Opgelet: wij ontvangen u voortaan alleen op afspraak in al onze kantoren

Nationale provisierekeningen voor gerechtsdeurwaarders

Als u als gerechtsdeurwaarder een hypothecaire formaliteit of opzoeking aanvraagt, dan moet u vanaf 6 november 2023 werken met een unieke nationale provisierekening.

Vanaf die datum gebruiken we enkel die rekening voor de rechten en retributies van de hypothecaire formaliteiten en opzoekingen.

Voor de registratieformaliteit verandert er op 6 november 2023 niets. Daarvoor blijft u voorlopig de bestaande provisierekeningen bij de verschillende kantoren Rechtszekerheid gebruiken.

Met de nieuwe werkwijze zet de FOD Financiën verder in op een efficiënte werking:

  • De vaststelling van de rechten en retributies blijft een bevoegdheid van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (AAPD).
  • De inning en de invordering gaan gefaseerd over naar de Algemene Administratie van de Inning en Invordering (AAII).

Een unieke nationale provisierekening openen en beheren

  • Hoe een unieke nationale provisierekening openen?

    Om een provisierekening te openen, vraagt u een gestructureerde mededeling aan via de toepassing ‘Gestructureerde mededeling’.

    1. Vul bij ‘Ondernemingsnummer’ uw ondernemingsnummer in.
    2. Klik op de knop ‘Bereken’.

    startscherm van de toepassing om een gestructureerde mededeling aan te vragen

    U krijgt dan de gestructureerde mededeling. We berekenen die op basis van uw ondernemingsnummer, gevolgd door een controlegetal. Voor hetzelfde ondernemingsnummer krijgt u dus altijd dezelfde gestructureerde mededeling.

    Bij eventuele technische problemen met de toepassing kunt u contact opnemen met de FOD Financiën.

    Opgelet: als uw ondernemingsnummer wijzigt, dan moet u een nieuwe gestructureerde mededeling maken met het nieuwe ondernemingsnummer.

  • Hoe een unieke nationale provisierekening aanvullen?

    U kunt normaal provisies overschrijven vanaf 23 oktober 2023:

    • Schrijf de provisies over op het enige rekeningnummer BE26 6792 0023 0329.
    • Gebruik bij elke provisie-overschrijving de gestructureerde mededeling.
  • Hoe een unieke nationale provisierekening afsluiten en het saldo terugvragen?

    Als u uw provisierekening niet langer gebruikt, bijvoorbeeld omdat u een nieuw ondernemingsnummer hebt of met pensioen gaat, dan kunt u ze laten afsluiten zodat u het eventuele saldo terugbetaald krijgt. 

    U stuurt dan via e-mail of per post een aanvraag tot terugbetaling van het saldo van de provisierekening aan het kantoor Rechtszekerheid van uw standplaats of zetel (ook het kantoor dat uw repertorium behandelt). Vermeld zeker:

    • uw KBO-nummer
    • uw gestructureerde mededeling FIRST
    • het rekeningnummer waarop we het saldo moeten terugbetalen
    • dat er geen akten op hypothecair vlak meer behandeld moeten worden voor het KBO-nummer en dat er geen hypothecaire opzoekingen meer zullen worden gevraagd
  • Hoe een bedrag op de unieke nationale provisierekening terugvragen zonder de rekening te laten afsluiten?

    Wilt u dat we een bepaald bedrag terugbetalen op uw rekening (bijvoorbeeld omdat u per ongeluk een te groot bedrag overschreef) of voor rekening van een andere provisieklant (bijvoorbeeld omdat u per ongeluk de gestructureerde mededeling van iemand anders gebruikte)? Dan kunt u een aanvraag tot terugbetaling indienen.

    Stuur die aanvraag via e-mail of per post naar het kantoor Rechtszekerheid van uw standplaats of zetel (ook het kantoor dat uw repertorium behandelt). Die aanvraag bevat zeker:

    • het KBO-nummer van de provisieklant waar het te grote bedrag staat,
    • de gestructureerde mededeling FIRST van de provisieklant waar het te grote bedrag staat en zijn akkoord met de terugbetaling of verplaatsing,
    • het specifieke bedrag dat we moeten terugbetalen of verplaatsen,
    • ofwel het rekeningnummer van de provisieklant waarop we het bedrag moeten terugbetalen, ofwel het rekeningnummer FIRST voor provisieklanten met de gestructureerde mededeling waarvoor het bedrag eigenlijk bestemd was,
    • de motivering waarom we dit bedrag moeten terugbetalen of verplaatsen.
  • Ik heb een provisie overgeschreven. Wanneer is die beschikbaar?

