Een periodieke aangifte indienen via Intervat

Ga, nadat u verbonden bent met Intervat, naar het tabblad ‘Dashboard’.

U kunt uw periodieke aangifte indienen:

  • ofwel ‘via bestand’ (XML), wat aangeraden is als u over de juiste boekhoudsoftware beschikt.
    Via Intervat stuurt u een XML-bestand met de aangiftegegevens.
  • ofwel ‘via scherm’, als u geen geschikte boekhoudsoftware heeft.

U codeert de aangiftegegevens rechtstreeks in Intervat.

dashboard Intervat – via scherm of via bestand

Via XML-bestand

  • Hoe dien ik de periodieke aangifte in?

    1. Opladen van het bestand

    In het tabblad ‘Dashboard’:

    • laad het bestand op
    • kies voor ‘Periodieke aangifte’ in het ‘Verzendingstype’
    • klik op ‘Doorgaan’ om naar de volgende stap te gaan

    U kunt ook de functie ‘Herladen in de schermen’ selecteren als uw bestand slechts één aangifte bevat. In dat geval moet u de procedure voor aangifte via scherm volgen.

    aangifte via bestand: laden en verzendingstype

    2. Validatie van de gegevens

    Als er een foutmelding verschijnt, controleer dan de mogelijke oorzaken van de fout.

    Als uw bestand geen fouten bevat, verschijnt er in ‘Mijn aangiften’ een nieuwe regel met de status ‘Gevalideerd’.

    Klik op check om de aangifte verder af te werken.

    mijn zendingen: bestand gevalideerd maar niet ondertekend

    In de module ‘Validatie van de gegevens’ mogen geen fouten voorkomen.

    Klik op ‘Volgende stap’.

    validatie van de gegevens: geen fouten vastgesteld

    3. Ondertekening

    In de laatste module ‘Samenvatting van de ingevoerde gegevens en akkoord’, klik op ‘Tekenen en indienen’.

    knop tekenen en indienen, voorafgegaan door de akkoordverklaring; ik onderteken deze zending digitaal

    4. Ontvangstbevestiging

    Wanneer u terugkeert naar het tabblad ‘Dashboard’, moet er een nieuwe regel met uw periodieke aangifte staan met de status ‘Succes’.

    Als de status ‘Gedeeltelijk geslaagd’ is, betekent dit dat uw bestand één of meerdere aangiften bevat die niet conform zijn.

    De conforme aangiften zijn rechtsgeldig ingediend. Voor de niet conforme aangiften moet u echter de procedure herhalen:

    • ofwel door een nieuw bestand in te dienen
    • ofwel door de functie ‘Herladen in de schermen’ te gebruiken

    U kunt uw ontvangstbevestiging downloaden door te klikken op PDF.

    mijn zendingen: bestand gevalideerd en ondertekend

  • Hoe een nihil periodieke aangifte indienen?

    1. Opladen van het bestand

    In het tabblad ‘Dashboard’:

    • laad het bestand op
    • kies voor ‘Periodieke aangifte’ in het ‘Verzendingstype’
    • klik op ‘Doorgaan’ om naar de volgende stap te gaan

    U kunt ook de functie ‘Herladen in de schermen’ selecteren als uw bestand slechts één aangifte bevat. In dat geval moet u de procedure voor aangifte via scherm volgen.

    aangifte via bestand: laden en verzendingstype

    2. Validatie van de gegevens

    Als er een foutmelding verschijnt, controleer dan de mogelijke oorzaken van de fout.

    Als uw bestand geen fouten bevat, verschijnt er in ‘Mijn aangiften’ een nieuwe regel met de status ‘Gevalideerd’.

    Klik op check om de aangifte verder af te werken.

    mijn zendingen: bestand gevalideerd maar niet ondertekend

    In de module ‘Validatie van de gegevens’ mogen geen fouten voorkomen.

    Klik op ‘Volgende stap’.

    validatie van de gegevens: geen fouten vastgesteld

    3. Ondertekening

    In de laatste module ‘Samenvatting van de ingevoerde gegevens en akkoord’, klik op ‘Tekenen en indienen’.

    knop tekenen en indienen, voorafgegaan door de akkoordverklaring; ik onderteken deze zending digitaal

    4. Ontvangstbevestiging

    Wanneer u terugkeert naar het tabblad ‘Dashboard’, moet er een nieuwe regel met uw periodieke aangifte staan met de status ‘Succes’.

    Als de status ‘Gedeeltelijk geslaagd’ is, betekent dit dat uw bestand één of meerdere aangiften bevat die niet conform zijn.

    De conforme aangiften zijn rechtsgeldig ingediend. Voor de niet conforme aangiften moet u echter de procedure herhalen:

    • ofwel door een nieuw bestand in te dienen
    • ofwel door de functie ‘Herladen in de schermen’ te gebruiken

    U kunt uw ontvangstbevestiging downloaden door te klikken op PDF.

    mijn zendingen: bestand gevalideerd en ondertekend

  • Wat moet ik nakijken in geval van een foutmelding?

