Vanaf 1 september 2021 ontvangen wij u opnieuw in al onze kantoren, maar enkel op afspraak. 

Een jaarlijkse klantenlisting indienen via Intervat

Ga, nadat u verbonden bent met Intervat, naar het ‘Dashboard’.

U kunt uw jaarlijkse klantenlisting indienen:

  • ofwel ’via bestand’ (XML), wat aangeraden is als u over de juiste boekhoudsoftware beschikt.
    Via Intervat stuurt u een XML-bestand met de aangiftegegevens.
  • ofwel ’via scherm’, als u geen geschikte boekhoudsoftware heeft.
    U codeert de aangiftegegevens rechtstreeks in Intervat.
  • ofwel ’via Excel-bestand’, als u offline wil werken en geen geschikte boekhoudsoftware heeft.
    U kunt deze optie niet kiezen als u als mandataris jaarlijkse klantenlistings indient voor andere bedrijven.


dashboard Intervat – via scherm of via bestand

Hoe een standaard jaarlijkse klantenlisting indienen?

  • Via XML-bestand

    1. Opladen van het bestand

    In het tabblad ‘Dashboard’:

    • laad het bestand op,
    • kies voor ‘Klantelijst’ in het ‘Verzendingstype’,
    • klik op ‘Doorgaan’ om naar de volgende stap te gaan.

    U kunt ook de functie ‘Herladen in de schermen’ selecteren als uw bestand slechts één jaarlijkse klantenlisting bevat. In dat geval moet u de procedure voor aangifte via scherm volgen.

    klantenlisting via bestand: laden en verzendingstype

    2. Validatie van de gegevens

    Als er een foutmelding verschijnt, controleer dan de mogelijke oorzaken van de fout.

    Als uw bestand niet conform is, verschijnt er in ‘Mijn aangiften’ een nieuwe regel met de status ‘Verworpen’.

    Als uw bestand geen fouten bevat, verschijnt er in ‘Mijn aangiften’ een nieuwe regel met de status ‘Gevalideerd’.

    Klik op check om verder te gaan met de indiening van uw jaarlijkse klantenlisting.
     

    mijn zendingen: bestand gevalideerd maar niet ondertekend

    In de module ‘Validatie van de gegevens’ mogen geen fouten voorkomen.

    Klik op ‘Volgende stap’.

    validatie van de gegevens: geen fouten vastgesteld

    3. Ondertekening

    In de laatste module ‘Samenvatting van de ingevoerde gegevens en akkoord’, klik op ‘Tekenen en indienen’.

    knop tekenen en indienen, voorafgegaan door de akkoordverklaring; ik onderteken deze zending digitaal

    4. Ontvangstbevestiging

    Wanneer u terugkeert naar het tabblad ‘Dashboard’, moet er een nieuwe regel met uw uw jaarlijkse klantenlisting staan met de status ‘Succes’.

    U kunt uw ontvangstbevestiging downloaden door te klikken op PDF.

    mijn zendingen: bestand klantenlisting gevalideerd en ondertekend

  • Via scherm

    U moet de volgende velden invullen:

    • velden met een sterretje: altijd.
    • velden zonder sterretje: enkel als ze op uw situatie betrekking hebben.

    Tip: bewaar de klantenlisting regelmatig tijdens het invoeren.

    U kunt dit doen zodra u bij het invoeren van de ‘Aangiftegegevens’ komt. Klik op ‘Download de ingevoerde gegevens’, rechts onderaan het scherm.

    1. Btw-nummer

    In het tabblad ‘Dashboard’:

    • vul het btw-nummer van de onderneming in,
    • kies ‘Klantenlijst’,
    • klik op ‘Doorgaan’.

    klantenlisting via scherm: btw-nummer en type aangifte

    2. Algemene inlichtingen

    In het gedeelte ‘Algemene informatie’:

    • Vul in de rubriek ‘Aangever’ uw e-mailadres in en bevestig het.

      aangifte via scherm: gegevens van de aangever: adres, mail, telefoon
       
    • Vul in het rubriek ‘Periode van aangifte’ het jaar in.
      Vink het vakje ‘Lijst voor het huidige jaar in functie van een stopzetting‘ alleen aan om uw jaarlijkse klantenlisting voor het lopende jaar in te dienen als u uw activiteit stopzet.

