FAQ

FAQ

  • AEO

    Klinken wederzijds vertrouwen, betere douaneprocessen, optimaliseren, interne controle en concurrentievoordeel u als muziek in de oren?

    Zet de stap dan naar de AEO-vergunning!

    Bovenop de wettelijke voordelen op gebied van douane en veiligheid, zal het statuut van geautoriseerde marktdeelnemer je als onderneming doen nadenken over de structuur van je onderneming en de douaneprocessen die je hanteert. Het zal automatisch leiden tot een betere interne controle, communicatie en optimalisering van je bedrijfsprocessen op gebied van logistiek en douaneformaliteiten.

    Er ontstaat bovendien door het van statuut geautoriseerde marktdeelnemer een betere verstandhouding tussen de douaneautoriteiten en je bedrijf die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen. Op internationaal vlak levert de erkenning een concurrentieel voordeel op, want met een ander AEO-gecertificeerd bedrijf handel drijven zal eenvoudiger verlopen.

  • Wat is het statuut AEO?

    Het concept van geautoriseerde marktdeelnemer (Authorised Economic Operator (AEO)) is gebaseerd op het partnerschap Douane - Bedrijven ingevoerd door de Wereld Douane Organisatie (WDO)

    Bedrijven met een AEO-statuut zijn economische operatoren die voldoen aan een aantal gedefinieerde criteria in het douanewetboek van de Unie en die vrijwillig het AEO-statuutaanvragen. Ze werken nauw samen met de douaneautoriteiten om de internationale toeleveringsketen te beveiligen. Bedrijven met een AEO-statuut ontvangen voordelen zowel binnen als buiten de EU.

    De erkenning geldt dus niet enkel in België, maar binnen de volledige Europese Unie en in de derde landen waarmee de Europese Unie een akkoord inzake wederzijdse erkenning heeft gesloten. Dit betekent dat gelijkaardige programma’s in derde landen en het AEO-programma van de EU als gelijkwaardig worden beschouwd. Er zijn al akkoorden met Zwitserland, Andorra, Japan, Noorwegen, de VS en China.

  • Welk soort AEO-vergunning heeft u nodig?
    • Afhankelijk van de aard van uw activiteiten en uw rol binnen de internationale toeleveringsketen heeft u de keuze uit 2 types van vergunningen, die elk specifieke voordelen bieden.

    Type vergunning

    Criteria

    Voordelen

    A) AEO-Douanevereenvoudigingen
    (AEO-C of AEO Customs)

    1. Bevredigende antecedenten op het gebied van de naleving van douanevereisten en belastingvoorschriften en geen strafblad met zware misdrijven inzake de economische activiteit

    2. Deugdelijke handels- en vervoersadministratie die passende veiligheidscontroles mogelijk maakt

    3. Bewijs van financiële solvabiliteit

    4. Praktische vakbekwaamheid of beroepskwalificaties die rechtstreeks samenhangen met de verrichte activiteit

    1. Gemakkelijkere toegang tot douanevereenvoudigingen (EIDR, gecentraliseerde vrijmaking, self-assessment

    2.Vermindering fysieke en documentaire controles

    3. Voorafgaandelijke kennisgeving wanneer de zending is geselecteerd voor een documentaire controle

    4. Prioritaire behandeling bij douanecontrole

    5. Vermindering of vrijstelling doorlopende zekerheidstelling inzake douane

    6. Keuze van plaats van controle (onder voorwaarden)

    7. Indirecte voordelen

    B) AEO-Veiligheid en zekerheid
    (AEO-S of AEO Security and Safety)

    1. Bevredigende antecedenten op het gebied van de naleving van douanevereisten en belastingvoorschriften en geen strafblad met zware misdrijven inzake de economische activiteit

    2. Deugdelijke handels- en vervoersadministratie die passende veiligheidscontroles mogelijk maakt

    3. Bewijs van financiële solvabiliteit

    4. Passende normen inzake veiligheid en zekerheid

    1. Vermindering fysieke en documentaire controles

    2. Voorafgaandelijke kennisgeving bij een fysieke controle

    3. Prioritaire behandeling bij douanecontrole

    4. Keuze van plaats van controle (onder voorwaarden)

    5. Indirecte voordelen

    6. Wederzijdse erkenning tussen de EU en 3de landen

     
    • Een economische operator kan tegelijkertijd titularis zijn van beide soorten vergunning (AEOC en AEOS). In dat geval dient hij te voldoen aan zowel de criteria voor AEOC als die voor AEOS en maakt hij ook aanspraak op de voordelen van beiden.

     

  • Wat zijn de indirecte en toekomstige voordelen voor uw onderneming?
    • Naast de directe voordelen waarin de wetgeving voorziet, kunt u als bedrijf met een AEO-statuut ook genieten van indirecte voordelen die niet rechtstreeks verband houden met uw activiteiten op douanevlak, die een sterk positief effect kunnen hebben op uw activiteiten als operator in het algemeen. Hierbij enkele voorbeelden van die indirecte voordelen:

      • erkenning als betrouwbare en veilige handelspartner;

      • betere relaties met de douane en andere overheidsinstanties;

      • een evaluatie van het geheel van uw activiteiten en diensten, wat u toelaat  om hun functionering te optimaliseren en om hun samenwerking te verbeteren;

      • aanzienlijke verbeteringen in volgende domeinen: zichtbaarheid en traceerbaarheid, veiligheid van het personeel, ontwikkeling van normen, selectie van handelspartners, veiligheid van de goederen en het vervoer, opbouw van organisatie-infrastructuurbewustzijn, etc.