    Het XSD-schema en de tags

    Kijk na of uw XML-bestand het juiste XSD-schema bevat.

    Blanco tags zijn niet toegestaan. U moet dus elke tag die u noemt, invullen.

    De naam van uw bestand

    Gebruik geen accenten of speciale tekens zoals: é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <,>, +, | , /, \, « , », « ; »...

    Als u een gecomprimeerd (.VAT) bestand gebruikt, moet de bestandsnaam hetzelfde zijn in de bestandsbeschrijving en in de XML.

    Het formaat van de bedragen

    Elk getal moet twee cijfers achter de komma hebben (bijvoorbeeld ‘123,40’, ‘456,00’).

    Het formaat van de e-mailadressen

    Controleer of er geen komma is gebruikt in plaats van een punt in de e-mailadressen. (Dat is een veel voorkomende fout bij het gebruik van het numerieke toetsenbord, dat een komma geeft in plaats van een punt).

    De vermelding van de periode

    U moet het jaar en de maand of het kwartaal invullen waarvoor u uw periodieke aangifte doet.

    Kopiëren en plakken

    Vermijd de functie kopiëren/plakken. Die kan leiden tot diverse fouten in Intervat.


    Wat betekenen de iconen die voor de foutmeldingen staan?

Via scherm

  • Hoe een periodieke aangifte indienen?

    U moet de volgende velden invullen:

    • velden met een sterretje: altijd.
    • velden zonder sterretje: enkel als ze op uw situatie betrekking hebben.

    Tip: bewaar de aangifte regelmatig tijdens het invoeren.

    U kunt dit doen zodra u bij het invoeren van de ‘Aangiftegegevens’ komt. Klik op ‘Download de ingevoerde gegevens’, rechts onderaan het scherm.

    1. Btw-nummer

    In het tabblad ‘Dashboard’:

    • voer het btw-nummer in
    • kies ‘Periodieke aangifte’
    • klik op ‘Doorgaan’

    aangifte via scherm: btw-nummer en type aangifte

    2. Algemene inlichtingen

    In het gedeelte ‘Algemene informatie’:

    • Vul in de rubriek ‘Aangever’ uw e-mailadres in en bevestig het.

      aangifte via scherm: gegevens van de aangever: adres, mail, telefoon
       
    • Vul in het rubriek ‘Periode van aangifte’ het jaar in. Vul, afhankelijk van uw regime (maandelijks of driemaandelijks), de maand of het kwartaal in waarvoor u een aangifte indient.

      aangifte via scherm: periode van aangifte: maand, kwartaal, jaar
       
    • Als u een mandaatnemer bent, vul dan de rubriek ‘Gevolmachtigde indiener’ in.
      Als u geen btw-nummer of TIN-nummer (douanenummer) hebt, selecteer dan ‘Andere’ en gebruik bijvoorbeeld uw nationaal nummer.

      aangifte via scherm: gegevens van de gevolmachtigde indiener: identificatienummer, adres, mail, telefoon
       
    • Klik op ‘Volgende stap’ onderaan de pagina.
       

    3. Gegevens van de aangifte

    • In de rubriek ‘Aangiftegegevens’ moet u de verschillende roosters invullen.
      Selecteer de verschillende roosters met behulp van het dropdownmenu en voer de bijhorende bedragen in.Elk gebruikt rooster verdwijnt uit de keuzelijst en verschijnt weer wanneer de gegevens worden verwijderd.

      aangifte via scherm: overzicht van de ingevulde roosters: dropdownmenu

      Om een rooster toe te voegen, klik op plus
      Om een rooster te verwijderen, klik op verwijderen

      Informatie over de verschillende roosters
       
    • Het deel ‘Verhoudingsgetal’ is bedoeld voor gemengde belastingplichtigen. Vul dat alleen in als  het van toepassing is op uw situatie (PDF, 199.56 KB).
      Vul in het veld ‘Verhoudingsgetal’ een geheel getal tussen 1 en 99 in om recht te hebben op een terugbetaling.
      Als u dit veld niet invult, is de standaardwaarde 100 %.

      aangifte via scherm: verhoudingsgetal
    • Vink de vakjes aan als dat nodig is:
      • 'Geen klanten op te nemen in de klantenlisting': vink dit vakje aan om een nihil-klantenlisting in te dienen in de periodieke aangifte voor de laatste periode van het kalenderjaar.
      • Als tolerantie zal de administratie ook rekening houden met de aangevinkte vakjes in de periodieke btw-aangiften van de eerste drie maanden of het eerste kwartaal van het jaar volgend op het jaar waarop de klantenlisting betrekking heeft.
      • ‘Aanvraag tot terugbetaling’:  vink dit enkel aan om een terugbetaling van de btw te vragen.
      • ‘Aanvraag van betaalformulier’: vink dit enkel aan om overschrijvingsdocumenten te krijgen. (Opmerking: u kunt makkelijk online betalen.)
         
      aangifte via scherm: vakjes om aan te vinken
       

    4. Bijlagen en commentaren

    In de module 'Commentaar' hebt u de mogelijkheid om een bijlage en/of een commentaar toe te voegen.

