De wettelijk vertegenwoordiger moet u de juiste rol toekennen. Via de applicatie Role Management Administratie (RMA) kan de wettelijk vertegenwoordiger van de informatieplichtige een werknemer van de onderneming een specifieke rol toekennen. Hierdoor kan de werknemer de UBO aangifte indienen in plaats van de wettelijk vertegenwoordiger.

Via deze link komt u op de pagina voor het toekennen van de rollen terecht. De wettelijk vertegenwoordiger moet de werknemer de rol “FODFIN UBO Informatieplichtige” toekennen.

De wettelijk vertegenwoordiger van het kantoor moet u de juiste rol toekennen.

Via deze link komt u op de pagina terecht waarop de wettelijke vertegenwoordiger de verschillende rollen, met betrekking tot zijn kantoor kan beheren.

De wettelijk vertegenwoordiger zal u de rol “FODFIN mandaatnemer” moeten toekennen.

De wettelijk vertegenwoordiger moet de derde een mandaat toekennen.

Via onderstaande link kan u de handleiding terugvinden omtrent het toekennen van een mandaat.

https://financien.belgium.be/sites/default/files/ProcedureMandats_NL_0.pdf

Voor problemen met het toekennen van de mandaten kan u best contact opnemen met de betreffende dienst.

Via de website kan u meer informatie over het toekennen van mandaten en de contactgegevens van de betreffende dienst hier terugvinden.

Nationaal bis-nummerAls de wettelijke vertegenwoordiger een nationaal bis-nummer heeft, dient u als wettelijk vertegenwoordiger van uw onderneming, de derde een mandaat toe te kennen via de applicatie “Mandaten”. Dit mandaat kan enkel gegeven worden aan een andere rechtspersoon (bijvoorbeeld een accountantskantoor, advocatenkantoor …).

Om het beheer van deze mandaten te vergemakkelijken, kunnen ze worden toegekend of herroepen zonder dat de klant of de lasthebber zich hoeft te verplaatsen. Een schriftelijke mandaatprocedure is nog steeds beschikbaar indien dit nodig zou zijn.

Via deze link kan u de handleiding terugvinden voor het toekennen van een mandaat.

Alle procedures die vereist zijn voor het verlenen van het UBO-registratiemandaat worden beschreven via deze koppeling.

Geen nationaal bis-nummer

Als de buitenlands wettelijk vertegenwoordiger geen nationaal nummer bis heeft, kan hij geen mandaat verlenen. De huidige vorm van de procedure vereist voor het verlenen van een mandaat ten minste één bis-nummer.

De volgende opties staan open voor buitenlandse wettelijke vertegenwoordigers:

• De buitenlandse wettelijke vertegenwoordiger dient een aanvraag in voor het verkrijgen van een elektronische vreemdelingenkaart met een geactiveerd authenticatiecertificaat of een vreemdelingentoken bij één van de bevoegde bureaus/diensten in deze materie (aanvraag van een vreemdelingentoken). Hij/zij kan zich dan elektronisch aanmelden en zelf een mandaat creëren of dit delegeren aan een medewerker van de vennootschap via rollenbeheer.
• Indien de buitenlandse wettelijke vertegenwoordiger geen Belgisch identificatiemiddel heeft en deze ook niet kan verkrijgen (vb. omdat hij/zij zich niet fysiek in één van de bevoegde bureaus kan melden), heeft hij/zij de volgende mogelijkheden:
  • Hij/zij wijst een persoon aan met een Belgische elektronische identiteitskaart (eID) als wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschap door hem/haar een officiële functie toe te kennen in deze vennootschap (via registratie in de Kruispuntbank van Ondernemingen). Deze persoon kan dan vervolgens het mandaat creëren in de applicatie “Mandaten”.
  • Via Beheer der Toegangbeheerders wijst hij/zij een medewerker van vennootschap aan als hoofdtoegangsbeheerder, dit op voorwaarde dat deze laatste over een Belgische identificatiemogelijkheid beschikt. Deze persoon moet op zijn beurt een toegangsbeheerder aanwijzen voor het domein “Financiën”. De toegangbeheerder voor financiën kan vervolgens de rol van “FOD Fin mandaat uitvoeren” toewijzen aan een lid van de vennootschap in de toepassing “Mijn eGov-rollenbeheer” van BOSA (voorheen Fedict). Deze laatste kan nu eindelijk een mandaat creëren namens de vennootschap in de applicatie “Mandaten”.
  • Papieren volmacht: aanvragen bij mandats.ict@minfin.fed.be

Deze procedure is enigszins omslachtig, maar moet slechts eenmaal worden uitgevoerd.