FAQ Pandregister

Pandregister - Toegang

  • Zijn er bepaalde openingsuren voor het pandregister?

    Nee, het pandregister is zeven dagen per week, vierentwintig uur per dag beschikbaar.

  • Wat als het systeem uitvalt? Is het dan mogelijk om een papieren overeenkomst aan te bieden, of bewijs te leveren?

    Nee, het is niet mogelijk om bij een systeemuitval een papieren overeenkomst aan te bieden. U moet in dat geval wachten tot het systeem opnieuw werkt.  Het pandregister moet in een dergelijke situatie normaal binnen  maximaal 4 uur opnieuw werkzaam zijn.

  • Is het mogelijk om mij aan te melden met een commercieel certificaat?

    Nee, het is niet mogelijk om u aan te melden met een certificaat. Alleen met een Belgische elektronische identiteitskaart kunt u zich aanmelden in het pandregister.

  • Wat is het verschil tussen een gewone gebruiker en een geregistreerde gebruiker?

    Iedereen met een Belgische elektronische identiteitskaart kan het pandregister als gewone gebruiker gebruiken.

    Een geregistreerde gebruiker heeft een aantal extra mogelijkheden binnen het pandregister:

    1. Een geregistreerde gebruiker kan de verrichtingen betalen via een provisierekening (in plaats van via WorldLine)
    2. Voor een geregistreerde gebruiker is rollenbeheer mogelijk: werknemers van een organisatie kunnen zich in de hoedanigheid van de organisatie aanmelden in plaats van in eigen naam (u start het aanmelden wel altijd met de eigen identiteitskaart)
    3. Wanneer u zich als geregistreerde gebruiker aanmeldt, dan staan een aantal velden al automatisch ingevuld

    U vindt meer informatie over de registratie als geregistreerde gebruiker in het pandregister in punt 6 'een organisatie beheren' van de handleiding. De werkwijze om geregistreerde gebruiker te worden vindt u in dit stappenplan.

  • Hoe kan ik, nadat een overeenkomst van geregistreerde gebruiker met de FOD Financiën ondertekend werd, me bij het pandregister als geregistreerde gebruiker aanmelden?

    Vooraleer u zich als geregistreerd gebruiker in het pandregister kunt aanmelden, moet de initiator (die door u in de overeenkomst als geregistreerde gebruiker aangeduid werd) in de toepassing een gebruikersprofiel van uw organisatie aanmaken (zie de gebruikershandleiding, hoofdstuk 6.3).

    De FOD Financiën keurt vervolgens de profielaanvraag goed (nadat er een Fedcom-nummer toegekend werd) en de initiator kan dan rollen en rechten toekennen aan verschillende personen (zie de gebruikershandleiding, hoofdstuk 6.5 en 6.6). Ter informatie: het tijdsverloop tussen de ontvangstmelding van de overeenkomst als geregistreerde gebruiker en de goedkeuring van de profielaanvraag schommelt tussen de 3 en 4 weken.

    Wanneer u zich aanmeldt in het pandregister, is het van het grootste belang dat u het actieve profiel controleert (rechterbovenhoek van het scherm): ofwel uw persoonlijke profiel, ofwel het profiel van de organisatie waarvan u deel uitmaakt.

    Als het actieve profiel uw persoonlijke profiel is, kunt u vanzelfsprekend geen provisieaanvraag invoeren (zie de gebruikershandleiding, hoofdstuk 6.8) of verrichtingen betalen met de provisie die door de organisatie aangelegd werd.

  • Hoe word ik bericht door de FOD Financiën dat de profielaanvraag goedgekeurd werd?

    De FOD Financiën brengt u per mail op de hoogte als het profiel van uw organisatie goedgekeurd is.

  • Is het mogelijk om vanop een bestaande account van een geregistreerde gebruiker ook panden te registreren van andere vennootschappen na toevoeging van die vennootschappen? En gebeurt de facturatie dan apart voor alle vennootschappen?

