt u de juiste periode opgegeven ?