Boekhouding en facturering

Boekhouding en facturering voor de btw

  • Ik ben btw-plichtig. Wat zijn mijn boekhoudkundige verplichtingen?

    Het btw-systeem is georganiseerd rond de boekhouding. Als btw-plichtige moet u daarom een aantal boekhoudkundige verplichtingen nakomen, zonder dat er evenwel voorschriften zijn voor de te gebruiken boekhoudmethode. U moet een boekhouding voeren die aangepast is aan de omvang van uw activiteiten, zodat het mogelijk is om de btw toe te passen en te controleren. Dat veronderstelt enerzijds dat de inschrijvingen in de boeken de bedragen weerspiegelen die in de periodieke btw-aangiften opgenomen moeten worden en anderzijds dat alle inschrijvingen gesteund worden door verantwoordingsstukken. De boekhouding moet minstens de volgende boeken omvatten:

    • een boek voor inkomende facturen (de facturen en creditnota’s met betrekking tot inkomende handelingen)
    • een boek voor uitgaande facturen (de facturen en creditnota’s met betrekking tot uitgaande handelingen)
    • een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel (voor de handelingen met particulieren zonder verplichte of vrijwillige uitreiking van een factuur) en eventueel een centralisatiedagboek als u meerdere bedrijfszetels heeft

    Voor bepaalde handelingen moeten bovendien bijzondere registers worden gehouden:

    • het btw-register van de motorvoertuigen
    • het register van de goederen die een btw-plichtige voor bedrijfsdoeleinden naar een andere lidstaat van de EU verzendt of vervoert, voor welbepaalde handelingen (het zgn. register van de niet-overbrengingen)
    • het register voor materiële werken of expertises met betrekking tot andere goederen dan uit hun aard onroerende goederen

    Uw verplichtingen variëren nochtans volgens uw btw-regeling. Onder de gewone regeling bent u onderworpen aan het geheel van de btw-verplichtingen. De belastingplichtigen vallend onder de bijzondere regelingen (forfaitair, vrijstelling, landbouw) genieten bepaalde afwijkingen van de btw-verplichtingen en mogen soms een sterk vereenvoudigde boekhouding voeren.

  • Ik ben btw-plichtig. Wat zijn mijn verplichtingen voor de facturering?

    Voor elke levering van goederen of diensten die u verricht in de uitoefening van uw economische activiteit moet u aan uw klant, als hij btw-plichtig of een niet btw-plichtige rechtspersoon is, een factuur uitreiken waarop de verschuldigde btw wordt aangerekend. De factuur moet uitgereikt worden ten laatste de 15de dag van de maand na die waarin de belasting opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs. De belasting wordt in principe opeisbaar op het tijdstip waarop de handeling wordt verricht. In bepaalde gevallen waarin de belasting opeisbaar wordt vóór de levering van de goederen of de voltooiing van de dienst gelden evenwel andere regels.

    U moet ook altijd een factuur uitreiken als u aan een niet btw-plichtige persoon ofwel een levering van goederen verricht die wordt aangemerkt als vallend onder de regeling van de  verkopen op afstand ofwel een levering verricht van nieuwe vervoermiddelen.

    Daarentegen bestaat er geen verplichting om een factuur uit te reiken voor de levering van goederen of het verrichten van diensten aan natuurlijke personen (btw-plichtig of niet) die de goederen of diensten voor hun privégebruik bestemmen. In die gevallen moet u kiezen tussen ofwel vrijwillig een factuur uitreiken, ofwel die ontvangsten inschrijven in het dagboek van ontvangsten. Die inschrijving in het dagboek van ontvangsten moet in principe één keer per dag, als totaalbedrag gebeuren. Voor alle leveringen van goederen waarvan de eenheidsprijs meer dan 250 euro (btw inbegrepen) bedraagt moet u echter een aparte inschrijving doen.

    Er bestaan nochtans een aantal uitzonderingen op de mogelijkheid om af te zien van de uitreiking van een factuur. Zo moet u altijd een factuur uitreiken in de volgende gevallen, zelfs als de medecontractant een natuurlijke persoon is die voor privébehoeften handelt:

    • levering van voor personen- of goederenvervoer bestemde nieuwe of tweedehandse landvoertuigen en andere vervoermiddelen en de levering van onderdelen, toebehoren en uitrustingsstukken en de werken voor een bedrag van meer dan 125 euro (btw inbegrepen) die worden verricht aan die voertuigen of andere vervoermiddelen.
    • levering van nieuwe gebouwen en van zakelijke rechten op die gebouwen.
    • onroerende werken.
    • levering van goederen en diensten bestemd voor de oprichting van een nieuw gebouw.
    • verkoop op afbetaling en huurkoop.
    • levering van goederen die duidelijk bedoeld zijn voor beroepsmatig gebruik.
    • leveringen gedaan in inrichtingen of op plaatsen die normaal niet toegankelijk zijn voor particulieren.
    • leveringen gedaan door producenten of groothandelaars.
    • verhuizingen of meubelbewaring en de bijhorende prestaties.
    • bepaalde leveringen van goederen en diensten die vrijgesteld zijn van btw en verricht worden in het kader van internationale relaties.
    • leveringen van beleggingsgoud voor een bedrag van meer dan 2.500 euro.

    Hoteluitbaters, restauranthouders en uitbaters van andere gelegenheden waar regelmatig maaltijden genuttigd worden en de uitbaters van een carwash moeten aan hun klanten een genummerde en door een erkende drukker gedrukte rekening of ontvangstbewijs uitreiken. Die rekening of dat ontvangstbewijs mogen vervangen worden door bons van kasregisters of door een kasticket, afgeleverd door een geregistreerd kassasysteem (systeem in ontwikkeling).

    Ten slotte moet u uw facturen, kopieën van facturen, boeken en andere stukken bewaren gedurende 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin de boeken afgesloten werden of vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking van de facturen of de andere stukken. Die boeken, facturen en stukken moet u op elke vraag van de controleagenten, zonder verplaatsing en zonder onnodig uitstel, kunnen voorleggen.