        En meer concreet:

      • minder diefstal en verlies;

      • minder zendingen met een vertraging;

      • verbeterde planning;

      • betere dienstverlening voor klanten;

      • betere klantenbinding;

      • beter voorraadbeheer;

      • betere personeelsbetrokkenheid;

      • vermindering van het aantal incidenten op vlak van veiligheid en zekerheid;

      • vermindering van de kosten voor controles bij leveranciers en versterking van de samenwerking;

      • minder criminaliteit en vandalisme;

      • verbetering van de veiligheid en communicatie tussen partners in de toeleveringsketen.

        Bovendien kunnen AEO-bedrijven in de toekomst deel uitmaken van “betrouwbare goederenstromen” (trusted trade lanes). Hierbij zullen de klassieke transactionele controles, die een onderbreking betekenen voor de logistieke stroom, volledig verdwijnen. Er zal een nieuwe controle ontstaan op basis van een elektronische gegevensuitwisseling tussen douaneautoriteiten, zonder hierbij de goederenstroom te verstoren in de internationale logistieke keten.

        In de toepassing van het Douanewetboek van de Unie (Union Customs Code of UCC, sinds 1 mei 2016 van kracht)  is het bezit van een AEO-vergunning voor douanevereenvoudigingen (AEOC) of het voldoen aan sommige van de AEO-C criteria vaak  één  van de voorwaarden om te kunnen genieten van een douanevereenvoudiging.

        Voorbeelden hiervan zijn:

        Entry into the Records (EiDR):

        “Entry into the declarant’s records”  is een douanevereenvoudiging waardoor een geautoriseerde marktdeelnemer voor douanevereenvoudigingen een douaneaangifte, waaronder een vereenvoudigde aangifte, mag indienen onder de vorm van een inschrijving in de administratie van de aangever. Op voorwaarde dat de gegevens van die aangifte ter beschikking staan voor de douaneautoriteiten in het elektronische systeem van de aangever op het tijdstip waarop de douaneaangifte, in de vorm van een inschrijving in de administratie van de aangever, wordt ingediend.

        Centralised Clearance (CC):

        Bij gecentraliseerde vrijmaking (Centralised Clearance) worden de douaneaangiften steeds ingediend op één en hetzelfde douanekantoor dat verantwoordelijk is voor de plaats waar hij is gevestigd (controlekantoor), ook wanneer de goederen op een ander voorzien kantoor in de EU worden aangeboden.

        Self-Assessment (SA)

        Met de vergunning “Self-Assessment” mag de geautoriseerde marktdeelnemer zelf bepaalde douaneformaliteiten vervullen die door de douane moeten worden vervuld, het verschuldigde bedrag aan invoer- en uitvoerrechten vaststellen en bepaalde controles uitvoeren onder douanetoezicht. 

  • Wie kan een AEO-vergunning aanvragen?

    Alle deelnemers aan de internationale logistieke keten en die douaneactiviteiten ontwikkelen kunnen een vergunning aanvragen ongeacht de grootte van het bedrijf:

    • fabrikant van goederen
    • importeur
    • exporteur
    • douane-vertegenwoordiger
    • vervoerder
    • expediteur
    • groupeur
    • terminalexploitant
    • entreposeur
    • overige.
  • Hoe verkrijgt u een AEO-vergunning?

    In België bestaat het proces voor aflevering van een AEO-vergunning uit 5 stappen.

    Stap 1: de aanvraag en de analyse van deze aanvraag

    Een volledige aanvraag moet het ingevulde  aanvraagformulier (PDF, 1.52 MB), (zie de  handleiding (PDF, 17.34 KB), de ingevulde zelfevaluatie  Self Assessment vragenlijst (XLSX, 59.06 KB)) en alle vereiste bijlagen bevatten.( Aanvraag bijlagen (ZIP, 361.33 KB))

    Uw aanvraagdossier moet geadresseerd worden:

    • per post naar Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen, Operations, Team Vergunningen, Nationale Cel Certificering AEO, North Galaxy, Toren A (NG A11) - bus 37, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL die optreedt als centraal contactpunt

    • of per mail (link sends e-mail).

      Binnen 30 kalenderdagen na ontvangst, wordt de ontvankelijkheid van uw aanvraag geanalyseerd. Indien er eventueel informatie ontbreekt, zal u gevraagd worden om deze binnen maximum 30 dagen aan te leveren.

