Normaal gezien maakt de gemengde belastingplichtige voor het bepalen van het recht op aftrek gebruik van een algemeen verhoudingsgetal.

Het algemeen verhoudingsgetal wordt als volgt bepaald:
(Bedrag van handelingen met recht op aftrek) / (Bedrag van alle handelingen van economische activiteit (mét en zonder recht op aftrek))

De gemengde belastingplichtige mag de btw van de voor zijn economische activiteit gebruikte goederen en diensten slechts in aftrek brengen naar verhouding met deze breuk.

De gemengde belastingplichtige kan zijn recht op aftrek ook uitoefenen op basis van het werkelijk gebruik van de ontvangen goederen en diensten (of van een deel daarvan). De btw-aftrek wordt dan voornamelijk bepaald door de toewijzing van kosten aan de onderscheiden sectoren van activiteit.

Welke kosten?

Wanneer de gemengde belastingplichtige zijn recht op aftrek uitoefent op basis van het werkelijk gebruik, moet hij een onderscheid maken tussen drie soorten aankopen:

• Aankopen voor handelingen volledig onderworpen aan de btw
  De btw op deze aankopen mag volledig in aftrek worden genomen, tenzij er een wettelijke aftrekbeperking geldt (bv. maximaal 50 % aftrek voor kosten met betrekking tot personenwagens of geen aftrek voor kosten van onthaal …).
   
• Aankopen voor handelingen volledig vrijgesteld van btw
  De btw op deze aankopen mag niet in aftrek worden genomen.
   
• Aankopen gebruikt voor zowel belaste als vrijgestelde handelingen
  De gemengde belastingplichtige zal voor deze aankopen bijzondere verhoudingsgetallen moeten bepalen op basis waarvan de aankopen worden toegewezen aan de belaste en vrijgestelde activiteiten. De btw over de aankopen kan dan in verhouding met deze bijzondere verhoudingsgetallen worden afgetrokken (bv. op basis van oppervlakte). Het is belangrijk dat de gemengde belastingplichtige opteert voor bijzondere verhoudingsgetallen die de toewijzing aan de belaste en vrijgestelde activiteiten zo correct mogelijk weergeeft.
  Eventueel kan een bijzonder verhoudingsgetal gebruikt worden dat op dezelfde manier wordt vastgesteld als het algemeen verhoudingsgetal, voor zover de administratie zich daar niet uitdrukkelijk tegen verzet via de gemotiveerde weigeringsbeslissing.
   

In welke gevallen kan een gemengde belastingplichtige het recht op aftrek uitoefenen op basis van het werkelijk gebruik?

1) Eigen keuze door de gemengde belastingplichtige

U kunt er zelf voor opteren om de regeling voor recht op aftrek op basis van het werkelijk gebruik toe te passen. Daarvoor moet u een kennisgeving doen.

Hoe een kennisgeving van de aftrek op basis van werkelijk gebruik doen?

Daarvoor doet u voorafgaand een elektronische kennisgeving via de aangifte e604A (aanvang btw-activiteit) of e604B (wijziging btw-activiteit).

U dient die aangifte in:

• vóór het einde van het eerste aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar, als u al een gemengde belastingplichtige bent (hetzij vóór 31 januari voor een maandindiener, hetzij vóór 31 maart voor een kwartaalindiener).
• vóór het einde van het eerste aangiftetijdvak dat volgt op de aanvang of de wijziging, als u door de start of wijziging van uw activiteit een gemengde belastingplichtige wordt.

De kennisgeving geldt voor een onbepaalde termijn. U moet ze dus maar één keer doen.

De toepassing van de regeling begint:

• op 1 januari van het betrokken kalenderjaar als u al een gemengde belastingplichtige bent.
• vanaf de eerste dag van de aangifteperiode volgend op de aanvang of wijziging als u door de start of wijziging van uw activiteit een gemengde belastingplichtige wordt. In dat geval aanvaarden we evenwel dat u de regeling al meteen toepast vanaf de aanvang of wijziging van de activiteit.

De regeling is ten minste tot 31 december van het derde jaar na de datum van uitwerking van de kennisgeving van toepassing.

Als u na afloop van deze 3-jarige termijn de regeling van de aftrek volgens het werkelijk gebruik wilt stopzetten, doet u ook hiervoor een voorafgaande kennisgeving via een aangifte e604B (wijziging btw-activiteit). Deze heeft uitwerking vanaf 1 januari van het jaar volgend op de kennisgeving.