    Het is niet mogelijk om de provisie van een geregistreerde gebruiker te gebruiken om de verrichtingen te betalen uitgevoerd door een andere organisatie. Het volstaat dat de andere organisatie ook een overeenkomst van geregistreerde gebruiker afsluit en over haar eigen provisierekening beschikt. Zo gebeurt de aanrekening van de retributies voor verrichtingen in het pandregister voor elke organisatie afzonderlijk.

  • Wat valt onder 'oneigenlijk' of 'commercieel' gebruik van het pandregister?

    Die begrippen moeten in hun gebruikelijke en gewone betekenis begrepen worden. Samengevat kunnen we stellen dat die begrippen slaan op het gebruik van uit het pandregister verkregen informatie buiten het kader van de pandwet.

Pandregister - Profiel

  • Hoe kan ik de rechten van een profiel aanpassen?

    De initiator van de organisatie moet bij het deel ‘Mijn profielen’ de volgende stappen doorlopen:

    • Klik op het tandwiel naast de naam van de organisatie
    • Klik op het potlood naast de naam van de persoon van wie hij/zij de rechten wil wijzigen
    • Duid de gewenste rechten aan
    • Klik op ‘Bevestigen’

  • Hoe kan ik de gegevens van mijn profiel aanpassen?

    U kunt de gegevens van uw profiel zelf aanpassen in de toepassing onder de rubriek ‘Mijn profielen’. Daarin klikt u op het potlood naast de naam van de organisatie.

    Enkel de gegevens in een wit kader kunnen aangepast worden.

  • Ik slaag er niet in om medewerkers toe te voegen aan het profiel van mijn geregistreerde organisatie. Wat moet ik doen?

    Mogelijk is de reden dat u aangemeld bent met uw persoonlijke profiel. U kunt dat controleren in de rechterbovenhoek van uw scherm. In dat geval selecteert u in de rechterbovenhoek van uw scherm de naam van uw organisatie.

    U kunt als initiator met de volgende stappen gebruikers toevoegen:

    • Meld u aan in de toepassing met het organisatieprofiel en ga naar de rubriek ‘Mijn profielen’.
    • Klik op het tandwiel naast de naam van uw organisatie. Hierna verschijnen de namen van de personen die reeds toegevoegd zijn.
    • Bovenaan in hetzelfde scherm is een link zichtbaar onder de titel ‘Link om een nieuwe gebruiker ...’. Stuur die link door naar alle medewerkers die toegevoegd moeten worden. Er is een geldigheidsdatum die onder de link vermeld wordt (maximum 1 maand) maar u kunt die vernieuwen door op de knop met de draaiende pijltjes ernaast te klikken.
    • De nieuwe gebruikers moeten zich aanmelden via de ontvangen link.
    • U kent de nieuwe gebruikers de correcte rechten toe.

Pandregister - Lastgeving/lasthebber/vertegenwoordiger

  • Wat is de exacte draagwijdte van een bepaling uit het koninklijk besluit van 14 september 2017? Daarin valt te lezen onder artikel 6.3 ‘... De pandhouder, de vertegenwoordiger, de verkoper onder eigendomsvoorbehoud of de houder van het eigendomsvoorbehoud dienen in de lastgeving te voorzien in de modaliteiten voor het gebruik van het uniek identificatienummer’?

    De pandhouder, zijn vertegenwoordiger, de verkoper onder eigendomsvoorbehoud of de titularis van het eigendomsvoorbehoud moeten in de lastgevingsovereenkomst die zij afsluiten met de lasthebber voorzien welk gebruik er gemaakt zal worden van het unieke identificatienummer dat toegekend wordt aan elke registratieverrichting in het pandregister, er rekening mee houdend dat dit nummer toelaat (en ook vereist is) om nadien andere verrichtingen in het pandregister uit te voeren over dit pand of eigendomsvoorbehoud.

    Er moeten dus duidelijke afspraken gemaakt worden over de afgifte (bij het einde van de lastgeving) van het unieke identificatienummer dat toegekend werd aan de laatste verrichting die de lasthebber in het pandregister uitgevoerd heeft.

