MyCustoms

Wat is MyCustoms?

MyCustoms is een digitale applicatie die het werk van de douane ondersteunt door verschillende processen te automatiseren en te digitaliseren, waaronder:

  • Planning van controles
  • Uitvoering van controles
  • Behandeling van terugbetalingsaanvragen

Deze acties verlopen voortaan via gecentraliseerde communicatie via MyMinfinPRO.

Wat doet MyCustoms in het kader van controle?

MyCustoms zorgt voor meer rechtszekerheid, uniformiteit en snelheid in de douaneprocessen.

Versterkte rechtszekerheid en uniformiteit:

  • Selectie: Een betere risicoanalyse vermindert onnodige selecties en maakt gerichter werken mogelijk. We zetten ook in op meer geautomatiseerde selectie, zodat dezelfde deselectiecriteria gelden in het hele Belgische grondgebied.
  • Communicatie: We communiceren via MyMinfin en niet langer via e-mail. Dit zorgt voor een vlotte ontvangst van onze berichten en garandeert dat ze echt van onze administratie komen. Geen phishing of frauduleuze berichten meer.
  • Controle: We werken met nationaal vastgelegde checklists. Zo wordt een controle in Brussel op dezelfde manier uitgevoerd als in Bierset of Gent. Dit zorgt voor een gelijk speelveld voor alle economische operatoren, ongeacht de regio.

Efficiëntie en tijdwinst:

  • Dossiervoorbereiding: Door alle informatie in één systeem te centraliseren, kunnen onze controleurs hun controles beter voorbereiden. Alles wat ze nodig hebben is op één plek beschikbaar. De tijd van de douaniers zal dus efficiënter worden benut. Bovendien zullen de operatoren beter geïnformeerd zijn over de stand van zaken van het dossier.
  • Versnelde controles: Op termijn kunnen sommige controles rechtstreeks op de bestemming in België plaatsvinden, afhankelijk van het risiconiveau. Dit verkort de wachttijden en verlaagt de opslagkosten in havens of luchthavens.

Wat verandert er op korte termijn?

Binnenkort zullen de controles worden gemeld via MyMinfinPRO. De aangever/douanevertegenwoordiger ontvangt een bericht over de controle en wordt gevraagd de vereiste documenten in te dienen.

Opgelet: het is altijd de aangever die de kennisgeving van de controles ontvangt, ongeacht of het om een directe of indirecte vertegenwoordiging gaat.

Hij/zij kan rechtstreeks antwoorden in MyMinfinPRO en daar de gevraagde documenten uploaden.

Bereid u nu al voor:

  1. Vraag het Douane Pro-mandaat aan, als u dat nog niet hebt. Dit geldt ook in het geval dat de importeur de aangever is.
  2. Ken de rol 'FOD Fin Mandataris Douane & Accijnzen + Douaneformaliteiten' toe aan de medewerkers die instaan voor de communicatie met de administratie.

Vragen?

Raadpleeg de officiële website van de Douane Pro-mandaten of neem contact op met uw gebruikelijke contactpersoon.

MyCustoms Refund: Terugbetalingen vereenvoudigen

MyCustoms Refund zorgt voor een vlottere en transparantere afhandeling van terugbetalingsaanvragen (wijzigingen, annuleringen in IDMS of AC4).

Het proces in 5 stappen

  1. Aanvraag tot annulering/wijziging in IDMS of AC4.
  2. Automatische aanmaak van het dossier in MyCustoms Refund en verzending van een aanvraag via MyMinfinPRO (formulier + bijlagen). Met de DouanePRO-volmacht verleent een onderneming aan een professional (gemachtigdenbedrijf of zelfstandige) online toegang tot verzoeken en aanvullende documentaanvragen. Zod kan deze in naam van de onderneming de nodige stappen ondernemen bij de FOD Financiën. De volmacht is essentieel om een verzoek tot wijziging of annulering in IDMS/AC4 in te dienen wanneer dit wordt gedaan door een andere marktdeelnemer dan degene die de oorspronkelijke aangifte heeft ingediend.
  3. Beoordeling van de ontvankelijkheid door de bevoegde diensten.
  4. Opvolging van het dossier in MyMinfinPRO, met eventuele informatieverzoeken of intentie tot weigeren/recht om gehoord te worden.
  5. Beslissing:
    • Terugbetaling op de FRCT of op een bankrekening
    • Beslissing tot niet-terugbetaling

Voor/na: wat verandert er?

Vroeger

Met MyCustoms Refund

Aanvragen via e-mail

Aanvraag via IDMS/AC4 + MyMinfinPRO

Communicatie via e-mail

Alles via MyMinfinPRO

Geen overzicht van documenten

Volledig dossier zichtbaar in MyMinfinPRO

Beperkte opvolgingsinformatie

Continue online opvolging

Moeilijk te identificeren dossierbeheerder

Rechtstreekse communicatie in MyMinfinPRO

Geen categorisatie

Dossiers gelabeld per type

Alleen weigering bij terugbetaling

Recht om gehoord te worden, bij elke wijziging

Hoe aanvragen behandelen?

Navigeer in MyMinfinPRO:

  • Mijn documenten → Aanvullende documenten
  • Mijn berichten (voor meldingen)

Tip: U kunt een automatische doorsturing van MyMinfinPRO-berichten naar een e-mailadres naar keuze instellen via e-Box Enterprise (zie instellingen). Momenteel is het slechts mogelijk om één enkel e-mailadres op te geven. U kunt echter gebruik maken van tags: douanecontrole verwijst naar de controles van de eerste lijn, terwijl importaangifte of AC4 betrekking hebben op het onderdeel Refund.

Belangrijk: elke operator moet ervoor zorgen dat bevoegde medewerkers toegang hebben tot deze berichten en dossiers. De toegang heeft enkel betrekking op berichten met betrekking tot de douane. Er is dus geen informatie zichtbaar over Tax-on-web, btw of andere domeinen.

Bij gebrek aan antwoord kan de ontvankelijkheid van de aanvraag worden geweigerd waarna de annulatie of het amendement wordt geannuleerd in IDMS/AC4.

Heeft u nog vragen?

Raadpleeg de officiële website van de Douane Pro-mandaten of neem contact op met uw gebruikelijke contactpersoon.

Momenteel is MyMinfinPro enkel beschikbaar in het Frans en het Nederlands.