U heeft enkel toegang tot e-DEPO nadat u zich heeft geïdentificeerd via een van de beveiligde middelen[1] die ter beschikking worden gesteld op de portaalsite van de FOD Financiën: MyMinfin.

Om toegang te hebben tot e-DEPO volgt u deze link.

U kunt ook inloggen bij MyMinfin (als burger of in naam van een onderneming) en klikken op "Applicaties" en daarna op "e-DEPO" .

Afhankelijk van uw rol heeft u dan toegang tot ofwel uw privédossiers als particulier ofwel uw beroepsdossiers ofwel de dossiers van uw onderneming of openbare instantie.

Particulier en professional

Om in te loggen als particulier of professional moet u geen verdere actie ondernemen.

Onderneming en openbare instantie

Om in te loggen als onderneming of openbare instantie moet u eerst beschikken over een rol binnen deze onderneming of openbare instantie.

De wettelijke vertegenwoordiger[2] van een organisatie heeft automatisch de rol en de bijbehorende rechten. Indien hij echter de taken in verband met e-DEPO wenst over te dragen aan een medewerker, dan mag hij een 'toegangsbeheerder' aanwijzen die dan één van de twee beschikbare rollen inzake e-DEPO mag geven aan één of meerdere medewerkers van zijn organisatie. De wettelijke vertegenwoordiger mag ook zelf rechtstreeks een rol toewijzen aan één of meerdere medewerkers.

Toegangsbeheerder

De toegangsbeheerder wordt aangewezen via de toepassing 'Beheer der toegangsbeheerders' via deze link.

Bijkomende informatie over hoe u te werk dient te gaan is beschikbaar in de volgende gids:

Beheer van de rollen

De rollen worden toegewezen via de toepassing 'Mijn eGov-rollenbeheer' via deze link.

Bijkomende informatie over hoe u te werk dient te gaan is beschikbaar op dit adres.

Beschrijving van de e-DEPO-rollen

Zoals hierboven aangegeven, zijn er twee e-DEPO-rollen met min of meer uitgebreide bevoegdheden.

• FOD FIN e-DEPO Administrator
  De administrator heeft dezelfde rechten als de wettelijke vertegenwoordiger: hij mag alle beschikbare acties ondernemen in naam van de organisatie waarvoor hij de bewuste rol vervult.

• FOD FIN e-DEPO Dossierbeheerder
  De dossierbeheerder kan eveneens acties ondernemen in naam van de organisatie, maar hij mag geen actie ondernemen die aanleiding geeft tot een financiële beweging[1].

Om een dossier 'borgtocht' aan te maken, dient u eerst de volgende informatie te verzamelen:

• het bedrag van de borgtocht
• het rekeningnummer via hetwelk het geld zal worden betaald aan de DCK
• het identificatienummer in het Belgisch rijksregister[1] van elke natuurlijke persoon met een rol in het dossier
• het Belgisch ondernemingsnummer[2] van elke professional, onderneming of openbare instantie die een rol heeft in het dossier
• het e-mailadres voor contact van elke natuurlijke of rechtspersoon met een rol in het dossier[3]

Vreemdelingen die in België wonen evenals buitenlandse bedrijven die al contact hebben gehad met de administratie, zijn in principe al ingeschreven in het Belgisch rijksregister: ze hebben dus al een Belgisch identificatienummer gekregen dat in dit geval moet worden gebruikt.

Indien een natuurlijke of rechtspersoon nooit in een Belgisch register ingeschreven is geweest, moet de betrokkene een verzoek tot inschrijving indienen bij de DCK met het oog op de aanmaak van zijn dossier.

Daartoe moet de betrokkene de volgende elementen zelf meedelen:

• vennootschap: oprichtingsdatum van de vennootschap, handelsnaam en adres van de maatschappelijke zetel
• professional - natuurlijke persoon: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht en adres
• particulier: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht en adres

Na behandeling van zijn aanvraag deelt de DCK aan de betrokkene het Belgische identificatienummer mee. Met dit nieuwe nummer kan het gewenste dossier vervolgens worden aangemaakt in e-DEPO.