    Hou rekening met een verwerkingstijd voor uw overschrijving. Als u een overschrijving uitvoert, is die pas zichtbaar voor onze diensten na de geautomatiseerde verwerking van de gecodeerde dagafschriften (CoDa):

    • Als u ruim op voorhand provisioneert, is er geen enkel probleem.
    • Als u op (werk)dag 1 op de provisierekening betaalt voor 22 uur via dezelfde bank als die van de provisierekening (bpost), is die betaling in principe nog opgenomen in de CoDa van (werk)dag 1+1.
    • Als u op (werk)dag 1 op de provisierekening betaalt voor 15.30 uur via een andere bank, is die betaling in principe opgenomen in de CoDa van (werk)dag 1+1+1.

    Hou daar zeker rekening mee, want we moeten uw aanvraag weigeren als er onvoldoende provisie beschikbaar is.

    Voor de berekening van een eventuele boete voor laattijdigheid wordt rekening gehouden met de boekhoudkundige datum van de betaling.

Nationale provisierekeningen voor gerechtsdeurwaarders

  • Welke rechten en retributies verlopen via de unieke nationale provisierekening?

    Vanaf 6 november 2023 gebruiken we de unieke provisierekening voor hypothecaire formaliteiten en hypothecaire opzoekingen:

    • de retributies verschuldigd op stukken onderworpen aan een wettelijke hypothecaire formaliteit: overschrijving, inschrijving, randmelding (bijvoorbeeld de doorhaling)
    • het hypotheekrecht van 0,3 %
    • de retributies verschuldigd voor hypothecaire opzoekingen

    Volgende stappen

    Op nog nader te bepalen datums treedt de nieuwe werkwijze ook in werking voor:

    • de registratierechten (federale en geregionaliseerde Brusselse en Waalse registratierechten) verschuldigd bij de formaliteit van registratie
    • de betaling van het recht op geschriften betaald via het repertorium
    • de betaling voor de opzoekingen voor registratie en successie (bijvoorbeeld voor de dertigjarige titel van eigendom)
  • Wat is de werkwijze voor hypothecaire formaliteiten?

    Aanbieding van de akte

    U biedt de akten van gerechtsdeurwaarders op papier aan bij het bevoegde kantoor Rechtszekerheid:

    • ofwel via de post
    • ofwel op afspraak bij het kantoor Rechtszekerheid

    Vermeld ook uw ondernemingsnummer als gerechtsdeurwaarder zodat er geen verwarring ontstaat over de provisionering.

    Opgelet: bij aanbieding via de post gaat het hier om het fysieke adres van het bevoegde kantoor Rechtszekerheid en niet om het adres van de centrale scanningcentra.

    Behandeling van de akte

    We gaan na of de akte aan de wettelijke voorwaarden voldoet (waaronder de beschikbare provisie):

    • Als niet aan de voorwaarden voldaan is, moeten we de akte weigeren.
    • Als aan de voorwaarden voldaan is, wordt de provisie gereserveerd en daarna verbruikt op de provisierekening.

    Aflevering van het relaas

    U ontvangt de aan de hypothecaire formaliteit onderworpen akte met het relaas (of het weigeringsbericht met de motivering van de weigering) op papier.

  • Wat is de werkwijze voor hypothecaire opzoekingen?

    Aanvraag van de opzoeking

    Stuurt u uw aanvragen per post? Doe dat dan naar het scanningcentrum in Gent (Nederlandstalige documenten) of in Namen (Franstalige of Duitstalige documenten).

    Voeg de volgende informatie toe:

    • uw ondernemingsnummer als gerechtsdeurwaarder (zodat er geen verwarring over de provisionering ontstaat)
    • het specifieke busnummer van het bevoegde kantoor Rechtszekerheid

    In de kantorengids van de FOD Financiën vindt u:

    • het e-mailadres van het bevoegde kantoor Rechtszekerheid
    • de adressen van de scanningcentra en het specifieke busnummer van het bevoegde kantoor Rechtszekerheid

    Behandeling van de opzoeking

    We gaan na of de aanvraag voor een hypothecaire opzoeking aan de wettelijke voorwaarden voldoet (waaronder de beschikbare provisie):

    • Als niet aan de voorwaarden voldaan is, moeten we de opzoeking weigeren.
    • Als aan de voorwaarden voldaan is, wordt de provisie gereserveerd en daarna verbruikt op de provisierekening.

