Deze FAQ bestaat uit twee delen. In het eerste deel worden theoretische kwesties behandeld, waaronder de manier waarop UBO’s moeten worden geïdentificeerd afhankelijk van de rechtsvorm van de informatieplichtige. Het tweede deel bevat technische vragen in verband met de toegang tot het UBO-register, de registratie van uiteindelijke begunstigden en de toewijzing van mandaten en rollen.
U vindt de volledige FAQ via onderstaande link.
Theoretische vragen UBO-register
Wat is een UBO of uiteindelijke begunstigde?
De term UBO of uiteindelijke begunstigde verwijst naar natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of de uiteindelijke zeggenschap hebben over een entiteit. Er bestaan verschillende categorieën van UBO’s, naargelang het soort zeggenschap waarover ze beschikken, de rol van de betrokken persoon, en het type van de betrokken entiteit.
Wat is het verschil tussen een 'rechtstreekse' en 'onrechtstreekse' ubo?
Een 'rechtstreekse' UBO is een natuurlijke persoon die rechtstreeks eigenaar is van of zeggenschap heeft over de informatieplichtige zonder dat hierbij via één of meerdere intermediaire juridische entiteiten moet worden gegaan.
Een 'onrechtstreekse' UBO is een natuurlijke persoon die eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige via één of meerdere intermediaire juridische entiteiten.
Wat zijn de verschillende categorieën bij venootschappen?
- 1ste categorie: de natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in het kapitaal van deze vennootschap houdt/houden. Een door een natuurlijke persoon gehouden belang van meer dan vijfentwintig procent van de stemrechten of van meer dan vijfentwintig procent van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap, geldt als een indicatie van een toereikend maar niet vereist percentage van de stemrechten of van het direct belang. Dit betekent dat een persoon onder de eerste categorie kan worden geregistreerd, zelfs als hij of zij eigenaar is van minder dan vijfentwintig procent van de kapitaalaandelen of het stemrecht.
- 2de categorie: één of meerdere natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (bijvoorbeeld het recht om bestuurders te benoemen of te ontslaan, vetorechten, …).
- 3de categorie: indien geen van de twee hierboven bedoelde personen kan worden geïdentificeerd of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde is of zijn, is de UBO de persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel.
Categorieën 1 en 2 zijn cumulatief.
Wat zijn de verschillende categorieën in het geval van (i)vzw’s, internationale vzw’s en stichtingen?
- 1ste categorie: de personen die lid zijn van de raad van bestuur;
- 2de categorie: de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
- 3de categorie: de personen belast met het dagelijks bestuur;
- 4de categorie: de stichters (alleen van stichtingen);
- 5de categorie: de categorie van natuurlijke personen in wier primaire belang de (i)vzw of stichting werd opgericht of werkzaam is. Een voorbeeld is een (i)vzw die ten doel heeft slachtoffers van oorlogshandelingen te ondersteunen waarbij de begunstigden dan bijvoorbeeld oorlogsslachtoffers zijn.
- 6de categorie: elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de informatieplichtige.
De hierboven vermelde categorieën van UBO’s van (i)vzw’s en stichtingen zijn cumulatief.
Wat zijn de verschillende categorieën in het geval van fiducieën, trusts of gelijkaardige juridische constructies?
- 1ste categorie: de oprichter(s);
- 2de categorie: de fiduciebeheerder(s) of trustee(s);
- 3de categorie: de eventuele protector(s);
- 4de categorie: de begunstigden, of wanneer deze niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducieof de trust werd opgericht of werkzaam is;
- 5de categorie: elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, de uiteindelijke zeggenschap uitoefent.
De hierboven vermelde categorieën van het UBO van fiducieën, trusts of gelijkaardige juridische constructies zijn cumulatief. De informatieplichtige moet dus alle personen aanduiden die als UBO worden beschouwd alsook alle categorieën waartoe ze behoren.
Hoe kunnen de uiteindelijke begunstigden geïdentificeerd worden in het geval van splitsing van het eigendomsrecht?
De blote eigenaar wordt geregistreerd als UBO van categorie 1 indien deze een voldoende percentage van de aandelen van de vennootschap bezit (d.w.z. bezit van een voldoende percentage van de aandelen). De vruchtgebruiker wordt geregistreerd als UBO van categorie 1 indien deze een voldoende percentage van de stemrechten dat het kapitaal vertegenwoordigt bezit of houdt (d.w.z. bezit van een voldoende percentage van de stemrechten).
Gelieve in het veld ‘Opmerking’ ook aan te geven dat de betrokkene de vruchtgebruiker is van de effecten die door de blote eigenaar worden aangehouden.
Moet ik bij de registratie bewijsstukken toevoegen?
De wettelijke vertegenwoordigers van de informatieplichtigen zijn verplicht om bij de registratie van UBO's elk document bij te voegen waaruit blijkt dat de informatie betreffende hun identiteit (indien ze geen Belgisch rijksregisternummer bezitten) en de aard en de omvang van hun belang in de entiteit adequaat, nauwkeurig en actueel is.
Die documenten kunnen, afhankelijk van het specifieke geval, een kopie van het aandelenregister, de statuten van de juridische entiteit of constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, notulen van de algemene vergadering, notariële akte, uittreksel van een buitenlands handelsregister, of elk ander document zijn, waaruit blijkt dat de verstrekte informatie over de geregistreerde uiteindelijke begunstigden adequaat, nauwkeurig en actueel is.