      klantenlisting via scherm: vink vak ‘lijst voor het huidige jaar in functie van een stopzetting’ af
    • Als u onder het belastingregime ‘kleine onderneming’ valt, vul dan uw omzet in in het deel ‘Kleine onderneming’.
      klantenlisting via scherm – vrijstellingsregime: omzetcijfer invullen

    • Als u onder de landbouwregeling valt, kies dan in het deel ‘Landbouwondernemer’:

      • ofwel ‘Ik ben landbouwer en ik ben verplicht de jaarlijkse intracommunautaire verklaring in te dienen’
      • ofwel ‘ik ben landbouwer, maar ik ben niet verplicht om de jaarlijkse intracommunautaire verklaring in te dienen’
        klantenlisting via scherm – landbouwondernemer : afvinken als u een landbouwer bent en verplicht bent een jaarlijkse intracommunautaire opgave in te dienen

    • Als u een mandaatnemer bent, vul dan de rubriek ‘Gevolmachtigde indiener’ in.
      Als u geen btw-nummer of TIN-nummer (douanenummer) hebt, selecteer dan ‘Andere’ en gebruik bijvoorbeeld uw nationaal nummer.

      aangifte via scherm: gegevens van de gevolmachtigde indiener: identificatienummer, adres, mail, telefoon
       
    • Klik op ‘Volgende stap’ onderaan de pagina.
       

    3. Gegevens van de aangifte

    • In de rubriek ‘Gegevens van de aangifte’ wordt er per klant een regel toegevoegd. Vul voor elke regel in:

      • het btw-nummer,
      • het jaarlijkse bedrag van de transacties exclusief btw,
      • het jaarlijkse btw-bedrag met betrekking tot deze transacties (0,00 wordt gezien als juist bedrag).

        Vermeld voor elk bedrag  twee decimalen.

        aangifte via scherm: overzicht van de te selecteren roosters

    Om een regel toe te voegen, klik opplus

    Om een regel te verwijderen, klik op supprimer

    4. Bijlagen en commentaren

    In de rubriek 'Commentaar' hebt u de mogelijkheid om een bijlage en/of een commentaar toe te voegen.

    De omvang van de bijlagen is beperkt tot 5,2 MB en de aanvaarde bestandsformaten zijn PDF, TIFF en JPEG.

    Klik op opslaan om een bijlage toe te voegen.

    De grootte van het commentaar is beperkt tot 10.000 karakters.

    Klik vervolgens op 'Volgende stap'.
     

    aangifte via scherm: bijlagen of commentaren toevoegen

    5. Validatie van de gegevens

    In de gedeelte ‘Validatie van de gegevens’ mogen geen fouten voorkomen.

    Als er een foutmelding verschijnt, controleer dan de mogelijke oorzaken van de fout. Als u de fout die de indiening blokkeert niet verbetert, krijgt uw klantenlisting de status ‘Verworpen’.

    Klik op ‘Volgende stap’.

    validatie van gegevens: geen fout vastgesteld
     

    6. Handtekening

    In de laatste module ‘Samenvatting van de ingevoerde gegevens en akkoord’, klik op ‘Tekenen en indienen’.
     

    knop tekenen en indienen, voorafgegaan door de akkoordverklaring; ik onderteken deze zending digitaal
     

    7. Ontvangstbevestiging

    Wanneer u terugkeert naar het ‘Dashboard’, moet er een nieuwe regel met uw klantenlisting staan met de status ‘Succes’.

    U kunt uw ontvangstbevestiging downloaden door te klikken op PDF.
     

    mijn zendingen: klantenlisting met status succes en ondertekend

  • Via Excel-bestand

    In Intervat kunt u uw jaarlijkse klantenlisting (en uw intracommunautaire opgave) indienen via een Excel-bestand.

    U hoeft lange lijsten niet meer manueel in te voeren via de schermen. U vermijdt ook het risico van gegevensverlies.

    Gebruik verplicht onze Excel-template.

    1. Opladen van het bestand

    In het tabblad ‘Dashboard’:

    • laad het bestand op,
    • kies bij ‘Verzendingstype’ voor ‘Klantenlijst’,
    • klik op ‘Doorgaan’ om naar de volgende stap te gaan.

    U kunt ook de functie ‘Herladen in de schermen’ selecteren als uw bestand slechts één klantenlisting bevat. In dat geval moet u de procedure voor aangifte via scherm volgen.

    aangifte via Excelbestand: opladen en verzendingstype
     

    2.Validatie van de gegevens

    Als er een foutmelding verschijnt, controleer dan de mogelijke oorzaak van de fout.