Voorbeelden

• U bent een gemengde belastingplichtige en indiener van maandaangiften en kiest om de aftrek toe te passen volgens de regel van het werkelijk gebruik. U dient daarvoor een aangifte e604B in uiterlijk op 31 januari 2023. U moet met ingang van 1 januari 2023 het werkelijk gebruik toepassen tot ten minste 31 december 2026.
• U bent een gemengde belastingplichtige en indiener van kwartaalaangiften en kiest om de aftrek toe te passen volgens de regel van het werkelijk gebruik. U dient daarvoor een aangifte e604B in uiterlijk op 31.03.2023. U moet met ingang van 1 januari 2023 het werkelijk gebruik toepassen tot ten minste 31 december 2026.
• U bent een indiener van maandaangiften en start op 15 april 2023 een bijkomende activiteit waardoor de aftrek volgens de regel van het werkelijk gebruik aangewezen is. U dient daarvoor een aangifte e604B in uiterlijk op 31 mei 2023. U moet met ingang van 1 mei 2023 het werkelijk gebruik toepassen tot ten minste 31.12.2026.We aanvaarden evenwel dat u de regeling al toepast vanaf 15 april 2023.
• U start als indiener van kwartaalaangiften op 10 augustus 2023 en verkiest om de aftrek toe te passen volgens de regel van het werkelijk gebruik. U kunt met ingang van 1 oktober 2023 de regel van het werkelijk gebruik toepassen door uiterlijk 31 december 2023 een aangifte e604B in te dienen. We aanvaarden evenwel dat u de regeling al toepast vanaf 10 augustus 2023. De keuze voor het werkelijk gebruik kon ook reeds opgenomen zijn in de aangifte e604A.
   

Kan een kennisgeving van de aftrek op basis van werkelijk gebruik geweigerd worden?

We bezorgen u geen expliciete toestemming meer voor de aftrek volgens het werkelijk gebruik, maar we kunnen wel achteraf de toepassing ervan weigeren. Dat gebeurt als we van mening zijn dat de aftrek volgens het werkelijk gebruik niet of niet meer met de werkelijkheid overeenstemt.

In dat geval delen we u de gemotiveerde weigeringsbeslissing mee ten laatste op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin uw kennisgeving uitwerking heeft gehad. De beslissing geldt voor een onbepaalde termijn, vanaf de eerste dag van het aangiftetijdvak waarin u de kennisgeving hebt gedaan. 

Welke gegevens moet u naast de kennisgeving van de aftrek op basis van werkelijk gebruik nog meedelen?

U moet bepaalde gegevens over de uitoefening van het recht op aftrek volgens het werkelijk gebruik meedelen. U doet dat via Intervat bij de indiening van de periodieke aangifte over het eerste kwartaal (ten laatste op 20 april) of één van de eerste drie maanden van het lopende kalenderjaar (ten laatste op 20 februari, 20 maart of 20 april).

U geeft hierbij informatie over:

• het definitieve algemene verhoudingsgetal, in procenten, over het voorgaande kalenderjaar.
• de opdeling, in procenten, van de aangerekende belasting op de handelingen:
  • die uitsluitend gebruikt worden voor de bedrijfsafdeling(en) waarvan de handelingen volledig recht op aftrek verlenen.
  • die uitsluitend gebruikt worden voor de bedrijfsafdeling(en) waarvan de handelingen geen recht op aftrek verlenen.
  • tegelijkertijd worden gebruikt voor beide types bedrijfsafdelingen.
• het bijzondere verhoudingsgetal of meerdere bijzondere verhoudingsgetallen, in procenten.

Indien u in de loop van het kalenderjaar in aanmerking komt voor de toepassing van het werkelijk gebruik omdat u gemengd belastingplichtige wordt, dan dient u deze informatie mee te delen op basis van prognoses voor de komende 12 maanden na wijziging van de activiteit.

Wat bij laattijdige kennisgeving van de aftrek op basis van werkelijk gebruik of laattijdige mededeling van de gegevens?

Als u de voorafgaande kennisgeving en/of mededeling niet doet binnen de voorziene termijn, kunt u het recht op aftrek volgens het werkelijk gebruik pas uitoefenen vanaf 1 januari van het volgende kalenderjaar, mits u dan een nieuwe tijdige kennisgeving doet. 

U past de regeling van de aftrek volgens het werkelijk gebruik al toe op 31 december 2022?

Als u op 31 december 2022 het beginsel van de aftrek volgens het werkelijk gebruik al toepast, moet u aan de FOD Financiën bevestigen dat u die regeling zult blijven toepassen.

U zult dit in de loop van januari 2023 kunnen doen door het indienen van de aangifte e604B(wijziging btw-activiteit) via de toepassing e604. U hebt echter tijd tot 30 juni 2023 om dit te doen.

U moet eveneens de gegevens over het werkelijk gebruik opnemen in de periodieke btw-aangifte over het eerste kwartaal van 2023 (ten laatste op 20 april 2023) of ten laatste in de periodieke btw-aangifte over mei 2023 (ten laatste op 20 juni 2023).