Algemeen

Elektronische facturering - algemeen

  • Heeft de elektronische factuur dezelfde juridische waarde als de papieren factuur?

    Ja. De vorm van de factuur, hetzij op papier, hetzij in een elektronisch formaat, heeft geen belang meer. Voor alle facturen gelden dezelfde regels. De juridische waarde van een elektronische factuur is volledig gelijk aan die van een papieren factuur.

  • Wanneer wordt een factuur als elektronisch beschouwd inzake btw?

    Een elektronische factuur inzake btw wordt slechts als een geldige factuur beschouwd als er aan onderstaande voorwaarden is voldaan:

    • Alle verplichte factuurgegevens zijn aanwezig. 
    • Het document moet in (om het even welke) elektronische vorm uitgereikt en ontvangen worden.
  • Zal er één uniek formaat voor elektronische facturen zijn?

    Neen. Iedereen mag vrij het formaat (pdf, pdf/a, EDI, XML, QR-code ...) kiezen. 

    Op de factuur moeten een aantal specifieke gegevens staan, maar de wet zegt niets over de plaats binnen het document waar die gegevens zich moeten bevinden. Net zoals er verschillende mogelijkheden zijn om die gegevens op een papieren factuur te plaatsen (boven, onder, links, rechts ...), kan de gebruiker ook bij zijn elektronische factuur kiezen wáár hij de noodzakelijke informatie plaatst, zolang ze maar aanwezig is.

  • Zijn facturen in pdf wettelijk?

    Ja. De vorm van de factuur is niet belangrijk. Elke factuur moet aan dezelfde wettelijke factureringsvoorwaarden voldoen. Een factuur in pdf die aan deze wettelijke vereisten voldoet, is juridisch dus volledig in orde.

  • Zal elektronische facturering verplicht worden?

    Neen. De regelgeving voorziet een gelijkschakeling tussen papieren en elektronische facturen, maar verplicht niemand om de ene of de andere vorm te gebruiken.  Het elektronisch factureren wordt steeds belangrijker.

  • Mogen elektronische en papieren facturen naast elkaar worden gebruikt?

    Ja. Ondernemingen mogen de vorm van hun uitgereikte en/of ontvangen facturen vrij kiezen in samenspraak met hun klant of leverancier. Een leverancier kan dus voor een deel van zijn klanten elektronische facturen verzenden, terwijl hij aan de andere klanten nog steeds een papieren factuur uitreikt. 

  • Wat is het origineel van een elektronische factuur?

    Omdat elke belastingplichtige altijd moet kunnen aantonen dat de factuur een weerspiegeling is van de werkelijkheid, verdween sinds 1 januari 2013 elke verwijzing naar de ‘oorspronkelijke vorm’ van de factuur uit artikel 60 van het Btw-Wetboek. Voortaan moeten alleen de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van een factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden gewaarborgd, en dit vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn.

    Als elke partij deze voorwaarden op afdoende wijze waarborgt, zal de realiteit van en achter de factuur duidelijker zijn dan vroeger, toen men alleen oog had voor de oorspronkelijke factuur als uitgangspunt voor de btw-regelgeving. Dit geldt zowel voor de bewaring van facturen, de uitoefening van het recht op aftrek én de controle op de correcte naleving ervan. 

  • Wat bedoelt men met de ‘authenticiteit van de herkomst’ van de factuur?

    ‘Authenticiteit van de herkomst’ betekent: ‘Het waarborgen van de identiteit van diegene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van diegene die de factuur heeft uitgereikt.’

    Het waarborgen van die authenticiteit is zowel een verplichting voor de belastingplichtige die de levering/dienst ontvangt, als voor de belastingplichtige die ze verricht. Beiden kunnen onafhankelijk van elkaar de authenticiteit van de herkomst waarborgen. 

  • Welke elementen moeten aanwezig zijn om de ‘authenticiteit van de herkomst’ te garanderen?

    Waarborg door de leverancier/dienstverrichter

    De leverancier/dienstverrichter moet kunnen waarborgen dat de factuur werkelijk door of namens hem is uitgereikt. Dit kan door de factuur te registreren in de boekhouding. Als de afnemer of een derde factureert, kan de uitreiking van de factuur worden bewezen met bewijsstukken.

    Waarborg door de verwerver/afnemer

    De belastingplichtige die de goederenlevering of dienst ontvangt, moet kunnen waarborgen dat de door hem ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter of van diegene die de factuur heeft uitgereikt.

