Als belastingplichtige of tussenpersoon die in naam van een belastingplichtige handelt, moet u registers bijhouden van alle handelingen die u aangeeft bij het éénloketsysteem OSS.
Registers van de handelingen die aangegeven worden in OSS
Wat zijn mijn verplichtingen voor het bijhouden van registers?
U bent verplicht registers bij te houden van de handelingen die vallen onder de OSS-regeling(en) waarin u geregistreerd bent. Die registers moeten gedetailleerd genoeg zijn om de fiscale administraties toe te laten te verifiëren of de btw correct toegepast is.
Welke informatie moet ik bijhouden in de registers van de handelingen?
U moet volgende informatie bijhouden:
- algemene informatie, zoals:
- de lidstaat van verbruik waar de handeling gedaan is
- het type handeling
- de datum van de handeling en het bedrag van de verschuldigde btw
- meer specifieke informatie, zoals:
- details van de ontvangen betalingen
- informatie die gebruikt wordt om de vertrek- en aankomstplaats van het goederentransport naar de koper te bepalen
De bij te houden informatie is opgenomen in artikel 63quater van de uitvoeringsverordening (EU) nr. 282/2011 van de Raad.
- algemene informatie, zoals:
Hoelang moet ik de registers van de handelingen bewaren?
Gedurende tien jaar vanaf het einde van het jaar waarin de handeling gedaan is, ongeacht of u bent gestopt met de toepassing van de regeling of niet.
Hoe moet ik de registers ter beschikking stellen van de fiscale administraties?
Wanneer de lidstaat van identificatie of de lidstaat van verbruik het vraagt, moet u de registers onmiddellijk elektronisch meedelen.
Om de verzending te uniformiseren en te verzekeren dat de registers door alle lidstaten aanvaard worden, heeft de Europese Commissie een standaard XML-bestand ‘SAF - OSS’ ontwikkeld dat u vrijblijvend kunt gebruiken.
Technische documentatie - SAF-OSS
Wat gebeurt er als ik de registers van de handelingen niet meedeel?
Als u die registers niet binnen een maand vanaf de verzending van een herinnering door de lidstaat van identificatie meedeelt, wordt u uitgesloten van de OSS-regeling voor een periode van twee jaar, voor de systematische niet-naleving van de regels die op de regeling van toepassing zijn.