    De omvang van de bijlagen is beperkt tot 5,2 MB en de aanvaarde bestandsformaten zijn PDF, TIFF et JPEG. Klik op opslaan om een bijlage toe te voegen.

    De grootte van het commentaar is beperkt tot 10.000 karakters.

    Klik vervolgens op 'Volgende stap'.
     

    aangifte via scherm: bijlagen of commentaren toevoegen

    5. Validatie van de gegevens

    In de module ‘Validatie van de gegevens’ mogen geen fouten voorkomen.

    Als er een foutmelding verschijnt, controleer dan de mogelijke oorzaken van de fout.

    U kunt ook de gegevens die u tot nu toe hebt ingevoerd, downloaden.

    validatie van gegevens: geen fout vastgesteld
     

    6. Handtekening

    In de laatste module ‘Samenvatting van de ingevoerde gegevens en akkoord’, klik op ‘Tekenen en indienen’.
     

    knop tekenen en indienen, voorafgegaan door de akkoordverklaring; ik onderteken deze zending digitaal
     

    7. Ontvangstbevestiging

    Wanneer u terugkeert naar het ‘Dashboard’, moet er een nieuwe regel met uw periodieke aangifte staan met de status ‘Succes’.

    U kunt uw ontvangstbevestiging downloaden door te klikken op PDF.
     

    mijn zendingen: aangifte met status succes en ondertekend

  • Hoe een nihil periodieke aangifte indienen?

    U hebt twee mogelijkheden:

    • ofwel gebruikt u de versnelde methode zoals hieronder beschreven
    • ofwel doorloopt u alle stappen voor het indienen van een periodieke aangifte (zonder vermelding van een bedrag/transactie in de aangifte). Om dat te doen, voegt u gewoon een bedrag ‘0,00’ toe aan rooster 71 of 72.

    1. Aanmelden ‘In eigen naam’

    Bij het inloggen op Intervat moet u ‘In eigen naam’ selecteren.

    aanmeldingsscherm: keuze manier van aanmelden

    2. Btw-nummer

    Via tabblad ‘Dashboard’:

    • voer het btw-nummer in
    • kies ‘Periodieke aangifte’
    • vink het vakje ‘Ik wil een Nihil aangifte indienen’ aan
    • geef de periode in: vul, afhankelijk van uw regime (maandelijks of driemaandelijks), de maand of het kwartaal in waarvoor u indient
    • klik vervolgens op ‘Doorgaan’

    aangifte via scherm: vak aangekruist ik wil een nihil aangifte indienen
     

    3. Validatie van de gegevens

    Als u geen foutmelding tegenkomt, verschijnt er in ‘Mijn aangiften’ een nieuwe regel met de status ‘Gevalideerd’.

    Klik op check om de indiening van uw aangifte af te werken.
     

    mijn zendingen: nihil aangifte gevalideerd maar niet ondertekend
     

    In de module ‘Validatie van de gegevens’ mogen geen fouten voorkomen.

    Klik op ‘Volgende stap’.
     

    validatie gegevens: geen fouten vastgesteld
     

    4. Handtekening

    In de laatste module ‘Samenvatting van de ingevoerde gegevens en akkoord’, klik op ‘Tekenen en indienen’.
     

    knop tekenen en indienen, voorafgegaan door de akkoordverklaring; ik onderteken deze zending digitaal
     

    5. Ontvangstbevestiging

    Wanneer u terugkeert naar het ‘Dashboard’, moet er een nieuwe regel met uw periodieke aangifte staan met de status ‘Succes’.

    U kunt uw ontvangstbevestiging downloaden door te klikken op PDF.
     

    mijn zendingen: aangifte met status succes en ondertekend

  • Wat moet ik nakijken in geval van een foutmelding?

    Het formaat van de bedragen

    Is er geen spatie voor of na het bedrag?

    bedrag met een extra spatie na het laatste cijfer

    Hebt u de twee cijfers na de komma ingevoerd?

    bedrag met slechts één cijfer na de komma

    De vermelding van alle noodzakelijke informatie

    Wanneer u niet alle nodige informatie vermeldt (bevestiging van uw e-mailadres, jaartal, enz.), kunt u geen toegang krijgen tot de volgende module.

    Het formaat van het telefoonnummer

    Gebruik alleen nummers. Gebruik geen speciale tekens (‘/’, '.’) of spaties.

    foutmelding door een schuine streep in het telefoonnummer


    Wat betekenen de iconen die voor de foutmeldingen staan?