    De belastingplichtige kan dit doen op twee manieren:

    • controleren of de op de factuur vermelde gegevens over de identiteit van de leveranciers/dienstverrichter juist zijn
    • zich vergewissen van de identiteit van diegene die de factuur heeft uitgereikt

    Waarborgen van de identiteit van de leverancier/dienstverrichter

    De factuur vermeldt altijd de identiteit van de leverancier. Toch is dit niet genoeg om de authenticiteit van de herkomst te waarborgen. De verwerver/afnemer moet nagaan of de op de factuur vermelde leverancier/dienstverrichter werkelijk de goederenlevering of de dienst heeft verricht waarnaar de factuur verwijst. Daarvoor kan hij gebruikmaken van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van goederen of een dienst oplevert.

    Waarborgen van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt

    De belastingplichtige kan de identiteit van degene die een factuur heeft uitgereikt controleren aan de hand van bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening of EDI. Die methode laat overweging 10 van Richtlijn 2010/45/EU evenwel onverlet. Die bepaalt dat facturen voor alles een weergave moeten zijn van een werkelijk verrichte levering van goederen of diensten.

    De verplichting tot het waarborgen van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt kan van toepassing zijn in volgende gevallen:

    • wanneer de leverancier/dienstverrichter de factuur uitreikt
    • wanneer een derde de factuur uitreikt (outsourcing)
    • wanneer de afnemer de factuur zelf uitreikt (self-billing).
  • Wat bedoelt men met de ‘integriteit van de inhoud’ van de factuur?

    ‘Integriteit van de inhoud’ betekent dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan. Die inhoud stemt in de regel overeen met de in de btw-richtlijn omschreven inhoud.  

    Het waarborgen van de integriteit van de inhoud van een factuur is verplicht, zowel voor de belastingplichtige die de levering/dienst verricht als voor de belastingplichtige die de levering/dienst ontvangt. Zij kunnen elk, onafhankelijk van elkaar, de manier kiezen waarop ze aan deze verplichting voldoen of ze kunnen overeenkomen om hier samen aan te voldoen. Dit kan bijvoorbeeld via technologie, zoals EDI of een geavanceerde elektronische handtekening, om te waarborgen dat de inhoud ongewijzigd blijft.

    Om aan deze verplichting te voldoen, kan de belastingplichtige kiezen voor specifieke technologieën of voor bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering/dienst opleveren.

    Het feit dat de inhoud van de factuur niet gewijzigd is (integriteit van de inhoud) heeft geen betrekking op het formaat van een elektronische factuur. Het formaat mag wel veranderen, op voorwaarde dat de door de btw-richtlijn vereiste inhoud hetzelfde blijft. Zo kan de verwerver/afnemer of een dienstverrichter die in diens naam optreedt de elektronische gegevens omzetten. Hij kan ze ook op een andere wijze presenteren om ze aan te passen aan zijn eigen IT-systeem of om zich aan te passen aan de technologische ontwikkelingen.

    Als de belastingplichtige ervoor kiest om een geavanceerde elektronische handtekening te gebruiken, moet hij de omzetting van het ene formaat naar het andere in een controlespoor registreren.

  • Wat bedoelt men met de ‘leesbaarheid’ van de factuur?

    ‘Leesbaarheid van een factuur’ betekent dat de factuur tot het einde van de bewaartermijn leesbaar moet blijven voor mensen. De btw-gegevens moeten duidelijk leesbaar zijn, op scherm of op papier, zonder dat er buitensporig veel onderzoek of interpretatie voor nodig is. Zo beschouwt men EDI-berichten of XML-berichten in het originele formaat niet als leesbaar voor mensen, zij moeten worden omgezet naar een leesbaar formaat.

    Voor elektronische facturen is de voorwaarde vervuld als de factuur op verzoek kan worden voorgelegd. Dit moet gebeuren binnen een redelijke termijn in een voor mensen leesbare vorm: op het scherm of via afdrukken, ook na een omzettingsproces.

    Het moet mogelijk zijn om na te gaan of de gegevens van het originele elektronische bestand en die van het voorgelegde leesbare document overeenkomen. 

    Om de leesbaarheid van de elektronische facturen te waarborgen, moet tijdens de volledige bewaartermijn een geschikte en betrouwbare viewer voor het zichtbaar maken van de factuur beschikbaar zijn.

    Geavanceerde elektronische handtekeningen en EDI volstaan op zich niet om de leesbaarheid van een elektronische factuur te waarborgen.

  • Wat is de gedragscode e-invoicing?

    De gedragscode e-invoicing geeft een duidelijk en zeker kader voor elektronische facturering (= e-invoicing) tussen een leverancier en consument.

    De leverancier die deze code ondertekent, verbindt zich ertoe om de beginselen en bepalingen ervan toe te passen en om, in samenwerking met de andere actoren, de consument in te lichten en de elektronische facturering te promoten.

