Opgelet: wij ontvangen u voortaan alleen op afspraak in al onze kantoren. 

Fiscale woonplaatsattesten (276Conv) - gegroepeerde aanvragen

Als financiële instelling dien ik gegroepeerde aanvragen in voor verschillende klanten. Hoe kan ik een dergelijk verzoek indienen als ik geen elektronisch mandaat heb?

Sinds 1 januari 2023 kunt u geen gegroepeerde aanvragen voor fiscale woonplaatsattesten meer indienen

  • per post (naar het adres van het bevoegde centrum of naar elk ander adres van de FOD Financiën), of
  • per e-mail (evenmin naar het e-mailadres goge.certificates@minfin.fed.be van de GO-administratie).

Uitzondering: bij wijze van uitzondering zullen wij nog collectieve aanvragen aanvaarden voor natuurlijke personen of natuurlijke personen-ondernemingen die een woonplaatsattest nodig hebben met vermelding van de periode van verblijf (met name voor inkomsten uit een vorige periode) en/of de bedragen van de inkomsten. Bij wijze van uitzondering kunt u dergelijke collectieve aanvragen rechtstreeks per post naar de bevoegde centra blijven sturen. U moet de op onze website beschikbare formulieren invullen en voor elke cliënt een volmacht toevoegen.
 

Uw gegroepeerde aanvragen centraal versturen

Sinds 1 januari 2023 kunt u gedurende een bepaalde periode gegroepeerde aanvragen voor klanten indienen (1e aanvraagvenster: van 16 januari 2023 tot en met 16 februari 2023).

De aanvragen moeten worden ingediend aan de hand van een gestructureerd XML-bestand (of een Excel-bestand - overgangsmaatregel in 2023). Een SPOC, aangewezen door elke financiële instelling (maximaal 4 personen per instelling), moet de bestanden uploaden naar een beveiligd platform van de FOD Financiën.

Voor elke cliënt moet u bij de gestructureerde bestanden een volmacht toevoegen (overgangsmaatregel in 2023 - een verklaring op eer van elke financiële instelling dat zij in het bezit is van alle volmachten; de FOD Financiën behoudt zich het recht voor om ad hoc volmachten te vragen voor een steekproef van deze klanten).

Aansluitend op de automatische verwerking zal de FOD Financiën de attesten en het overzichtsbestand met de status van elke aanvraag (Verwerkt/Niet verwerkt/Incompleet) uploaden naar de SharePoint. Deze documenten worden opgeslagen in een versleuteld zip-bestand met een wachtwoord dat per e-mail aan de SPOC's wordt meegedeeld (via de onetimesecret-procedure).

Voorbeelden van gestructureerde bestanden (XML en Excel), de toegangsmethode tot het beveiligde platform en andere praktische details zijn ook aan FEBELFIN meegedeeld.
 