    Merk wel op dat de FOD Financiën vreemd blijft aan de relatie tussen de pandhouder (of zijn vertegenwoordiger) of de verkoper/titularis van het eigendomsvoorbehoud, en de lasthebber.

  • Wat is de betekenis van ‘lasthebber’ en ‘vertegenwoordiger’ in het kader van het pandregister? Is een werknemer van een onderneming een lasthebber of een vertegenwoordiger wanneer die een pand voor zijn werkgever (de onderneming)wil registreren? Is een advocaat die helpt bij het registeren een lasthebber of een vertegenwoordiger?

    De definitie van vertegenwoordiger is terug te vinden onder artikel 3 van de wet van 11 juli 2013 dat bepaalt: ‘Een pandovereenkomst die wordt gesloten door een vertegenwoordiger voor rekening van één of meer begunstigden is geldig en tegenwerpelijk aan derden wanneer de identiteit van de begunstigden kan worden vastgesteld aan de hand van de overeenkomst. Alle daaruit voortvloeiende rechten behoren tot het vermogen van die begunstigden. De vertegenwoordiger kan alle rechten uitoefenen die normaal toekomen aan de pandhouder. Hij is, behoudens andersluidende overeenkomst, met de begunstigde hoofdelijk aansprakelijk’.

    Wat de lasthebber betreft, bestaat er geen bijzondere definitie in het kader van het pandregister. Bij een werknemer is het aan te bevelen dat die optreedt voor rekening van zijn werkgever binnen het kader van een overeenkomst als geregistreerde gebruiker. In dat kader kan een werkgever het rollenbeheer en de toegangsrechten van elke werknemer vastleggen.

    Wat de advocaat betreft, zal zijn hoedanigheid afhangen van de voorwaarden van de overeenkomst afgesloten met de pandhouder.

    Het pandregister voert geen enkele controle uit op de hoedanigheid van de persoon die een registratie uitvoert.

Pandregister - Registratie

  • Wie kan een pandovereenkomst of eigendomsvoorbehoud registreren?
    • Pandovereenkomst
      Alleen als pandhouder, zijn vertegenwoordiger of zijn lasthebber kunt u gegevens registreren
    • Eigendomsvoorbehoud
      Alleen als verkoper of zijn lasthebber kunt u gegevens registeren
  • Welk tijdstip wordt precies weergegeven bij de registratie in het pandregister?

    Het gaat om het tijdstip waarop de bevestiging aangemaakt wordt en digitaal ondertekend wordt. Dat is altijd na de betaling.

  • Hoelang duurt een registratie?

    Van 5 minuten tot 1 uur, afhankelijk van de complexiteit van de registratie. De registratie is effectief meteen na de betaling.

  • Kan ik afbeeldingen toevoegen om het bezwaarde goed te identificeren?

    Nee, het is niet mogelijk om afbeeldingen toe te voegen.

  • Wie is aansprakelijk bij de registratie van foute gegevens?

    Voor een pandovereenkomst is de pandhouder of in voorkomend geval zijn vertegenwoordiger aansprakelijk. Voor een eigendomsvoorbehoud is de verkoper aansprakelijk.

    De bewaarder van het pandregister, dat wil zeggen de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie, kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de foute inbreng van gegevens of voor de gevolgen daarvan.

  • De kredietgever vraagt een inschrijving van mijn handelsfonds in 1ste rang ten belope van x euro. Wat moet ik doen?

    Het is aan de kredietgever, in zijn hoedanigheid van pandhouder, om zelf (of door bemiddeling van zijn vertegenwoordiger of lasthebber) de registratie van het pand op handelsfonds in de toepassing van het pandregister uit te voeren. Dat register beheert evenwel niet de rangen.

    De concrete stappen voor de registratie vindt u in de instructievideo.

  • Vanaf wanneer begint de nieuwe termijn van 10 jaar, volgend op een vernieuwing in het pandregister, te lopen?