    De gedragscode e-invoicing vindt u op de website van de FOD Economie.

    Indien u deze code ook wenst te onderschrijven, volstaat het om een aantal gegevens in te vullen (datum en ondernemingsnummer), de code te ondertekenen en terug te sturen naar de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging: dav@premier.fed.be. Die dienst zal ze publiceren op een website en de FOD Economie ervan inlichten.

  • Wat bedoelt men met ‘controlespoor’ of ‘bedrijfscontrole’?

    De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Daarvoor kan hij elke bedrijfscontrole gebruiken die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een goederenlevering/dienst oplevert.

    In de boekhouding kan een controlespoor worden beschreven als een met stukken gestaafde transactiestroom. Deze loopt vanaf het brondocument (bijvoorbeeld een kooporder) tot de voltooiing ervan, bijvoorbeeld de uiteindelijke registratie in de jaarrekening, met koppelingen tussen de verschillende documenten in het proces. Een controlespoor omvat dus brondocumenten, verwerkte transacties en verwijzingen naar het verband tussen de twee. 

  • Wanneer is een controlespoor betrouwbaar?

    Een controlespoor is betrouwbaar wanneer aan drie voorwaarden voldaan is:

    • Het verband tussen bewijsstukken en verwerkte transacties is gemakkelijk te volgen (als men beschikt over voldoende gegevens om de documenten met elkaar in verband te brengen).
    • Het leeft de vermelde procedures na.
    • Het weerspiegelt de processen die werkelijk hebben plaatsgevonden. 

    Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt met:

    • documenten van derden (bv. rekeninguittreksels)
    • documenten van de afnemer of leverancier/dienstverrichter (documenten van de tweede partij)
    • interne controles (bv. functiescheiding)

    Voor de btw moet het controlespoor voorzien in een controleerbaar verband tussen een factuur en een levering van goederen of een dienst (art. 233, § 1, 2de lid, van de btw-richtlijn). Dit laat toe om na te gaan of een factuur weerspiegelt dat leveringen of diensten zijn verricht. 

    De middelen aan de hand waarvan een belastingplichtige het verband tussen een factuur en een goederenlevering of dienst kan aantonen, mag hij zelf kiezen. De lidstaat mag richtlijnen uitvaardigen die de belastingplichtige helpen om een betrouwbaar controlespoor uit te zetten, maar deze richtlijnen mogen geen verplichte voorschriften omvatten. Het kan bijvoorbeeld gaan om een reeks uiteenlopende documenten, zoals een kooporder, vervoersdocumenten en de factuur zelf, vergezeld van het resultaat van de vergelijking van die documenten of zelfs het loutere feit dat die drie types van documenten werkelijk met elkaar overeenstemmen.

    Net zoals bij bedrijfscontroles het geval is, geldt ook hier dat een betrouwbaar controlespoor aangepast moet zijn aan de omvang, de activiteit en het type belastingplichtige en dat het rekening moet houden met het aantal transacties, hun waarde, en het aantal en type van leveranciers/dienstverrichters en verwervers/afnemers. Waar nodig komen ook andere factoren in aanmerking, zoals bijvoorbeeld voorschriften voor financiële verslaggeving en controle.

  • Hoe veilig zijn elektronische facturen?

    De veiligheid van de facturen kan afhangen van drie elementen:

    • de gebruikte technologie
    • de controles die bestaan binnen de onderneming
    • de tussen de betrokken partijen gesloten overeenkomsten
  • Welke regelgeving is van toepassing inzake grensoverschrijdende facturering?

    De lidstaat waar de levering of de dienst plaatsvindt, bepaalt de factureringsregels.

    In twee gevallen gelden echter de factureringsregels van de lidstaat waar de leverancier of de dienstverrichter gevestigd is: 

    • Wanneer de levering van het goed of de dienst vindt voor de btw plaatsvindt in een andere lidstaat en de btw wordt verlegd naar de klant (tenzij in geval van self-billing, in welk geval de vuistregel weer van toepassing is).
    • wanneer de leveringen of diensten niet plaatsvinden in de EU en er dus niet belastbaar zijn. 
  • Van welke lidstaat worden de regels voor facturering toegepast?
    Lidstaat van vestiging van de onderneming die factureert Lidstaat van de plaats van de levering/dienst *
    Algemene regel x
    Uitzondering
    Plaats van levering/dienst is buiten de EU x
    De leverancier is niet gevestigd in de lidstaat van levering en de persoon die de btw moet betalen is de klant (niet van toepassing bij self-billing)  x

    *Als de lidstaat van de plaats van de handeling verschillend is van de lidstaat van vestiging van de onderneming die factureert.