U vindt de volledige FAQ via onderstaande link.
Theoretische vragen UBO-register
Wat is een UBO of uiteindelijke begunstigde?
De term UBO of uiteindelijke begunstigde verwijst naar de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar is (zijn) van of zeggenschap heeft (hebben) over een entiteit. Er bestaan verschillende categorieën van UBO’s, naargelang het soort zeggenschap waarover ze beschikken, hun hoedanigheid binnen de informatieplichtige en het type van de betrokken entiteit.
Wat is het verschil tussen een rechtstreekse en onrechtstreekse ubo?
Een “rechtstreekse” UBO is een natuurlijke persoon die rechtstreeks eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige zonder dat hierbij via één of meerdere intermediaire juridische entiteiten moet worden gegaan.
Een “onrechtstreekse” UBO is een natuurlijke persoon die eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige via één of meerdere intermediaire juridische entiteiten.
Wat zijn de verschillende categorieën bij venootschappen?
- 1ste categorie: de natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in het kapitaal van deze vennootschap houdt/houden. De informatieplichtigen moeten vervolgens onderzoeken of geen enkele natuurlijke persoon die minder dan 25% van de stemrechten of aandelen in het kapitaal van de vennootschap bezit of controleert, de vennootschap feitelijk controleert, alleen of met andere natuurlijke personen.
- 2de categorie: één of meerdere natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (bijvoorbeeld het recht om bestuurders te benoemen of te ontslaan, vetorechten, …).
- 3de categorie: indien geen van de twee hierboven bedoelde personen kan worden geïdentificeerd of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde is of zijn, is de UBO de persoon of personen die behoort /behoren tot het hoger leidinggevend personeel.
Categorieën 1 en 2 zijn cumulatief.
Wat zijn de verschillende categorieën in het geval van vzw’s, internationale vzw’s en stichtingen?
- 1ste categorie: de personen die lid zijn van de raad van bestuur;
- 2de categorie: de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
- 3de categorie: de personen belast met het dagelijks bestuur;
- 4de categorie: de stichters (alleen van stichtingen);
- 5de categorie: de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is. Een voorbeeld is een organisatie zonder winstoogmerk die ten doel heeft slachtoffers van oorlogshandelingen te ondersteunen.
- 6de categorie: elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de informatieplichtige.
De hierboven vermelde categorieën van UBO’s van (i)vzw’s en stichtingen zijn cumulatief.
Wat zijn de verschillende categorieën in het geval van fiducieën, trusts of gelijkaardige juridische constructies?
- 1ste categorie: de oprichter(s);
- 2de categorie: de fiduciebeheerder(s) of trustee(s);
- 3de categorie: de eventuele protector(s);
- 4de categorie: de begunstigden, of wanneer deze niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducieof de trust werd opgericht of werkzaam is;
- 5de categorie: elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, de uiteindelijke zeggenschap uitoefent.
De hierboven vermelde categorieën van het UBO van fiducieën, trusts of gelijkaardige juridische constructies zijn cumulatief. De informatieplichtige moet dus alle personen aanduiden die als UBO worden beschouwd alsook alle categorieën waartoe ze behoren.
Hoe kunnen de uiteindelijke begunstigden geïdentificeerd worden in het geval van splitsing van het eigendomsrecht?
In geval van splitsing van het eigendomsrecht zal de blote eigenaar als UBO worden geregistreerd indien deze een voldoende percentage van de aandelen bezit in het kapitaal of de stemrechten (cf. supra voor de berekening van het percentage). De vruchtgebruiker zal als UBO geregistreerd worden wanneer deze laatste over een voldoende aandeel beschikt van de stemrechten verbonden aan de bovengenoemde effecten die het kapitaal vertegenwoordigen (cf. supra voor de berekening van het percentage).
Gelieve in het veld "Opmerking" ook aan te geven dat de betrokkene de vruchtgebruiker is van de effecten die door de blote eigenaar UBO worden aangehouden.
Moet ik bewijsstukken toevoegen?
De wettelijke vertegenwoordigers van de informatieplichtigen zijn verplicht om bij de registratie van UBO's elk document bij te voegen waaruit blijkt dat de informatie betreffende hun identiteit (indien ze geen Belgisch rijksregisternummer bezitten) en de aard en de omvang van hun belang in de entiteit adequaat, nauwkeurig en actueel is.
Die documenten kunnen, afhankelijk van het specifieke geval te bepalen door de informatieplichtige, een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of gelijkaardige juridische constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte, notulen van de algemene vergadering, uittreksel van een buitenlands handelsregister, of elk ander document zijn.
Onderworpen entiteiten en leden van het grote publiek hebben hier geen toegang toe.
Wat zijn de sancties bij niet-naleving?