Onderworpen entiteiten en leden van het grote publiek hebben geen toegang tot bewijsstukken.
Wat zijn de sancties bij niet-naleving?
In geval van overtreding van de bepalingen betreffende de identificatie en de mededeling van informatie over de uiteindelijke begunstigden kunnen administratieve sancties van 250 tot 50.000 euro opgelegd worden.
Voordat er een boete wordt opgelegd, wordt er naar het domicilieadres van de wettelijke vertegenwoordigers een herinneringsbrief gestuurd waarin zij worden uitgenodigd om binnen de 30 dagen na ontvangst van deze brief te worden gehoord. Naar aanleiding van het onderzoek van de verweermiddelen van de betrokken entiteit of bij het ontbreken van een verzoek om te worden gehoord, kan naar het domicilieadres van de wettelijke vertegenwoordigers een boete worden gestuurd wegens het niet naleven van de UBO-wetgeving.
Wat is de termijn voor het registreren van mijn UBO's?
De wettelijke termijn voor het registreren van de UBO's is één maand vanaf de oprichting van de entiteit of van elke wijziging van de informatie over de UBO's.
De informatie over de UBO's moet eveneens jaarlijks bevestigd worden.
Hoe vraagt u legalisering of een apostille aan?
Elke natuurlijke persoon kan online de legalisering / apostille van een uittreksel uit het UBO-register aanvragen. Er dient echter rekening mee te worden gehouden dat de apostille / legalisatie op geen enkele manier de juistheid van de informatie in het uittreksel bevestigt.
Voor het indienen van deze aanvraag bij het UBO-team, is een formulier beschikbaar dat u kunt terugvinden op onze website door hier te klikken. Het ingevulde aanvraagformulier moet teruggestuurd worden naar het e-mailadres: ubobelgium@minfin.fed.be.
Meer informatie over deze procedure vindt u in
voormeld formulier (PDF, 57.99 KB).
Technische vragen UBO-register
Moet ik me aanmelden in eigen naam of in naam van de onderneming?
Als de uiteindelijke begunstigden van de entiteit wilt registreren, dient u in te loggen als onderneming.
Wanner u als lid van het grote publiek toegang wilt krijgen tot het UBO-register, zonder dat u uiteindelijke begunstigden wil registreren, dient u in te loggen met uw eigen naam.
Ik heb geen toegang tot het UBO-register, hoewel ik ben opgenomen als functiehouder in de KBO. Wat moet ik doen?
Controleer of u correct bent opgenomen als functiehouder bij de Kruispuntbank van Ondernemingen via deze link.
Als dit niet het geval is, moet u de informatie in de KBO bijwerken door een e-mail te sturen naar het e-mailadres kbo-bce-functions@economie.fgov.be.
Als u correct bent opgenomen als functiehouder bij de KBO, controleer dan of u wel degelijk bent aangemeld als onderneming. Als u zich voor uw entiteit nog steeds niet kunt aanmelden bij het UBO-register, kunt u contact opnemen met het UBO-register op het volgende adres: ubobelgium@minfin.fed.be.
Wat te doen als de UBO geen Belgisch identificatienummer heeft?
Als een UBO een buitenlandse nationaliteit heeft, moet de entiteit waarvan hij UBO is het register op dezelfde manier invullen als wanneer de uiteindelijke begunstigde een Belgische nationaliteit zou hebben.
Het unieke identificatienummer dat werd toegewezen door het land waartoe de UBO behoort, moet bij de registratie worden vermeld, evenals de nationaliteit en het land van verblijf. Indien deze gegevens niet in het rijksregister BIS of de KBO voorkomen, dient de entiteit ze manueel te registreren.
Hoe kan ik een derde machtigen om de gegevens in mijn naam in te vullen?
Als u de wettelijke vertegenwoordiger bent van een entiteit en over een Belgisch rijksregisternummer beschikt, kunt u een derde machtigen om het UBO-register in te vullen via de toepassing ‘Mandaten’.
Als u de wettelijke vertegenwoordiger bent van een entiteit, en niet over een Belgisch rijksregisternummer beschikt en u niet in de mogelijkheid bent om een Belgisch identificatiemiddel te verkrijgen (vb. token), kunt u een derde machtigen door het papieren formulier dat hier beschikbaar is in te vullen en te mailen naar mandats.ict@minfin.fed.be.
Moet ik de informatie over mijn UBO ieder jaar registreren?
Het ‘koninklijk besluit UBO’ vereist dat entiteiten de juistheid van de gegevens over hun UBO’s jaarlijks bevestigen. Als de gegevens over uw uiteindelijke begunstigden niet zijn gewijzigd, hoeft u ze niet opnieuw te registreren, enkel te bevestigen, uiterlijk een jaar na de datum van de laatste wijziging.
Alle informatie over de procedure om de jaarlijkse bevestiging uit te voeren, is te vinden in de gebruikershandleiding voor wettelijke vertegenwoordigers van ondernemingen en van (i)vzw’s (op onze website).
Met wie kan ik contact opnemen als ik hulp nodig heb of voor aanvullende vragen over het UBO-register?
De gebruikershandleidingen zijn beschikbaar op onze website (door hier te klikken).
Voor verdere vragen over het UBO-register of de werking ervan, kunt u een e-mail sturen aan ubobelgium@minfin.fed.be.