Ter informatie: dankzij de invoering van een Belgisch identificatienummer in het formulier haalt e-DEPO automatisch de identiteit en de identificatiegegevens van een natuurlijke of rechtspersoon op. Indien deze persoon niet voorkomt in het Belgisch rijksregister, zal e-DEPO niets vinden en kan de betrokkene dus niet worden geregistreerd in het dossier. Dit nummer is daarom verplicht.

Op het einde van de procedure voor invoer van uw nieuwe dossier in de e-DEPO-toepassing moet u de samenvatting met betrekking tot de opening van het dossier valideren. Vervolgens stuurt de toepassing u een ontvangstbevestiging betreffende de registratie van uw aanvraag. Op dit ontvangstbewijs vindt u de betalingsinstructies die u kunt gebruiken bij de betaling van het verschuldigde bedrag. U ontvangt deze informatie ook per e-mail, met inbegrip van het dossiernummer dat aan uw aanvraag is toegekend.

Bovendien kunt u het dossier dat in onze toepassing is aangemaakt op elk moment raadplegen door te klikken op 'Mijn dossiers raadplegen'. U kunt de betalingsinstructies voor een dossier ook terugvinden door het betreffende dossier te selecteren en het document 'Verzoek tot opening van een dossier' helemaal onderaan het dossier vervolgens te downloaden.

In dit stadium is het dossier nog niet definitief geopend. Hiertoe heeft u 30 dagen de tijd om het geld te betalen.

Opgelet: het rekeningnummer van de DCK voor het betalen van borgtochten werd gewijzigd. Gelieve het nieuwe nummer te gebruiken.

Na ontvangst van de betaling kan het dossier worden geacht te zijn aangemaakt.

Nadat het dossier online is aangemaakt, heeft u 30 dagen de tijd om de betaling te verrichten.

Onmiddellijk na ontvangst van de betaling krijgen alle belanghebbenden bij het dossier daarvan kennis via e-mail. Tegelijk creëert e-DEPO de borgstellingsakte die dan het juridisch bewijsstuk vormt van het feit dat de borgtocht is gesteld. De borgstellingsakte kan worden geraadpleegd en gedownload via e-DEPO, in het online dossier[1].

Zonder betaling binnen deze termijn van 30 dagen wordt het dossier automatisch geschrapt uit onze toepassing. Als u dit dossier nog steeds wilt aanmaken, moet een nieuwe aanvraag van opening van een dossier worden ingediend.

Een dossier van borgtocht bestaat uit ten minste twee verschillende personen die drie verschillende rollen delen: borgsteller, begunstigde en deposant. Gewoonlijk is de borgsteller immers ook de deposant.

Er is geen maximum aantal personen. Bij sommige soorten van borgtocht is het immers noodzakelijk om verschillende borgstellers en/of verschillende begunstigden te registreren.

De begunstigde is de persoon die het stellen van een borgtocht oplegt in ruil voor de gunning van een opdracht, de toekenning van een vergunning...

Afhankelijk van het type borgtocht is de begunstigde altijd een rechtspersoon, zoals in het geval van een overheidsopdracht; de begunstigde kan ook een natuurlijke persoon of een rechtspersoon zijn, zoals in het geval van een huurwaarborg.

Afhankelijk van het type borgtocht kunnen er een of meerdere begunstigden zijn. Voor een vervoersvergunning bijvoorbeeld is de FOD Mobiliteit altijd de enige begunstigde van de borgtocht. In het geval van een huurwaarborg echter kan het gehuurde goed aan meerdere personen toebehoren. In dit geval zijn er dus meerdere begunstigden.

Afhankelijk van het type borgtocht is een specifieke naam aan de begunstigde gegeven om het voor onze klanten begrijpelijker te maken.

De onderstaande tabel toont de gebruikte term en de mogelijkheden van e-DEPO per type borgtocht.

De rol van de begunstigde bestaat erin vrijgave te verlenen ( het voor de Deposito- en Consignatiekas mogelijk maken de deposant van de borgtocht terug te betalen) en een voorafname te vragen (aan de Deposito- en Consignatiekaste vragen om een borgtocht of een deel ervan terug te krijgen in het geval waarin een garant in gebreke zou zijn gebleven zijn verplichtingen te vervullen).

De borgsteller is de persoon aan wie het stellen van een borgtocht wordt opgelegd in ruil voor de gunning van een opdracht, de toekenning van een vergunning, ...

