FAQ Fiscale mandaten

Fiscale Mandaten

  • Wat verstaat men onder “wettelijk vertegenwoordiger” van een onderneming?

    De wettelijk vertegenwoordiger is een natuurlijke persoon die de onderneming (rechtspersoon) vertegenwoordigt en gemachtigd is om namens die onderneming op te treden (B.v. een handtekening zetten, contract tekenen, etc.) zonder dat er een mandaat nodig is.

    De wettelijk vertegenwoordiger oefent een wettelijke functie binnen de onderneming uit en dient deze te laten registreren in de KBO (Kruispuntbank van ondernemingen). De meest voorkomende functies zijn : 

    • zaakvoerder, (gedelegeerd) bestuurder, oprichter van een onderneming-natuurlijke persoon, vast vertegenwoordiger rechtspersoon, algemeen lasthebber, persoon belast met het dagelijks bestuur.
    • ook een curator of vereffenaar kunnen optreden als wettelijk vertegenwoordiger.

    Via de 'Public Search' van KBO kan u nagaan wie de wettelijk vertegenwoordiger(s) voor uw onderneming is (zijn). 

  • Ik wil een mandaat tekenen voor mijn onderneming maar zie het mandaat niet dat mijn boekhouder gecreëerd heeft? Hoe komt dat?

    Hiervoor zijn twee mogelijke oorzaken:

    • U heeft zich aangemeld 'in eigen naam'. Aangezien u een mandaat voor uw onderneming verleent, moet u zich aanmelden 'In naam van een onderneming'.
    • U heeft zich aangemeld 'in naam van een onderneming' maar u heeft
      • noch het statuut van wettelijk vertegenwoordiger in KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen)
      • noch de rol 'FODFin Mandaatgever' in Mijn eGov Rollenbeheer.

    Daardoor vindt het systeem geen link terug tussen u en uw onderneming.

  • Ik wil een aangifte TOW indienen voor mijn klant maar zie het dossier van deze klant niet in mijn Taxworkbox. Ik heb nochtans een actief mandaat. Hoe komt dat?

    Hiervoor zijn drie mogelijke oorzaken:

    • U heeft zich aangemeld 'in eigen naam'. Een TOW-mandaat kan enkel aan een onderneming gegeven worden. U moet zich aanmelden 'In naam van een onderneming'.
    • U heeft zich aangemeld 'in naam van een onderneming' maar u heeft
      • noch het statuut van wettelijk vertegenwoordiger in KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen)
      • noch de rol 'FODFin Mandaatgever' in Mijn eGov Rollenbeheer.

    Daardoor vindt het systeem geen link terug tussen u en de onderneming waarvoor u zich aanmeldt.

    • U heeft zich aangemeld 'in naam van een onderneming' en u beschikt over de juiste rol 'FODFin Mandaatuitvoerder' maar het gaat om een 'gevoelig mandaat'.
  • Hoe kan ik een mandaat aanmaken voor een feitelijke vereniging (VVZRL vennootschap of vereniging zonder rechtspersoonlijkheid) of voor een btw-eenheid?

    U heeft twee mogelijkheden:

    • Ofwel moet de mandaatgevende onderneming gekend zijn (actief ondernemingsnummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)) én moet de wettelijke vertegenwoordiger (ook geregistreerd in KBO) een natuurlijke persoon zijn (identificatie via rijksregisternummer). In dat geval kan de wettelijk vertegenwoordiger zelf het mandaat aanmaken of dit delegeren aan een medewerker van de onderneming via een roltoekenning.
    • Ofwel kan een lid (dit moet een natuurlijk persoon zijn!) van de feitelijke vereniging via Beheer der toegangsbeheerders een hoofdtoegangsbeheerder aanduiden (eventueel zichzelf). Deze persoon kan op zijn beurt een toegangsbeheerder aanduiden voor het domein fiscaliteit (of zelf optreden in deze hoedanigheid). Deze toegangsbeheerder moet daarna (in de toepassing “Mijn eGov-Rollenbeheer” van BOSA) een lid van de feitelijke vereniging de rol van FODFin Mandaatgever toekennen. Deze laatste kan op zijn beurt in de Mandatentoepassing een mandaat btw aanmaken.
      Deze procedure dient slechts één keer te worden uitgevoerd.
  • Hoe kan ik een mandaat aanmaken voor een onderneming met een buitenlandse zaakvoerder?