De procedure in detail

  • Vul een XML-bestand in per doelgroep: een bestand voor natuurlijke personen (inclusief natuurlijke personen - ondernemingen) en een bestand voor rechtspersonen.
    Om het XML-bestand te valideren, moet u een XSD-bestand gebruiken. Als de gegevens in het bestand onjuist of onvolledig zijn of niet in het vereiste formaat worden verstrekt, wordt de aanvraag afgewezen.
    In tegenstelling tot het XML-bestand voor rechtspersonen mag het XML-bestand voor natuurlijke personen alleen aanvragen voor attesten bevatten zonder vermelding van specifieke verblijfsperioden en zonder details over het inkomen.
  • Vermeld in het XML-bestand de aanvragen van klanten die u in het jaar 2023 in grote aantallen naar de FOD Financiën zult versturen.
  • Vermeld in het XML-bestand een postadres in België.
  • Wijs maximaal vier personeelsleden (per instelling) aan als ‘SPOC fiscale woonplaatsattesten’ die verantwoordelijk zijn voor het uploaden van de XML-bestanden naar een beveiligde SharePoint opslagruimte.
    Om hen toegang te verlenen tot het online dossier, bezorgt u de FOD Financiën hun naam en e-mailadres via het e-mailadres ge-go@minfin.fed.be. Dit e-mailadres mag niet worden gebruikt voor specifieke vragen over woonplaatsattesten. Neem voor deze vragen contact op met de bevoegde beheersdiensten.
  • Gebruik de SharePoint om:
    • tussen 16 januari 2023 en 16 februari 2023 een versleuteld zip-bestand te uploaden dat het volgende moet bevatten:
      • een XML-bestand met de gegroepeerde aanvragen van klanten-natuurlijke persoon en natuurlijke personen-ondernemingen
      • een XML-bestand met de gegroepeerde aanvragen van de klanten-rechtspersonen
      • een zip-bestand (bestandsnaam: proxy_np.zip) met de volmachten van alle natuurlijke personen (inclusief natuurlijke personen-ondernemingen)
      • een zip-bestand (bestandsnaam: proxy_corp.zip) met de volmachten van alle rechtspersonen
      Voor de volmachten moet u per volmacht een apart pdf-document maken met de titel ‘NationaalNummer.pdf’ (bv. 11225577799.pdf) of ‘KBOnummer.pdf’ (bv. 0123456789.pdf).
    • Het versleutelde zip-bestand moet met een wachtwoord worden beveiligd. Voer uw wachtwoord in op onetimesecret om een unieke link te genereren waarmee het wachtwoord veilig naar FOD Financiën kan worden gecommuniceerd.
    • Verstuur dan deze link naar het e-mailadres ge-go@minfin.fed.be.
    • het overzichtsbestand met de status van elke aanvraag te downloaden
    • de woonplaatsattesten voor gevalideerde aanvragen te downloaden


Behandeling van aanvragen door de FOD Financiën

Na ontvangst van het bestand en controle van de volmachten, zal de FOD Financiën de gegevens in zijn systeem invoeren.

De aanvraag bevat geen anomalie? De verwerking gebeurt automatisch en de aanvraag krijgt de status ‘Verwerkt’. Het attest zal beschikbaar zijn op de SharePoint en in het MyMinfin-dossier van de belastingplichtige.

Is er een anomalie ontdekt in de aanvraag? De diensten van de FOD Financiën moeten de aanvraag manueel verwerken. De status ervan zal ‘Niet verwerkt’ zijn en het attest of de beslissing van weigering zal per post worden verstuurd naar het in het bestand vermelde adres.

De klant zal de beslissing ook kunnen raadplegen in het MyMinfin-dossier.

Zijn de aanvraaggegevens onvolledig en/of niet in overeenstemming met het XSD-schema? De diensten van FOD Financiën zullen de aanvraag niet behandelen. De status ervan zal ‘Onvolledig’ zijn.

Na de automatische verwerking uploadt de FOD Financiën de attesten en het overzichtsbestand met de status van elke aanvraag (Verwerkt/Niet verwerkt/Onvolledig) naar de SharePoint.

Deze documenten worden opgeslagen in een beveiligd zip-bestand met een wachtwoord dat per e-mail aan het SPOC wordt meegedeeld (via de procedure onetimesecret).
 

Overgangsmaatregelen in 2023

De FOD Financiën aanvaardt bij uitzondering gestructureerde Excel-bestanden (volgens het op deze pagina gepubliceerde model) in plaats van XML-bestanden (eveneens op deze pagina gepubliceerd).

Een verklaring op erewoord van de financiële instelling dat zij in het bezit is van de volmachten voor elke cliënt volstaat in 2023. De FOD Financiën behoudt zich evenwel het recht voor om spontaan een steekproef van deze volmachten te vragen en de financiële instelling moet dit onmiddellijk verstrekken.

Let op: als de gegevens in het Excel-bestand niet volledig zijn of niet in het juiste formaat zijn aangegeven, kan het verzoek:

  • niet worden verwerkt,
  • leiden tot weigering van het attest,
  • resulteren in een ander type attest dan het gevraagde (bijvoorbeeld attest E-276conv-10 in plaats van attest E-276conv-20).


Voorbeelden van bestanden

Enkele voorbeelden van in het kader van deze indieningsprocedure te gebruiken bestanden:

Informatie voor de belastingplichtigen