Afhankelijk van het type borgtocht is de borgsteller altijd een rechtspersoon, zoals in het geval van een overheidsopdracht; de borgsteller kan ook een natuurlijke persoon of een rechtspersoon zijn, zoals in het geval van een huurwaarborg.

Afhankelijk van het type borgtocht kunnen er een of meerdere borgstellers zijn. In het geval van een huurwaarborg kan de verhuring op naam van meerdere personen worden vastgesteld. In dit geval zijn er dus meerdere borgstellers.

Afhankelijk van het type borgtocht is een specifieke naam aan de borgsteller gegeven om het voor onze klanten begrijpelijker te maken.

De onderstaande tabel toont de gebruikte term en de mogelijkheden van e-DEPO per type borgtocht.

De rol van de borgsteller bestaat erin de borgtocht te vormen, i.e. de informatie van de borgtocht invoeren in e-DEPO en beslissen over eventuele verzoeken tot voorafname vanwege de begunstigden.

De deposant is eigenaar van de bedragen die worden betaald aan de Deposito- en Consignatiekas.

Bij alle types van borgtocht kan het zowel een rechtspersoon als een natuurlijk persoon zijn.

In de meeste gevallen is de borgsteller (of één van de borgstellers) de eigenaar van het betaalde geld en is hij de persoon die de betaling verricht. In dit geval vervult de betrokkene dus twee rollen: die van borgsteller en die van deposant.

De rol van de deposant bestaat er dus in om de betrokken bedragen in één keer aan de DCK te betalen, met inachtneming van de ontvangen betalingsinstructies. Hij is verantwoordelijk voor het rekeningnummer waarop de borgtocht zal worden terugbetaald in geval van vrijgave en ontvangt de eventuele rente op het in bewaring gegeven kapitaal.

Het is niet mogelijk meerdere deposanten in te voeren: een enkele persoon per dossier is verantwoordelijk voor het financieel gedeelte[1].

Meld u aan in onze toepassing, klik op 'Mijn dossiers raadplegen' en verifieer of het dossier voorkomt in de lijst met uw dossiers (uw dossier moet zijn overgebracht naar e-DEPO[1]).

Als het dossier voorkomt in de lijst, kunt u alle gegevens van het dossier raadplegen:

• de algemene gegevens van het dossier
• de financiële informatie
• de verschillende belanghebbenden
• de documenten van het dossier

Verschijnt uw dossier niet in e-DEPO, gelieve dan een aanvraag tot overbrenging van uw dossier naar e-DEPO per e-mail op te sturen naar het volgende adres: info.cdcdck@minfin.fed.be. Gelieve er de onderstaande informatie in op te nemen zodat de dossierbeheerder van de Deposito- en Consignatiekas uw dossier correct kan aanvullen:

• uw dossiernummer
• het identificatienummer in het Belgisch rijksregister van elke natuurlijke persoon met een rol in het dossier
• het Belgisch ondernemingsnummer van elke professional, onderneming of openbare instantie met een rol in het dossier
• het e-mailadres voor contact van elke natuurlijke of rechtspersoon met een rol in het dossier

Het duurt hooguit één week om het dossier over te brengen. Daarna kunt u uw dossier raadplegen en er acties uitvoeren vanuit onze toepassing e-DEPO.

Sinds 01/02/2019 heeft het depositocertificaat bij de Deposito- en Consignatiekas een ander en moderner uitzicht; het behoudt echter dezelfde waarde. 

Onder 'Onze referentie' vindt u het dossiernummer bij de Deposito- en Consignatiekas. Opdat we u snel en efficiënt zouden kunnen helpen, moet u dit nummer gebruiken in al uw communicatie met onze dienst.

Onder 'identificatienummer' vindt u het rijksregisternummer of het ondernemingsnummer van alle betrokken partijen. De Deposito- en Consignatiekas heeft altijd uw meest recente adres, zonder dat u ons hiervan op de hoogte hoeft te stellen.

Dit document wordt enkel op elektronische wijze aan u geleverd zodra wij het geld hebben ontvangen.

Het document hoeft niet te worden ondertekend om rechtsgeldig te zijn.

Om vrijgave te verlenen volstaat het in te loggen in e-DEPO, het betrokken dossier te selecteren en de actie 'Vrijgave verlenen' te kiezen.