    U of de buitenlandse zaakvoerder heeft volgende mogelijkheden:

    • De buitenlandse zaakvoerder vraagt een elektronische vreemdelingenkaart met authenticatie certificaat aan bij een van de bevoegde kantoren/diensten (info). Daarmee kan hij zich elektronisch aanmelden en zelf het mandaat aanmaken of hij kan dit delegeren aan een medewerker van de onderneming via een roltoekenning. 
    • Als de buitenlandse zaakvoerder niet beschikt over een Belgisch identificatiemiddel en dit ook niet kan verkrijgen (bijvoorbeeld omdat hij zich niet fysiek in een van de bevoegde kantoren kan aanmelden), dan heeft hij volgende mogelijkheden: 
      • Via de KBO duidt hij een persoon aan, die beschikt over een Belgisch eID en geeft die een “functie” waardoor hij kan geïdentificeerd worden als wettelijk vertegenwoordiger. Deze persoon kan daarna het mandaat aanmaken in de applicatie Mandaten.
      • Via Beheer der toegangsbeheerders duidt hij binnen de onderneming een medewerker, die over een Belgische eID beschikt, aan als hoofdtoegangsbeheerder. Deze persoon kan op zijn beurt een toegangsbeheerder aanduiden voor het domein Financiën (of zelf optreden in deze hoedanigheid). Deze toegangsbeheerder moet daarna (in de toepassing “Mijn eGov-Rollenbeheer” van BOSA, het vroegere Fedict) een lid van de onderneming de rol van FODFin Mandaatgever toekennen. Deze laatste kan op zijn beurt in de Mandatentoepassing een mandaat aanmaken in naam van de onderneming. 
        Deze procedure dient slechts één keer te worden uitgevoerd.
  • Kan ik een mandaat aanmaken voor een buitenlandse onderneming?

    U kan geen mandaat aanmaken voor een onderneming zonder (Belgisch) ondernemingsnummer in KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen).

  • Kan ik een mandaat aanmaken voor een onderneming/persoon zonder geldig (vestigings)adres?

    Neen, er moet zowel voor de mandaatgever als voor de mandaatnemer een geldig adres gekend zijn op datum van aanmaak van het mandaat. De toepassing controleert dit aan de hand van:

    • Persoon: adresgegevens rijksregister
    • Onderneming: adres maatschappelijke zetel in KBO
  • De mandaatgever beschikt over een geldig buitenlands adres. Waarom krijg ik, als mandaatnemer, bij het aanmaken van het mandaat een foutmelding bij het invullen van die adresgegevens?

    Dit kan te wijten zijn aan de manier waarop het adres geregistreerd werd bij het Rijksregister.

    Oplossing:

    • Vraag aan de mandaatgever dat hij het initiatief neemt tot de creatie van het mandaat: als hij zich aanmeldt, zullen zijn recente adresgegevens automatisch correct ingevuld worden.
    • Neem contact op met onze diensten
  • Mijn (boekhoud)kantoor krijgt een nieuwe zaakvoerder. Wat moet er gebeuren met de mandaten ?
    • de klant geeft steeds een mandaat aan de onderneming. Het speelt daarbij geen rol wie de zaakvoerder is. De bestaande mandaten blijven actief en bruikbaar.
    • Indien de nieuwe zaakvoerder zelf wil kunnen aangiftes indien voor klanten, dan dient hij/zij gekend te zijn als wettelijk vertegenwoordiger van het kantoor bij KBO (Kruispuntbank van ondernemingen).
  • Mijn (boekhoud)kantoor fusioneert met een andere zaak. Wat moet er gebeuren met de mandaten ?
    • Als de nieuwe fusie-onderneming een ander ondernemingsnummer heeft, dan dient het huidige (boekhoud)kantoor de mandaten over te zetten naar de nieuwe onderneming voordat de huidige onderneming is stopgezet. Een medewerker van het huidige (boekhoud)kantoor kan dit zelf doen in 1 beweging voor alle mandaten via de optie “Gegroepeerde acties” > “Mandaten overdragen”. 

      Eens de onderneming is stopgezet bij KBO, kan men niet meer handelen in naam van die onderneming en kan u de mandaten niet meer overzetten.
    • Als de nieuwe fusie-onderneming het zelfde ondernemingsnummer heeft als voordien, dan dient er niets te gebeuren. De mandaten blijven immers toegekend aan het kantoor met het zelfde ondernemingsnummer. 

      Mogelijk zullen nieuwe medewerkers of een nieuwe zaakvoerder wel nog de nodige stappen moeten ondernemen om te kunnen handelen als mandaatnemer/mandaatuitvoerder. Zie ook  “Welke rol heb ik nodig in Mijn eGOV Rollenbeheer om een mandaat aan te maken of te aanvaarden in naam van de onderneming waarvoor ik werk?”
       
  • Waar komt het emailadres vandaan dat ik zie staan in het veld “mijn emailadres” als ik een nieuw mandaat aanmaak ?

    Indien u een CSAM-emailadres hebt, dan wordt dit bij het aanmaken van een nieuw mandaat als defaultwaarde getoond in de mandatentoepassing. Zoniet dan is het veld leeg.

    U kan het veld op het moment zelf invullen of overschrijven met een ander emailadres maar die wijziging is 1-malig. Als u de dag nadien opnieuw aanmeldt, toont de mandatentoepassing terug de defaultwaarde (of een leeg veld). Wil u het emailadres permanent aanpassen, dan kan dit via “Mijn digitale sleutels” beheren op de CSAM-website.  Eens u het nieuwe emailadres hebt ingevuld of aangepast, dan zal het vanaf de dag erna ook als defaultwaarde in de mandatentoepassing verschijnen. 

  • Wat is het verschil tussen aanmelden in eigen naam en aanmelden in naam van een onderneming?