    Als u een dringend getuigschrift aanvraagt en we dat getuigschrift niet-dringend afleveren, annuleren we de gereserveerde meerkost voor dringende aanvragen. Dat bedrag wordt dan opnieuw beschikbaar gemaakt op uw provisierekening.

    Aflevering van het getuigschrift

    U ontvangt het getuigschrift (of het weigeringsbericht met de motivering van de weigering) op papier.

  • Waar vind ik de maandelijkse verbruiksrekening?

    We voorzien de maandelijkse verbruiksrekening zo snel mogelijk in MyMinfin.

  • Hoe ga ik te werk bij ambtsverlening?

    Bij ambtsverlening wordt de akte aangeboden onder het ondernemingsnummer van de deurwaarder die zijn ambt verleent.

    In dat geval moet u de provisie overschrijven op de unieke provisierekening met de gestructureerde mededeling van de deurwaarder die zijn ambt verleent.

  • Hoe ga ik te werk bij plaatsvervanging?

    Een plaatsvervanger biedt de akte aan onder het ondernemingsnummer van de vervangen deurwaarder.

    In dat geval moet u de provisie overschrijven op de unieke provisierekening met de gestructureerde mededeling van de vervangen deurwaarder.

  • Zijn er overgangsmaatregelen?

    Opgelet, woensdag 1 november 2023 is een wettelijke feestdag, 2 november 2023 is een sluitingsdag en ook 3 november 2023 (brugdag) is een sluitingsdag voor de FOD Financiën.

    • Als u oude provisierekeningen hebt bij afzonderlijke kantoren Rechtszekerheid, moeten die nog voldoende geprovisioneerd zijn zodat we de stukken waar nodig nog in het oude systeem kunnen verwerken.
    • Als u een akte aanbiedt op een kantoor Rechtszekerheid waarbij u geen oude provisierekening hebt (betaling akte per akte), is een tijdige voorafgaande betaling vereist.

    We raden aan om op 30 en 31 oktober 2023 zo weinig mogelijk akten aan te bieden. Als het kantoor Rechtszekerheid op die dagen een akte moet weigeren en u die pas op 31 oktober 2023 vanaf 12 uur opnieuw aanbiedt, moet het kantoor de akte in het nieuwe systeem behandelen. Er moet dan voldoende provisie op de nieuwe unieke provisierekening staan, anders moet het kantoor de akte opnieuw weigeren.

    Als voor een akte aangeboden tot 31 oktober 2023 om 12 uur geen betaling beschikbaar is op de rekening van het kantoor Rechtszekerheid op die datum (CoDa ontvangen op de ochtend van 31 oktober 2023), moet het kantoor die akte weigeren. U moet de akte dan opnieuw aanbieden, maar dan in het nieuwe systeem met voorafgaande provisionering op de nieuwe unieke rekening.

    Vanaf 31 oktober 2023 om 12 uur geldt voor de aangeboden akten (of heraangeboden na weigering) en voor de aangevraagde hypothecaire opzoekingen (of heraangevraagd na weigering) automatisch het nieuwe systeem.

  • Hoe verloopt de afsluiting van de oude provisierekening?

    Na het afsluiten van de maandboekhouding van oktober 2023 en uiterlijk op 13 november 2023 ontvangt u de eindverbruiksrekening voor hypotheken van de maand oktober 2023.

    1. U ontvangt van het kantoor Rechtszekerheid via e-mail welk saldo er op de oude provisierekening staat.
    2. Bezorg uw akkoord (of uw opmerkingen) uiterlijk op 20 november 2023 via een reply op die e-mail. Vermeld ook het rekeningnummer waarop u het saldo wilt ontvangen. Als er een negatief saldo zou zijn, moet u dat bedrag uiteraard zo snel mogelijk op de rekening van het kantoor Rechtszekerheid overschrijven.

    Als we uw uitdrukkelijk akkoord nog niet ontvangen hebben op 20 november 2023, wordt dit akkoord geacht ontvangen te zijn op die datum. U ontvangt het eventuele saldo dan op het laatste rekeningnummer waarmee u de provisierekening provisioneerde.

    Opgelet:

    • Er is geen overdracht van sommen op de oude provisierekening naar de nieuwe nationale provisierekening.
    • Als er nog aanvragen voor dringende getuigschriften ontvangen zijn waarvoor op dat moment nog niet duidelijk is of we die ook dringend kunnen afleveren, houden we bij het bepalen van het saldo rekening met het dringende tarief. Als die getuigschriften achteraf toch niet-dringend afgeleverd werden, krijgt u de meerkost voor dringende aanvragen spontaan teruggestort op uw (laatst gebruikte) rekening.