    De nieuwe vervaltermijn van 10 jaar volgend op de vernieuwing geregistreerd in het pandregister begint te lopen vanaf de dag dat die verrichting (vernieuwing) gebeurd is in het pandregister, en niet op de oorspronkelijke vervaldag.

  • Wat is de rol van de pandgever/koper bij de registratie van een pand/eigendomsvoorbehoud in het pandregister?

    De pandgever hoeft geen goedkeuring te geven aan de registratie van een pandrecht uitgevoerd door de pandhouder (of de vertegenwoordiger of de lasthebber).

    Hij ontvangt enkel een informatieve mail die hem inlicht over het feit dat zijn naam voorkomt in verband met een registratie (tenminste als de pandhouder/vertegenwoordiger/lasthebber zijn e-mailadres in een vrij veld vermeld heeft).

  • Als er in een overeenkomst voorzien wordt dat verschillende pandgevers hun roerende goederen in pand geven, kunnen de pandgevingen in één enkele registratie opgenomen worden of moet er een registratie per pandgever te gebeuren?

    Het is bij een registratie in het pandregister mogelijk meerdere pandgevers en meerdere bezwaarde goederen te vermelden. Het is daarentegen niet mogelijk meerdere maximale gewaarborgde bedragen in te voeren.

    Als bijgevolg één enkele registratie uitgevoerd wordt, zullen alle pandgevers samen de door hen in pand gegeven goederen bezwaard zien ten belope van hetzelfde maximum bedrag, namelijk datgene dat door de pandhouder (of zijn vertegenwoordiger of zijn lasthebber) geregistreerd wordt.

  • Is het opslaan van het certificaat nodig en waar vind ik de publieke sleutel van het certificaat?

    De registratie van een certificaat dient alleen voor het gebruik van de webservice die voorbehouden is aan de geregistreerde gebruikers. De webservice is facultatief (een organisatie is niet verplicht de webservice te gebruiken).

    Als ze dat wil, moet het certificaat aangemaakt worden door de organisatie en moet de publieke sleutel van dat certificaat geregistreerd worden in het pandregister.

Pandregister - Retributie, betaling en provisie

  • Kan ik prijslijst krijgen voor registratie, wijzigingen en annulatie in het pandregister?

    U kunt de retributies die verschuldigd zijn in het kader van het Pandregister terugvinden in artikel 14 van het koninklijk besluit van 14 september 2017 tot uitvoering van de artikelen van titel XVII van boek III van het Burgerlijk Wetboek.

  • Hoe worden de verrichtingen in het pandregister betaald?

    Als gewone gebruiker (met andere woorden niet geregistreerd) kunt u enkel betalen via WordLine. De geregistreerde gebruiker van zijn kant moet betalen via zijn provisierekening.

  • Welke datum moet gehanteerd worden om de conversie naar euro te berekenen voor een bedrag dat in USD genoteerd staat?

    De conversie naar euro moet gebeuren op de datum van de ondertekening van de pandovereenkomst.

  • Kan de provisie terugbetaald worden op mijn rekening?

    Als u wilt dat we de provisie terugbetalen, moet u de overeenkomst opzeggen. De instructies voor de beëindiging vindt u in de overeenkomst bij punt ‘1.10 Duur van de overeenkomst ...’.

  • Werd er een drempel vastgelegd voor mijn organisatie? Ik krijg het bericht ‘Het huidige saldo van de provisie bedraagt minder dan de drempel gedefinieerd voor uw organisatie. Denk aan de provisionering van uw rekening’.

    Elke organisatie kan zelf een drempel instellen wanneer er een automatisch bericht aangemaakt wordt als de nog beschikbare provisie die drempel bereikt heeft. Vermoedelijk hebt u die drempel op 1.000,00 euro ingesteld bij het aanmaken van uw profiel.

    U kunt dat wijzigen in de rubriek ‘Mijn profielen’ door te klikken op het potlood naast de naam van uw organisatie. U kunt het veld ‘Drempel voor waarschuwing’ aanpassen. Daarna klikt u op de knop ‘Informatie actualiseren’. De aanpassing is dan bewaard.