    In eigen naam: de persoon die zich aanmeldt is een burger die handelt voor zichzelf.

    • Bijvoorbeeld: een persoon met rijksregisternummer 12345678901 meldt zich aan bij TOW om zijn eigen belastingaangifte in te dienen.

    In naam van een onderneming: de persoon die zich aanmeldt, wil handelen in naam van een onderneming. Daarvoor moet er een geregistreerde link bestaan tussen de aanmelder en de onderneming. De aanmelder moet gekend zijn, hetzij als wettelijk vertegenwoordiger in de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen), hetzij via een rol gecreëerd in de toepassing “Mijn eGov-Rollenbeheer” van BOSA, het vroegere Fedict. 

    Voorbeelden:

    • Een medewerker van een groot boekhoudkantoor wilt de mandaten zien die zijn toegekend aan/door het boekhoudkantoor. Hij heeft hiervoor een rol gekregen. Hij meldt zich aan 'in naam van een onderneming'. 
    • Diezelfde medewerker wil zijn TOW-aangifte indienen: hij meldt zich aan 'in eigen naam'.
    • Een zelfstandig boekhouder wil de btw-aangifte van zijn klanten indienen: hij meldt zich aan 'in naam van een onderneming'. Als boekhouder is hij immers verbonden aan een onderneming.

  • Wanneer heb ik een rol nodig ?
    • ​U bent medewerker (en niet de wettelijk vertegenwoordiger ) van een fiscaal kantoor en u wil de (fiscale) aangiften doen in naam van uw klanten : u hebt een rol “FODFin Mandaatuitvoerder” nodig 
    • U bent medewerker (en niet de wettelijk vertegenwoordiger ) van een fiscaal kantoor en u wil mandaten kunnen afsluiten met klanten : u hebt een rol “FODFin Mandaatnemer” nodig.

    Meer informatie over rollen vind u op Mijn eGov Rollenbeheer - veelgestelde vragen. 
     

  • Ik wil mij aanmelden in naam van een onderneming maar krijg geen toegang tot de e-service of ik kom op een lege pagina terecht. Hoe komt dat?

    Het systeem vindt geen link terug tussen u en die onderneming. Dit kan omdat:

    • u zich aanmeldt via eID maar uw rijksregisternummer niet gekend is als wettelijk vertegenwoordiger voor een onderneming in KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen).
    • u niet over de juiste rol beschikt in Mijn eGov Rollenbeheer
  • Welke rol heb ik nodig in Mijn eGOV Rollenbeheer om een mandaat aan te maken of te aanvaarden in naam van de onderneming waarvoor ik werk?

    Rol voor medewerkers van bedrijven die hun fiscale verplichtingen uitbesteden aan derden.

    • Medewerker met de rol FODFin Mandaatever: kan een mandaat afsluiten in naam van de mandaatgevende onderneming waarvoor hij werkt.

    Rollen voor medewerkers van raadgevers, boekhoudkantoren, enz. die voor klanten een dienst moeten verrichten.

    • Medewerker met de rol FODFin Mandaatnemer: kan een mandaat afsluiten in naam van de mandaatnemende onderneming bij wie hij tewerkgesteld is.
    • Medewerker met de rol FODFin Mandaatuitvoerder: kan de aan de onderneming verleende mandaten voor een specifiek type activiteit uitvoeren. De 'eigenschap' van deze rol bepaalt (samen met het mandaat) tot welke e-service de mandaatuitvoerder toegang krijgt.
      • Bijvoorbeeld: FODFin Mandaatuitvoerder 'tax-on-web'. Met deze rol en roleigenschap kan de mandaatuitvoerder in de Taxworkbox de aangifte personenbelasting indienen voor de klanten van de onderneming bij wie hij tewerkgesteld is (voor zover zij een mandaat type Tax-on-web PB hebben verleend).

    Een zelfde medewerker kan meerdere van deze rollen krijgen.

     De wettelijk vertegenwoordiger van een onderneming (gekend bij KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen)) kan altijd handelen voor zijn/haar onderneming (inclusief een mandaat geven of creëren). Hij /zij heeft GEEN rol nodig in Mijn eGOV Rollenbeheer.

  • Welke rol heb ik nodig om te handelen in naam van de onderneming waarvoor ik werk, als ik niet de wettelijk vertegenwoordiger ben?
    • Rol FODFIN Aanstelling eigen onderneming: deze rol laat toe om documenten/aangifte(s) van uw eigen onderneming in te dienen. Het attribuut van deze rol bepaalt welk soort documenten/aangifte(s) men kan indienen met deze rol.

    Bijvoorbeeld, 'FODFin aanstelling eigen onderneming' met attribuut 'btw': dit laat toe om btw-documenten/aangifte(s) van de eigen onderneming via Intervat in te dienen.

    • Er is geen mandaat vereist.
  • Welke rol heb ik nodig om als wettelijk vertegenwoordiger te handelen in naam van mijn eigen onderneming?
    • Als wettelijk vertegenwoordiger heeft u GEEN rol nodig, u kunt altijd handelen in naam van uw eigen onderneming.
    • Er is geen mandaat vereist.