In geval van overtreding van de bepalingen betreffende de identificatie en de mededeling van informatie over de uiteindelijke begunstigden kunnen administratieve sancties van 250 tot 50.000 euro opgelegd worden.
Voordat er een boete opgelegd wordt, krijgen de wettelijke vertegenwoordigers een herinneringsbrief thuisgestuurd waarin ze uitgenodigd worden de uiteindelijke begunstigden in het UBO-register te registreren. Na ontvangst van de herinneringsbrief hebben de wettelijke vertegenwoordigers 30 dagen de tijd om de registratie in het UBO-register uit te voeren of om gehoord te worden. Als er geen registratie of verzoek om gehoord te worden is, kan er een boete opgelegd worden wegens schending van de UBO-wetgeving.
Wat is de termijn voor het registreren van de UBO?
De wettelijke termijn voor het registreren van de UBO is één maand vanaf de oprichting van de entiteit of van elke wijziging van de informatie over de UBO.
De informatie over de UBO moet eveneens jaarlijks bevestigd worden.
Hoe vraagt u legalisering of een apostille aan?
Elke natuurlijke persoon kan online de legalisering / apostille aanvragen van een uittreksel van de informatie in het UBO-register. Houd er rekening mee dat de Thesaurie of de apostille / legalisatie op geen enkele manier de juistheid van de informatie in het uittreksel bevestigt.
Om dit verzoek in te dienen bij de UBO-dienst is een formulier beschikbaar op onze website door hier te klikken. Het ingevulde aanvraagformulier moet teruggestuurd worden naar het e-mailadres: ubobelgium@minfin.fed.be.
Meer informatie over deze procedure vindt u in dit document.
Technische vragen UBO-register
Moet ik me aanmelden als privépersoon of namens het bedrijf?
Als de uiteindelijke begunstigden van de entiteit wilt registreren, dient u in te loggen als bedrijf.
Wanner u als lid van het grote publiek toegang wilt krijgen tot het UBO-register, en geen registratie wilt doen, dient u in te loggen met uw eigen naam.
Ik heb geen toegang tot het UBO-register, hoewel ik ben opgenomen als functiehouder in de KBO. Wat moet ik doen?
Controleer of u correct bent opgenomen als functiehouder bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Als dit niet het geval is, moet u de informatie in de KBO bijwerken. Deze link geeft uitleg over de stappen die daartoe in de KBO moeten worden ondernomen. Het wijzigen van deze informatie kan enkele weken in beslag nemen.
Indien u toch correct bent opgenomen als functiehouder in de KBO, kunt u contact opnemen met het UBO-register op het volgende adres: ubobelgium@minfin.fed.be.
Wat te doen als de UBO geen Belgisch identificatienummer heeft?
Als een UBO een buitenlandse nationaliteit heeft, moet de entiteit waarvan hij UBO is het register op dezelfde manier invullen als wanneer de uiteindelijke begunstigde een Belgische nationaliteit zou hebben.
Het spreekt voor zich dat de nationaliteit en het land van verblijf duidelijk moeten worden vermeld, evenals het unieke identificatienummer dat door het betreffende land werd toegewezen. Deze gegevens moeten, indien niet aanwezig in het bis-register of de KBO, manueel geregistreerd worden door de entiteit.
Hoe kan ik een derde machtigen om de gegevens namens mij in te vullen?
Als u de wettelijke vertegenwoordiger bent van een entiteit en over een Belgisch rijksregisternummer beschikt, kunt u een derde machtigen om het UBO-register in te vullen via de toepassing “Mandaten”.
Als u de wettelijke vertegenwoordiger bent van een entiteit, en niet over een Belgisch rijksregisternummer beschikt en u bent niet in de mogelijkheid om een Belgisch identificatiemiddel te verkrijgen (vb. token), kunt u een derde machtigen door het onderstaande formulier in te vullen en te mailen naar mandats.ict@minfin.fed.be.
Moet ik elk jaar de informatie over mijn UBO registreren?
Het UBO koninklijk besluit vereist dat entiteiten jaarlijks de juistheid van de gegevens over hun UBO bevestigen. Een systeem om deze jaarlijkse bevestiging uit te voeren is beschikbaar op het online platform.
Alle informatie over de procedure om de jaarlijkse bevestiging uit te voeren is te vinden in de gebruikershandleiding voor wettelijke vertegenwoordigers van ondernemingen en van (i)vzw’s (op onze website).
Met wie kan ik contact opnemen als ik hulp nodig heb of voor aanvullende vragen over het UBO-register?
De gebruikershandleidingen zijn beschikbaar op onze website (via volgende link).
Voor verdere vragen over het UBO-register of de werking ervan, kunt u een e-mail sturen aan ubobelgium@minfin.fed.be.