Boekhouding en facturering

Boekhouding en facturering voor de btw

  • Ik ben btw-plichtig. Wat zijn mijn boekhoudkundige verplichtingen?

    Omdat het btw-systeem georganiseerd is rond de boekhouding, moet u als btw-plichtige enkele verplichtingen nakomen. Zo moet u een boekhouding voeren die aangepast is aan de omvang van uw activiteit.

    Om de btw te kunnen toepassen en een controle hiervan mogelijk te maken, moet alles wat u inschrijft in uw boeken:

    • het bedrag weerspiegelen dat in de periodieke btw-aangifte wordt opgenomen.
    • gestaafd worden door een verantwoordingsstuk.

    De boekhouding bevat minstens de volgende boeken:

    • een boek voor inkomende facturen en creditnota’s
    • een boek voor uitgaande facturen en creditnota’s
    • een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel (voor alle handelingen met particulieren zonder uitreiking van een factuur)
    • eventueel een centralisatiedagboek als u meerdere bedrijfszetels heeft

    Voor bepaalde handelingen moet u bovendien een bijzonder register houden:

    • het btw-register van de motorvoertuigen
    • het register van de niet-overbrengingen. Dat is het register van de goederen die een btw-plichtige voor bedrijfsdoeleinden naar een andere EU-lidstaat verzendt of vervoert met het oog op het verrichten van  bepaalde handelingen.
    • het register voor materiële werken of expertises met betrekking tot  roerende goederen
    • het teruggaafregister

    Onder de normale btw-regeling moet u alle verplichtingen nakomen. Voor bijzondere regelingen (forfaitair, vrijstelling, landbouw) zijn er afwijkingen en kan soms een vereenvoudigde boekhouding volstaan.

  • Ik ben btw-plichtig. Wat zijn mijn verplichtingen voor de facturering?

    Er is geen factureringsverplichting:

    • bij het leveren van goederen of diensten aan natuurlijke personen (btw-plichtig of niet) die ze bestemmen voor hun privégebruik

    Men kan er wel voor kiezen om een factuur uit te reiken. Zo niet moet men een inschrijving doen in het dagboek van ontvangsten. Dat mag 1 keer per dag als totaalbedrag, tenzij de eenheidsprijs van het geleverde goed (inclusief btw) meer is dan 250 euro. In dat geval moet u deze specifieke levering van goederen apart inschrijven.

    Er is wel een factureringsverplichting:

    • bij het leveren van goederen of diensten in het kader van uw beroep aan een btw-plichtige of aan een niet btw-plichtige rechtspersoon
    • bij een verkoop op afstand aan een niet btw-plichtige
    • wanneer de belasting opeisbaar wordt (over de gehele prijs of een deel van de prijs van de handeling) vooraleer een levering van een goed of een dienst als bedoeld onder de vorige alinea’s wordt verricht
    • bij de levering van nieuwe vervoermiddelen die door de verkoper, door de afnemer of voor hun rekening naar de afnemer worden verzonden of vervoerd buiten België, maar binnen de Gemeenschap
    • bij de volgende leveringen (zelfs als de klant een natuurlijk persoon is die privé handelt):
      • levering van vervoermiddelen, ongeacht of ze nieuw zijn of tweedehands, voor personen- of goederenvervoer worden gebruikt en of het gaat om een landvoertuig of een ander vervoermiddel. Dit geldt ook voor de levering van hun onderdelen en toebehoren en voor de werken die eraan gebeuren voor meer dan 125 euro (inclusief btw).
      • levering van nieuwe gebouwen en van zakelijke rechten hierop
      • onroerende werken
      • levering van goederen en diensten bestemd voor de oprichting van een nieuw gebouw
      • verkoop op afbetaling en huurkoop
      • levering van goederen die duidelijk bedoeld zijn voor beroepsmatig gebruik
      • leveringen gedaan in inrichtingen of op plaatsen die normaal niet toegankelijk zijn voor particulieren
      • leveringen gedaan door producenten of groothandelaars
      • verhuizingen of meubelbewaring en de bijhorende prestaties
      • bepaalde leveringen van goederen en diensten die vrijgesteld zijn van btw en verricht worden in het kader van internationale relaties
      • leveringen van beleggingsgoud voor meer dan 2.500 euro

    Tijdstip factuur

    De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk  de 15de dag van de maand volgend op de maand waarin het belastbare feit van de handeling heeft plaatsgevonden. Dit is in principe het moment waarop de belasting opeisbaar wordt, al zijn er uitzonderingsgevallen.

    GKS-ticket of ontvangstbewijs

    Exploitanten van inrichtingen waar maaltijden worden verbruikt en traiteurs die cateringdiensten verrichten, moeten een GKS-ticket uitreiken voor alle handelingen die verband houden met maaltijden en dranken, wanneer de omzet m.b.t. restaurant- en cateringdiensten meer bedraagt dan 25.000 euro. Onder deze drempel moeten ze hun klanten een genummerde en door een erkende drukker gedrukte rekening of ontvangstbewijs uitreiken.  Deze rekening of dit ontvangstbewijs is ook verplicht voor de carwashuitbaters en voor de logies verstrekt door hotels.

    De rekening of het ontvangstbewijs kan worden vervangen door een factuur, mits ze uitgereikt is op het tijdstip van de voltooiing van de dienst. Een factuur kan nooit een GKS-ticket vervangen.

    Bewaringsplicht

    U moet facturen, kopieën hiervan, boeken en andere stukken gedurende 7 jaar bewaren. Voor boeken telt men vanaf 1 januari van het jaar, volgend op het jaar waarin de boeken afgesloten werden. Voor facturen en andere stukken is dat vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking van de stukken.