Er is geen verschil met de papieren facturen.

Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende tien jaar bewaren. Deze termijn loopt vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking,

U kunt uw facturen zowel op papier als elektronisch bewaren, ongeacht het oorspronkelijke formaat. De wijze van bewaring moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen kunnen waarborgen. Dit betekent dat u elke mogelijke manipulatie achteraf van de facturen moet vermijden. Bovendien moet u de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en de ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn waarborgen.

Het formaat van de facturen mag wel wijzigen, maar alleen als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. De wijze waarop deze waarborgen worden verstrekt, kiest u vrij.

Omdat de bedrijfspraktijken kunnen evolueren gedurende de periode waarin deze drie voorwaarden moeten worden gewaarborgd – vanaf de uitreiking van de factuur tot het einde van de bewaringstermijn – kan de wijze waarop de belastingplichtige probeert deze voorwaarden na te leven eveneens wijzigen.

Als belastingplichtigen ervoor kiezen om facturen te bewaren in een andere vorm of een ander formaat dan dat waarin ze werden uitgereikt of ontvangen, dan moeten ze erover waken dat ze daarmee geen afbreuk doen aan de vereisten van authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur. De belastingplichtige bepaalt zelf de wijze waarop hij aan deze verplichting wil voldoen.

Het bewaren van een e-mail die een link naar een factuur bevat volstaat niet: u moet de factuur zelf downloaden en bewaren. Niets belet uiteraard dat u ook de e-mailberichten met de hyperlink naar die website bewaart, als aanvullend bewijs van de herkomst.

Strikt juridisch gezien is dit mogelijk. U moet de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur echter kunnen waarborgen gedurende de volledige bewaartermijn. Bijgevolg moet u zich ervan verzekeren dat ook in de praktijk aan die drie voorwaarden is voldaan. 

Neen, u moet geen voorafgaande goedkeuring van de FOD Financiën. De fiscale administratie gaat ook niet in op eventuele verzoeken betreffende de keuze of de goedkeuring van een bepaald archiveringssysteem.

Ja. Als onderneming bespaar je trouwens het meest als je alle facturen elektronisch bewaart, zowel de inkomende als de kopieën van de uitgaande facturen. Papieren facturen kun je immers makkelijk conform inscannen.

Ja.

Ja.

Ja, als u de wettelijke bepalingen respecteert.

Voor btw-doeleinden kiest u vrij waar u uw facturen bewaart, zolang u ze maar op ieder verzoek en zonder uitstel ter inzage van de FOD Financiën kan voorleggen. Een belastingplichtige gevestigd in België moet zijn facturen wel in België bewaren, tenzij hij ze elektronisch bewaart met een gewaarborgde online toegang tot deze facturen in België.  Dit is ook het geval als de belasting over die handelingen verschuldigd is in België, ongeacht de plaats van vestiging van de belastingplichtige.

Ja.

Als de derde niet in staat is te voldoen aan uw wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld de bewaringstermijn van de archieven), is het aan u om zelf een alternatieve oplossing of een andere dienstverlener te vinden.

De gevolgen zijn dezelfde als in het geval van de vernietiging van papieren archieven (bv. door een brand). U moet dus in een back-up voorzien (bv. een eenvoudige veiligheidskopie).

Net zoals bij de papieren factuur, kan de FOD Financiën het recht op btw-aftrek weigeren als men niet kan aantonen dat de waarborgen van authenticiteit en integriteit voldoende ingevuld zijn. Zowel de klant als de leverancier/dienstverrichter kan een administratieve boete krijgen.