      Stap 2: Risicoanalyse na het verzamelen en analyseren van gegevens

      Gedurende deze stap, proberen wij om zo veel mogelijke relevante informatie te verkrijgen, om een risicoanalyse uit te kunnen voeren en daarnaast een efficiënte audit voor te bereiden. Deze analyse baseert zich op de informatie dat u ons heeft verstrekt (SAQ, bijlagen, etc.) en die wij zelf verzameld hebben. Deze stap bestaat uit volgende elementen:

    • inzicht verwerven in uw activiteiten en de omgeving/sector waarin uw onderneming actief is en de rol en de verantwoordelijkheden van uw onderneming in de logistieke keten identificeren;

    • informaties over u verkrijgen vanuit andere overheidsinstanties of andere lidstaten via de raadplegingsprocedure;

    • bepalen van de risico’s voor uw onderneming op vlak van veiligheid en beveiliging en dit op basis van uw rol in de internationale logistieke keten;

    • het controleplan opstellen aan de hand van de resultaten van de risicobeoordeling;

    • de naleving van de criteria zo veel mogelijk te verifiëren;

      Stap 3: de audit of de zelfevaluatie door de marktdeelnemer

      Op basis van de informatie uit de zelfevaluatie en de informatie uit andere bronnen zal de Douane het profiel van uw handelsactiviteiten (en in het bijzonder van uw logistieke keten) met de reële situatie vergelijken.

      De  zelfevaluatie  dient om:

    • uw bestaande systemen, procedures, werkmethodes en interne controle in het kader van de AEO-criteria in vraag stellen;

    • vermindering van de door de Douane uit te voeren operationele testen en dus een beperkte aanwezigheid van de Douane in uw onderneming.

      De audit dient om de doeltreffendheid van uw procedures te beoordelen en om te bepalen of u de belangrijkste risico's die inherent zijn aan uw bedrijf had geïdentificeerd. Het dient dus ook om te bepalen of u de nodige maatregelen hebt genomen om de geïdentificeerde risico’s te dekken. Er wordt een auditplan voorbereid op basis van de resultaten van de risicoanalyse alvorens er wordt overgegaan tot de audit. Tijdens deze fase worden 2 soorten analyse uitgevoerd op de zelfevaluatie:

    • evaluatie van de kwaliteit van het Controle-ontwerp (Design Effectiveness Testing - DE). Men gaat na of alle risico’s gedekt zijn door voldoende en adequate controleactiviteiten, ingericht door u als marktdeelnemer zelf;

    • evaluatie van de Operationele effectiviteit (Operational Effectiveness Assessment - OE). Men gaat na of alle door u als marktdeelnemer omschreven controleactiviteiten ook daadwerkelijk operationeel zijn.

      Als de kwaliteit van het controle-ontwerp niet voldoende is om te oordelen dat aan de AEO criteria is voldaan, zullen er testen met betrekking tot de operationele effectiviteit plaatsvinden vooraleer de AEO-vergunning wordt afgeleverd.

      Stap 4: de beslissing over de afgifte van de vergunning

      Op basis van de resultaten van de audit, kan de vergunning afgeleverd of geweigerd worden.

      De Douane kan eventueel beslissen om de afgifte van de vergunning op te schorten tot de marktdeelnemer alle voorwaarden waaraan niet is voldaan, toch kan nakomen.

      Stap 5: het opstellen van een controleplan

      Met het opstellen van een individueel controleplan streeft de Douane twee doelstellingen na:

    • bepalen van alle controlemaatregelen (verificaties van aangiften en fysieke controles van goederen) die nodig geacht worden (rekening houdende met de restrisico’s).

      Op basis van dit individueel controleprogramma kunnen verminderde selectiepercentages voor controles worden toegepast.

      OPGELET: Het AEO-statuut stelt u als marktdeelnemer evenwel NIET VRIJ van controles, maar verminderde selecties voor controles zijn wel mogelijk.

      Bepalen van de uit te voeren horizontale controles op de systemen van de onderneming, meer bepaald op processen en procedures, de veiligheidssystemen, het interne controlesysteem van de marktdeelnemer.

  • AEO en wat nu?

    Het is van belang dat het AEO-statuut en de voordelen die eraan gekoppeld zijn, regelmatig geëvalueerd worden, op basis van:

    • de resultaten van de controleactiviteiten beschreven in het controleplan;

    • bepaalde indicaties die op veranderingen van uw activiteiten van de marktdeelnemer wijzen: uw organisatie, uw procedures,…

    • andere algemene of specifieke informatie die een effect kan hebben op de vereenvoudiging/facilitatie die aan u als marktdeelnemer is toegekend;

    • het feit of de risico’s van de AEO-vergunninghouder nog steeds onder controle zijn.

      Als een van de elementen van de evaluatie aangeeft dat u als marktdeelnemer niet langer alle risico’s onder controle heeft, informeert de Douane u hierover. U wordt dan geacht verbeteringsacties te ondernemen, die de Douane zal evalueren. Dit kan ertoe leiden dat het statuut van AEO moet worden opgeschort of ingetrokken.

  • Meer info?

    Bent u nog niet overtuigd en wenst u meer info, neem contact op met de klantencoördinator van uw regio of stuur een e-mail naar  aeo.general@minfin.fed.be