    Als uw bestand niet conform is, verschijnt er in ‘Mijn aangiften’ een nieuwe regel met de status ‘Verworpen’.

    Als uw bestand geen fout bevat, verschijnt er een nieuwe regel in ‘Mijn aangiften’ met de status ‘Gevalideerd’.

    Klik op check om verder te gaan met het indienen van uw intracommunautaire opgave.

    mes envois : fichier validé mais non signé

    In het deel ‘Validatie van de ingevoerde gegevens’, mag er geen fout voorkomen.

    Klik op ‘Volgende stap’.

    validatie van de gegevens: geen fouten vastgesteld
     

    3. Handtekening

    In het laatste deel ‘Samenvatting van de invoerde gegevens en akkoord’, klik op ‘Tekenen en indienen’.

    knop tekenen en indienen, voorafgegaan door de akkoordverklaring; ik onderteken deze zending digitaal
     

    4. Ontvangstbevestiging

    Wanneer u terugkeert naar het tabblad ‘Dashboard’, moet er een nieuwe regel met uw klantenlisting staan met de status ‘Succes’.

    U kunt uw ontvangstbevestiging downloaden door te klikken op  PDF.

    mijn zendingen: klantenlisting met status succes en ondertekend

Hoe een nihil jaarlijkse klantenlisting indienen?

  • Via XML-bestand

    1. Opladen van het bestand

    In het tabblad ‘Dashboard’:

    • laad het bestand op,
    • kies voor ‘Klantelijst’ in het ‘Verzendingstype’,
    • klik op ‘Doorgaan’ om naar de volgende stap te gaan.

    U kunt ook de functie ‘Herladen in de schermen’ selecteren als uw bestand slechts één jaarlijkse klantenlisting bevat. In dat geval moet u de procedure voor aangifte via scherm volgen.

    klantenlisting via bestand: laden en verzendingstype

    2. Validatie van de gegevens

    Als er een foutmelding verschijnt, controleer dan de mogelijke oorzaken van de fout.

    Als uw bestand niet conform is, verschijnt er in ‘Mijn aangiften’ een nieuwe regel met de status ‘Verworpen’.

    Als uw bestand geen fouten bevat, verschijnt er in ‘Mijn aangiften’ een nieuwe regel met de status ‘Gevalideerd’.

    Klik op check om verder te gaan met de indiening van uw jaarlijkse klantenlisting.
     

    mijn zendingen: bestand gevalideerd maar niet ondertekend

    In de module ‘Validatie van de gegevens’ mogen geen fouten voorkomen.

    Klik op ‘Volgende stap’.

    validatie van de gegevens: geen fouten vastgesteld

    3. Ondertekening

    In de laatste module ‘Samenvatting van de ingevoerde gegevens en akkoord’, klik op ‘Tekenen en indienen’.

    knop tekenen en indienen, voorafgegaan door de akkoordverklaring; ik onderteken deze zending digitaal

    4. Ontvangstbevestiging

    Wanneer u terugkeert naar het tabblad ‘Dashboard’, moet er een nieuwe regel met uw uw klantenlisting staan met de status ‘Succes’.

    U kunt uw ontvangstbevestiging downloaden door te klikken op PDF.

    mijn zendingen: bestand klantenlisting gevalideerd en ondertekend

  • Via scherm

    U hebt twee mogelijkheden:

    • ofwel gebruikt u de versnelde methode zoals hieronder beschreven.
      (Met uitzondering van de belastingplichtigen die onder de vrijstellingsregeling vallen en die verplicht zijn om alle stappen te doorlopen om hun nihil jaarlijkse klantenlisting in te dienen).
    • ofwel doorloopt u alle stappen voor het indienen van een standaard jaarlijkse klantenlisting.

    1. Btw-nummer

    Via tabblad ‘Dashboard’:

    • vul het btw-nummer van de onderneming in
    • kies ‘Klantenlijst’ in ‘Verzendingstype’
    • vink het vakje ‘Ik wil een Nihil aangifte indienen’ aan
    • duid het aangiftejaar aan
    • vink het vakje ‘Lijst voor het huidige jaar in functie van een stopzetting‘ alleen aan om uw jaarlijkse klantenlisting voor het lopende jaar in te dienen als u uw activiteit stopzet
    • als u onder de vrijstellingsregeling valt, deel dan uw omzetcijfer mee (met twee decimalen)
    • klik vervolgens op ‘Doorgaan’

    klantenlisting via scherm: vak aangekruist ik wil een nihil aangifte indienen
     

    2. Validatie van de gegevens

    Als u geen foutmelding tegenkomt, verschijnt er in ‘Mijn aangiften’ een nieuwe regel met de status ‘Gevalideerd’.

