Om een provisierekening te openen, vraagt u een gestructureerde mededeling aan via de toepassing ‘Gestructureerde mededeling’.

1. Vul bij ‘Ondernemingsnummer’ uw ondernemingsnummer in.
2. Klik op de knop ‘Bereken’.

U krijgt dan de gestructureerde mededeling. We berekenen die op basis van uw ondernemingsnummer, gevolgd door een controlegetal. Voor hetzelfde ondernemingsnummer krijgt u dus altijd dezelfde gestructureerde mededeling.

Bij eventuele technische problemen met de toepassing kunt u contact opnemen met de FOD Financiën.

Opgelet: als uw ondernemingsnummer wijzigt, dan moet u een nieuwe gestructureerde mededeling maken met het nieuwe ondernemingsnummer.

• Schrijf de provisies over op het enige rekeningnummer BE26 6792 0023 0329.
• Gebruik bij elke provisie-overschrijving de gestructureerde mededeling.

Als u uw provisierekening niet langer gebruikt, bijvoorbeeld omdat u een nieuw ondernemingsnummer hebt of met pensioen gaat, dan kunt u ze laten afsluiten zodat u het eventuele saldo terugbetaald krijgt. 

U stuurt dan via e-mail of per post een aanvraag tot terugbetaling van het saldo van de provisierekening aan het kantoor Rechtszekerheid van uw standplaats of zetel (ook het kantoor dat uw repertorium behandelt). Vermeld zeker:

• uw KBO-nummer
• uw gestructureerde mededeling FIRST
• het rekeningnummer waarop we het saldo moeten terugbetalen
• dat er geen akten op hypothecair vlak meer behandeld moeten worden voor het KBO-nummer en dat er geen hypothecaire opzoekingen meer zullen worden gevraagd

Wilt u dat we een bepaald bedrag terugbetalen op uw rekening (bijvoorbeeld omdat u per ongeluk een te groot bedrag overschreef) of voor rekening van een andere provisieklant (bijvoorbeeld omdat u per ongeluk de gestructureerde mededeling van iemand anders gebruikte)? Dan kunt u een aanvraag tot terugbetaling indienen.

Stuur die aanvraag via e-mail of per post naar het kantoor Rechtszekerheid van uw standplaats of zetel (ook het kantoor dat uw repertorium behandelt). Die aanvraag bevat zeker:

• het KBO-nummer van de provisieklant waar het te grote bedrag staat,
• de gestructureerde mededeling FIRST van de provisieklant waar het te grote bedrag staat en zijn akkoord met de terugbetaling of verplaatsing,
• het specifieke bedrag dat we moeten terugbetalen of verplaatsen,
• ofwel het rekeningnummer van de provisieklant waarop we het bedrag moeten terugbetalen, ofwel het rekeningnummer FIRST voor provisieklanten met de gestructureerde mededeling waarvoor het bedrag eigenlijk bestemd was,
• de motivering waarom we dit bedrag moeten terugbetalen of verplaatsen.

Sinds 6 november 2023 gebruiken we de unieke provisierekening voor hypothecaire formaliteiten en hypothecaire opzoekingen:

• de retributies verschuldigd op stukken onderworpen aan een wettelijke hypothecaire formaliteit: overschrijving, inschrijving, randmelding (bijvoorbeeld de doorhaling)
• het hypotheekrecht van 0,3 %
• de retributies verschuldigd voor hypothecaire opzoekingen

Volgende stappen

Op nog nader te bepalen datums treedt de nieuwe werkwijze ook in werking voor:

• de registratierechten (federale en geregionaliseerde Brusselse en Waalse registratierechten) verschuldigd bij de formaliteit van registratie
• de betaling van het recht op geschriften betaald via het repertorium
• de betaling voor de opzoekingen voor registratie en successie (bijvoorbeeld voor de dertigjarige titel van eigendom)

Aanbieding van de akte

U biedt de akten van gerechtsdeurwaarders op papier aan bij het bevoegde kantoor Rechtszekerheid:

• ofwel via de post
• ofwel op afspraak bij het kantoor Rechtszekerheid

Vermeld ook uw ondernemingsnummer als gerechtsdeurwaarder zodat er geen verwarring ontstaat over de provisionering.

Opgelet: bij aanbieding via de post gaat het hier om het fysieke adres van het bevoegde kantoor Rechtszekerheid en niet om het adres van de centrale scanningscentra.

Behandeling van de akte

We gaan na of de akte aan de wettelijke voorwaarden voldoet (waaronder de beschikbare provisie):

• Als niet aan de voorwaarden voldaan is, moeten we de akte weigeren.
• Als aan de voorwaarden voldaan is, wordt de provisie gereserveerd en daarna verbruikt op de provisierekening.

Aflevering van het relaas

U ontvangt de aan de hypothecaire formaliteit onderworpen akte met het relaas (of het weigeringsbericht met de motivering van de weigering) op papier.

Aanvraag van de opzoeking

Stuurt u uw aanvragen per post? Doe dat dan naar het scanningcentrum in Gent (Nederlandstalige documenten) of in Namen (Franstalige of Duitstalige documenten).

Voeg de volgende informatie toe:

• uw ondernemingsnummer als gerechtsdeurwaarder (zodat er geen verwarring over de provisionering ontstaat)
• het specifieke busnummer van het bevoegde kantoor Rechtszekerheid

In de kantorengids van de FOD Financiën vindt u:

• het e-mailadres van het bevoegde kantoor Rechtszekerheid
• de adressen van de scanningcentra en het specifieke busnummer van het bevoegde kantoor Rechtszekerheid

Behandeling van de opzoeking

We gaan na of de aanvraag voor een hypothecaire opzoeking aan de wettelijke voorwaarden voldoet (waaronder de beschikbare provisie):

• Als niet aan de voorwaarden voldaan is, moeten we de opzoeking weigeren.
• Als aan de voorwaarden voldaan is, wordt de provisie gereserveerd en daarna verbruikt op de provisierekening.

Als u een dringend getuigschrift aanvraagt en we dat getuigschrift niet-dringend afleveren, annuleren we de gereserveerde meerkost voor dringende aanvragen. Dat bedrag wordt dan opnieuw beschikbaar gemaakt op uw provisierekening.

Aflevering van het getuigschrift

U ontvangt het getuigschrift (of het weigeringsbericht met de motivering van de weigering) op papier.

Het maandrapport van de verbruiksrekening is beschikbaar via MyMinfin. Doorgaans rond de 7de van elke maand wordt het maandrapport van de vorige maand voorzien. U vindt het gemakkelijk terug in het tabblad ‘Mijn documenten’ door te filteren op ‘Voorafbetalingen’.

• Bent u een zelfstandige? Dan is het rapport voor u beschikbaar.
• Gaat het om een onderneming? Dan is het rapport alleen beschikbaar voor de wettelijk vertegenwoordiger.

Bij ambtsverlening wordt de akte aangeboden onder het ondernemingsnummer van de deurwaarder die zijn ambt verleent.

In dat geval moet u de provisie overschrijven op de unieke provisierekening met de gestructureerde mededeling van de deurwaarder die zijn ambt verleent.