Opgelet: voor dossiers met meerdere begunstigden moet elke begunstigde de vrijgave goedkeuren opdat ze zou kunnen worden uitgevoerd. Daartoe moeten de andere begunstigden inloggen in e-DEPO, het betrokken dossier selecteren en de actie 'De vrijgave valideren' kiezen.

Om een voorafname te vragen volstaat het in te loggen in e-DEPO, het betrokken dossier te selecteren en de actie 'Een voorafname vragen' te kiezen.

Opgelet: voor dossiers met meerdere begunstigden moet elke begunstigde de aanvraag van voorafname goedkeuren opdat ze zou kunnen worden behandeld. Daartoe moeten de andere begunstigden inloggen in e-DEPO, het betrokken dossier selecteren en de actie 'De aanvraag van voorafname bevestigen' kiezen.

Aanvraag van afname: gelieve uw aanvraag via e-mail op te sturen naar info.cdcdck@minfin.fed.be , samen met

• het gewenste bedrag van de voorafname,
• het betrokken dossiernummer, het nummer van de rekening waarop de voorafname moet worden gestort,
• een kopie (voor- en keerzijde) van een identiteitsbewijs van elke begunstigde zoals vermeld bij de creatie van de borgtocht evenals hun gewettigde handtekeningen
• voor de vertegenwoordigers van een rechtspersoon: de statuten die hun hoedanigheid van gevolmachtigde aantonen.

Wanneer een begunstigde een aanvraag van voorafname heeft verstuurd, brengt e-DEPO de garant (u) daarvan onmiddellijk op de hoogte via e-mail. U heeft dan 14 dagen de tijd om een beslissing te nemen in verband met deze aanvraag.

Daartoe moet u inloggen in e-DEPO, het betrokken dossier openen en de actie 'De voorafname aanvaarden' kiezen. U heeft dan de keuze tussen:

• De voorafname aanvaarden: het door de begunstigde gevraagde bedrag wordt dan aan hem betaald.
• De voorafname weigeren: het door de begunstigde gevraagde bedrag wordt niet betaald en het dossier wordt geblokkeerd.

Opmerking: u moet zich uitspreken binnen een termijn van 14 dagen, zo niet voert e-DEPO de door de begunstigde gevraagde betaling uit.

Gewoonlijk wordt een dossier geblokkeerd na een aanvraag tot afname die door de garant wordt afgewezen. De blokkering kan ook het gevolg zijn van een beslaglegging, een conflict tussen de partijen ...

Om een dossier te deblokkeren, moet u een aanvraag indienen bij de Deposito- en Consignatiekas. De in te dienen stukken verschillen volgens de reden van de blokkering:

• In geval van weigering van afname of van conflict tussen de partijen wacht deDeposito- en Consignatiekas tot een vonnis wordt verleend of tot de partijen tot een vergelijk komen.
• In geval van beslag dient men de uitkomst van de beslagprocedure af te wachten.

Een dossier wordt automatisch afgesloten in e-DEPO. Het dossier wordt automatisch afgesloten wanneer het saldo van het dossier immers daalt tot 0 (als gevolg van vrijgave of voorafname).

e-DEPO betaalt dan ook automatisch de eventuele interesten als gevolg van de bewaargeving van geld aan de rechthebbende.

De formulieren voor het aanmaken van een dossier blijven geldig.

• Huurwaarborg
• Overheidsopdracht
• Wet Breyne
• Vervoersvergunning
• Gevraagd door een openbare instantie
• Kansspelen

Neen, het geld moet verplicht in één keer aankomen met de juiste gestructureerde mededeling. Indien één van deze elementen niet in overeenstemming is met de voorschriften, wordt het geld verplicht teruggestort op de uitgevende rekening en gaat e-DEPO ervan uit dat er geen betaling is ontvangen. Als er binnen 30 dagen geen correcte betaling is ontvangen, wordt het dossier automatisch geannuleerd.

In dit geval heeft e-DEPO uw dossier geannuleerd. Wenst u dit dossier toch nog te openen, dan moet u opnieuw vragen om een dossier te openen en moet u alle gegevens opnieuw invoeren via e-DEPO, zoals bij het aanmaken van een nieuw dossier.