    Als er een foutmelding verschijnt, controleer dan de mogelijke oorzaken van de fout. Als u de fout die de indiening blokkeert niet verbetert, krijgt uw klantenlisting de status ‘Verworpen’

    Klik op check om de indiening van uw aangifte af te werken.
     

    mijn zendingen: klantenlisting nihil gevalideerd maar niet ondertekend
     

    In de module ‘Validatie van de gegevens’ mogen geen fouten voorkomen.

    Klik op ‘Volgende stap’.
     

    validatie gegevens: geen fouten vastgesteld
     

    3. Handtekening

    In de laatste module ‘Samenvatting van de ingevoerde gegevens en akkoord’, klik op ‘Tekenen en indienen’.
     

    knop tekenen en indienen, voorafgegaan door de akkoordverklaring; ik onderteken deze zending digitaal
     

    4. Ontvangstbevestiging

    Wanneer u terugkeert naar het ‘Dashboard’, moet er een nieuwe regel met uw uw jaarlijkse klantenlisting staan met de status ‘Succes’.

    U kunt uw ontvangstbevestiging downloaden door te klikken op PDF.
     

    mijn zendingen: klantenlisting met status succes en ondertekend

  • Via de periodieke aangifte

    Met deze optie kunnen de periodieke indieners een ‘nihil’ jaarlijkse klantenlisting indienen door het vakje aan te kruisen dat hiervoor is voorzien in hun periodieke aangifte met betrekking tot de laatste periode van het kalenderjaar.

    Wij houden ook rekening met de aangevinkte vakjes in de periodieke btw-aangifte met betrekking tot de eerste drie maanden of het eerste kwartaal van het jaar, volgend op dat waarop de klantenlisting betrekking heeft.

    In de btw-aangifte

    Kruis in de rubriek ‘Aangiftegegevens’ het vakje aan ‘Geen klanten op te nemen in de klantenlisting’.

    aangifte via scherm: vink aan: geen klanten op te nemen in de klantenlisting

    Eenmaal u uw periodieke aangifte hebt ingediend en u de optie hebt geselecteerd, zal uw jaarlijkse klantenlisting automatisch worden beschouwd als ‘nihil’ jaarlijkse klantenlisting.

Wat te controleren in geval van een foutmelding bij het indienen van een jaarlijkse klantenlisting?

  • Via XML-bestand

    Het XSD-schema en de tags

    Kijk na of uw XML-bestand het juiste XSD-schema bevat.

    Blanco tags zijn niet toegestaan. U moet dus elke tag die u noemt, invullen.

    De naam van uw bestand

    Gebruik geen accenten of speciale tekens zoals: é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <,>, +, | , /, \, « , », « ; »...

    Als u een gecomprimeerd (.VAT) bestand gebruikt, moet de bestandsnaam hetzelfde zijn in de bestandsbeschrijving en in de XML.

    Het formaat van de bedragen

    Elk getal moet twee cijfers achter de komma hebben (bijvoorbeeld ‘123,40’, ‘456,00’).

    Het formaat van de e-mailadressen

    Controleer of er geen komma is gebruikt in plaats van een punt in de e-mailadressen. (Dat is een veel voorkomende fout bij het gebruik van het numerieke toetsenbord, dat een komma geeft in plaats van een punt).

    De vermelding van de periode

    U moet het jaar invullen waarvoor u uw klantenlisting doet.

    Eén regel per klant

    Voeg de bedragen van facturen die naar dezelfde klant zijn gestuurd samen op één regel. Uw jaarlijkse klantenlisting mag slechts één regel (en dus één enkel bedrag) per klant bevatten.

    De nationaliteiten van de klanten

    Controleer of alle opgenomen klanten belastbare Belgische btw-plichtigen zijn.

    Buitenlandse btw-plichtigen uit de Europese Unie moeten in een intracommunautaire opgave worden opgenomen.