  • Enkele weken geleden heb ik een aanvraag voor provisie ingediend voor mijn organisatie, maar tot nu is de aanvraag niet goedgekeurd. Wat moet ik doen?

    Om goedkeuring te krijgen voor de provisieaanvraag moet het opgegeven bedrag vooraf gestort worden. Zodra de FOD Financiën het bedrag op zijn rekening ontvangt, wordt de provisieaanvraag goedgekeurd en kan de organisatie haar verrichtingen betalen met de provisie. De dag na de provisieaanvraag kunt u de gegevens om de betaling uit te voeren terugvinden in het pdf-document dat u kunt downloaden in het tabblad ‘Mijn betalingen’.

    Voor dat document klikt u op de rubriek ‘Comptabiliteit’ waarin een overzicht van de reeds gevraagde provisies beschikbaar is. Naast elke aanvraag staat een pdf-icoon in de kolom ‘Acties’. Klik op dat icoon om het betalingsverzoek te zien.

  • Ik vind geen pictogram ‘Mijn betalingen’ om een provisie te kunnen storten.

    Een niet-geregistreerde gebruiker kan niet betalen met een provisierekening, maar enkel via WorldLine.

    Als de persoon die zich aanmeldt, deel uitmaakt van een organisatie die de hoedanigheid van geregistreerde gebruiker heeft, hij het profiel van die organisatie gebruikt (zie in de rechterbovenhoek van uw scherm), en beschikt over de bevoegdheid ‘toegang boekhoudingsactiviteiten’, moet er een knop ‘vraag een provisie aan’ beschikbaar zijn.

    Meer informatie vindt u in de gebruikershandleiding in het hoofdstuk over provisies (punt 6.8).

Pandregister - Raadpleging

  • Wie kan het pandregister raadplegen?

    Iedereen met een Belgische identiteitskaart kan in principe het pandregister raadplegen.

    Belangrijk: de identiteit van de persoon die raadpleegt wordt bijgehouden in het systeem. Een pandhouder of koper onder eigendomsvoorbehoud kan nagaan wie de laatste zes maanden zijn gegevens geraadpleegd heeft.

    Oneigenlijk of commercieel gebruik van het pandregister is verboden.

  • Een verkoper heeft een ondernemingsnummer maar verkoopt in persoonlijke naam en zonder dat de verkoop verband houdt met zijn professionele activiteiten. Moet ik een opzoeking met ondernemingsnummer doen, of het tabblad natuurlijke persoon met ondernemingsnummer kiezen?

    In het kader van een raadpleging in het pandregister slaan de mogelijke zoektermen op de pandgever of op de koper van het goed verkocht onder eigendomsvoorbehoud, en niet op de pandhouder of verkoper. Die laatste is de persoon die zelf (of via een lasthebber of vertegenwoordiger) het pand of het eigendomsvoorbehoud geregistreerd heeft, en mag worden geacht te weten in welke hoedanigheid hij gehandeld heeft (natuurlijke persoon met of zonder ondernemingsnummer).

  • Ik wil graag toegang krijgen tot het pandregister om te zien waaruit het pand juist bestaat.

    Dit is de link naar het pandregister. Iedereen die beschikt over een Belgische identiteitskaart kan er toegang toe krijgen.

    Als u persoonlijk pandgever of koper onder eigendomsvoorbehoud bent, kunt u als zoekcriterium ‘Mijn pandrechten of eigendomsvoorbehouden (pandgever/koper)’ selecteren, zodat u kosteloos toegang krijgt tot de informatie van de panden of eigendomsvoorbehouden die u aanbelangen.

  • Hoe kan ik de resultaten van een raadpleging van het pandregister terugvinden?

    U kunt de resultaten van uw opzoekingen bekijken in de historiek van de betalingen, die onder de rubriek ‘Mijn betalingen’ staat. Als u op de knop ‘Details’ bij de raadpleging klikt, krijgt u de samenvatting van uw raadpleging te zien.

    Let wel: indien u meer dan 9 verrichtingen uitgevoerd hebt na deze die u aanbelangt, is de samenvatting niet meer beschikbaar.

