Ontvangen

Elektronische facturen ontvangen

  • Is een ontvangen factuur in pdf-formaat een wettelijke elektronische factuur?

    Ja. Noch het formaat, noch de vorm van de factuur zijn van belang. Elke factuur, op papier of in om het even welk elektronisch formaat (bijvoorbeeld pdf), moet aan dezelfde voorwaarden voldoen.

  • Moet ik een inkomende factuur die ik per e-mail (bijvoorbeeld in Word of pdf) heb ontvangen, absoluut printen?

    Neen, tenzij u de bestemmeling ze alleen op papier bewaart.

    Als u daarentegen de factuur elektronisch bewaart, dan kunt u ze toch afdrukken voor administratieve of andere bedrijfsdoeleinden, maar zal die afdruk slechts de waarde hebben van een (papieren) kopie.

  • Ben ik verplicht om met een tussenpersoon (service provider) te werken voor het ontvangen van een elektronische factuur?

    Neen. De belastingplichtige (onderneming) kan een beroep doen op de diensten van een service provider, maar blijft altijd zelf verantwoordelijk voor het beheer en/of het bewaren van de geldige factuur. Het is dus aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen aan de service provider.

  • Worden de facturen die van een website van een leverancier gedownload moeten worden erkend door de FOD Financiën?

    Ja. De FOD Financiën aanvaardt facturen die ter beschikking van de afnemer worden gesteld op de website van de leverancier/dienstverrichter als elektronische facturen. Dergelijke facturen worden geacht te zijn uitgereikt op het moment dat zij ter beschikking worden gesteld, zodat de afnemer ze kan ontvangen en bewaren.

  • Kan ik aan een leverancier vragen om tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur te sturen?

    Neen. Principieel mag er slechts één factuur (elektronisch of op papier) zijn voor éénzelfde handeling. Als u toch twee facturen opmaakt, moet een van beide de vermelding ‘dubbel’ bevatten of een andere vermelding die duidelijk maakt dat het andere exemplaar het origineel is. Alleen de originele factuur kan immers gebruikt worden voor het recht op aftrek.

  • Kan ik weigeren om elektronische facturen te ontvangen en verder werken met papieren facturen?

    Ja. Een leverancier/dienstverrichter kan het gebruik van een elektronische factuur nooit opleggen, omdat dit afhankelijk is van de aanvaarding ervan door de afnemer.

  • Kan ik de inhoud van een elektronische factuur op dezelfde manier betwisten als bij een papieren factuur?

    Ja. Een elektronische factuur is op alle vlakken gelijkwaardig aan een factuur op papier. Een elektronische factuur kan dus worden geweigerd op dezelfde wijze en gronden als een papieren factuur.