    Kopiëren en plakken

    Vermijd de functie kopiëren/plakken. Die kan leiden tot diverse fouten in Intervat.


    Wat betekenen de iconen die voor de foutmeldingen staan?

  • Via scherm

    Het formaat van de bedragen

    Is er geen spatie voor of na het bedrag?

    bedrag met een extra spatie na het laatste cijfer

    Hebt u twee cijfers na de komma ingevoerd?

    bedrag met slechts één cijfer na de komma

    De vermelding van alle noodzakelijke informatie

    Wanneer u niet alle nodige informatie vermeldt (bevestiging van uw e-mailadres, jaartal … ), kunt u geen toegang krijgen tot het volgende deel.

    Landbouwondernemers

    De volgende foutmelding verschijnt als u niet een van deze twee opties hebt geselecteerd:

    • ‘Ik ben landbouwer en ik ben verplicht de jaarlijkse intracommunautaire verklaring in te dienen.’
    • ‘Ik ben een landbouwer, maar ik ben niet verplicht om de jaarlijkse intracommunautaire verklaring in te dienen.’

    vergissing klantenlisting: de landbouwondernemer heeft niet aangeduid of hij al dan niet een intracommunautaire opgave indient

    Belastingplichtigen die onder de vrijstellingsregeling vallen

    De volgende foutmelding verschijnt als u uw omzet niet vermeldt:

    vergissing klantenlisting – vrijstellingsregime: geen omzet ingevuld


    Wat betekenen de iconen die voor de foutmeldingen staan?

  • Via Excel-bestand

    Het Excel-bestandssjabloon

    Gebruik enkel een vast  bestandssjabloon (XLSX, 183.2 KB).

    Verander de opmaak niet. Zo kunt u het celformaat, de bestaande keuzemenu's en sommige ingesloten foutmeldingen behouden.

    • ‘Btw-omzet niet inbegrepen’ en ‘Btw-bedrag’ hebben het celformaat ‘Aantal’.
    • De andere cellen hebben het celformaat ‘Tekst’.

    In te vullen velden

    Vul alleen de blanco velden in. De gearceerde velden zijn beveiligd en worden automatisch ingevuld.

    Vul het veld ‘Lijst voor het huidige jaar in functie van een stopzetting’ alleen in als u deze lijst indient omdat u uw activiteit beëindigt.

    U hoeft het veld ‘Landbouwer: intracommunautair overzicht’ niet in te vullen als dit niet van toepassing is op uw situatie.  

    Als u onderworpen bent aan een vrijstellingsregeling (= kleine onderneming), moet u het bedrag van uw omzet vermelden.

    Eén regel per klant

    Voeg de bedragen van facturen die naar dezelfde klant zijn gestuurd samen op één regel. Uw jaarlijkse klantenlisting mag slechts één regel (en dus één enkel bedrag) per klant bevatten.

    De nationaliteit van de klanten

    Controleer of alle opgenomen klanten belastbare Belgische btw-plichtigen zijn.

    Buitenlandse btw-plichtigen uit de Europese Unie moeten in een intracommunautaire opgave worden opgenomen.

    Het btw-bedrag

    U moet altijd een btw-bedrag aangeven. Als dit bedrag nul is, moet u ‘0,00’ aangeven.

    Het btw-nummer

    Voer alleen het btw-nummer in (10 cijfers, '0' inbegrepen), zonder de landcode.

    Het formaat van de e-mailadressen

    Controleer of er geen komma is gebruikt in plaats van een punt in de e-mailadressen. (Dat is een veel voorkomende fout bij het gebruik van het numerieke toetsenbord, dat een komma geeft in plaats van een punt.)

    De vermelding van de periode

    U moet het jaar invullen waarvoor u uw klantenlisting doet.

    De tekens in de naam en in de inhoud van het bestand

    Gebruik geen accenten of speciale tekens zoals: é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <, >, +, | , /, \, " , " ; "...".

    Het formaat van de getallen en bedragen

    Elk getal moet twee cijfers achter de komma hebben (bijvoorbeeld ‘123,40’, ‘456,00’).

    Zorg ervoor dat de bedragen geen punt of valutasymbool bevatten (bijvoorbeeld ‘1500’).

    Formules en linken

    Controleer of uw bestand geen formules of linken naar andere spreadsheets bevat.

    Kopiëren en plakken

    Vermijd de functie kopiëren/plakken. Dit kan leiden tot diverse fouten in Intervat.