    Volg de volgende stappen om het resultaat van uw opzoeking te bekijken:

    • Open de rubriek ‘Mijn betalingen’
    • Klik op de knop ‘Mijn betalingsgeschiedenis’
    • In het overzicht zoekt u de gewenste betaling en klikt u op de knop ‘Details’
    • Klik op de knop ‘Zie het/de resulta(a)t(en) ...’
    • Scroll naar beneden tot u de knop ‘de zoekopdracht bevestigen’ en klik daarop
    • U wordt nogmaals doorgestuurd naar de betaalpagina maar u zult zien dat het bedrag op 0 staat
    • Klik op ‘bevestigen’ en er verschijnt een overzicht waarin u het pdf-document kunt downloaden

Pandregister - Verwijdering

Als het notariskantoor een schuldeiser terugbetaalt, moet het kantoor dan ook de inschrijving in het pandregister doorhalen?

Voor de verwijdering van een registratie moet u rekening houden met artikel 36 van de wet Pandwet (ingevoegd bij artikel van de wet van 11 juli 2013) dat bepaalt: ‘§ 1. De pandhouder moet in geval van betaling van de gewaarborgde schuld ervoor zorgen dat de registratie van het pandrecht wordt verwijderd. Deze verplichting tot verwijdering geldt eveneens voor de verkoper die een eigendomsvoorbehoud heeft laten registreren, wanneer de koper de prijs van het verkochte goed heeft betaald. Zo de pandhouder, bedoeld in het eerste lid, of de verkoper, bedoeld in het tweede lid, in gebreke blijft tot deze verwijdering over te gaan, kan de verwijdering in rechte gevorderd worden, onverminderd eventuele schadevergoeding’.

In het pandregister kunnen enkel de pandhouder /verkoper of zijn vertegenwoordiger of lasthebber (afhankelijk van de bevoegdheden waarover ze beschikken en die toegekend werden bij de registratie) een verwijdering uitvoeren.

Pandregister - Tegenstelbaarheid

Komt de tegenstelbaarheid van het pandrecht/eigendomsvoorbehoud in het gedrang als de pandvestiging/verkoop gebreken vertoont?

De registratie van een pand of van een eigendomsvoorbehoud in het pandregister maakt het tegenwerpelijk aan derden. De registratie heeft geen enkele invloed op de geldigheid van de overeenkomst die er het voorwerp van uitmaakt.

In geval van geschil behoort het aan de bevoegde rechter te beslissen over de betwistingen.

Pandregister - Oude rechten en inschrijvingen

  • Gebeurt er een overheveling naar het nieuwe pandregister van de inschrijvingen panden op handelszaak en de landbouwvoorrechten die bestonden op 31 december 2017?

    Gedurende de overgangsperiode van 1 jaar (1 januari 2018 tot en met 31 december 2018) konden de bestaande inschrijvingen van inpandgevingen van een handelszaak en landbouwvoorrechten naar het pandregister overgeheveld worden, met behoud van rang, en voor de resterende duur van de lopende periode van 10 jaar. De overheveling moest gebeuren door de pandhouder of de bevoorrechte schuldeiser, en was kosteloos.

    Sinds 1 januari 2019 is die overheveling niet meer mogelijk. Er kan enkel een nieuwe registratie in het pandregister gebeuren.

  • Kunnen na de overgangsperiode zowel bij het kantoor Rechtszekerheid en in het nieuwe pandregister registraties geraadpleegd worden?

    Na de overgangsperiode (tot en met 31 december 2018) worden door de kantoren Rechtszekerheid geen afschriften of getuigschriften meer afgeleverd over panden op handelszaak. De pandrechten kunnen enkel nog geraadpleegd worden in het pandregister.

  • Kan ik nog bij een kantoor Rechtszekerheid terecht om een pandrecht te registreren?

    Sinds 1 januari 2018 is het niet meer mogelijk een inschrijving van een pand te doen op het kantoor Rechtszekerheid. Dit kan nu enkel in het pandregister.