Bewaren

Elektronische facturen bewaren

  • Hoelang moet ik mijn elektronische facturen bewaren?

    Er is geen verschil met de papieren facturen.

    Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende zeven jaar bewaren. Deze termijn loopt vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking,

  • Hoe moet ik mijn elektronische facturen bewaren?

    U kunt uw facturen zowel op papier als elektronisch bewaren, ongeacht het oorspronkelijke formaat. De wijze van bewaring moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen kunnen waarborgen. Dit betekent dat u elke mogelijke manipulatie achteraf van de facturen moet vermijden. Bovendien moet u de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en de ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn waarborgen.

    Het formaat van de facturen mag wel wijzigen, maar alleen als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. De wijze waarop deze waarborgen worden verstrekt, kiest u vrij.

  • Hoe kan ik de leesbaarheid, authenticiteit en integriteit van elektronische facturen garanderen, rekening houdend met het snel verouderen van informaticaoplossingen?

    Omdat de bedrijfspraktijken kunnen evolueren gedurende de periode waarin deze drie voorwaarden moeten worden gewaarborgd – vanaf de uitreiking van de factuur tot het einde van de bewaringstermijn – kan de wijze waarop de belastingplichtige probeert deze voorwaarden na te leven eveneens wijzigen.

    Als belastingplichtigen ervoor kiezen om facturen te bewaren in een andere vorm of een ander formaat dan dat waarin ze werden uitgereikt of ontvangen, dan moeten ze erover waken dat ze daarmee geen afbreuk doen aan de vereisten van authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur. De belastingplichtige bepaalt zelf de wijze waarop hij aan deze verplichting wil voldoen.

  • Moet ik de facturen bewaren die gedownload moeten worden van de website van een leverancier of kan ik eenvoudigweg de e-mails met de links bewaren?

    Het bewaren van een e-mail die een link naar een factuur bevat volstaat niet: u moet de factuur zelf downloaden en bewaren. Niets belet uiteraard dat u ook de e-mailberichten met de hyperlink naar die website bewaart, als aanvullend bewijs van de herkomst.

  • Kan ik eenvoudigweg de e-mails met de factuur in bijlage ervan bewaren?

    Strikt juridisch gezien is dit mogelijk. U moet de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur echter kunnen waarborgen gedurende de volledige bewaartermijn. Bijgevolg moet u zich ervan verzekeren dat ook in de praktijk aan die drie voorwaarden is voldaan. 

  • Is de keuze van de wijze van archiveren van facturen onderworpen aan een voorafgaande goedkeuring van de FOD Financiën?

    Neen, u moet geen voorafgaande goedkeuring van de FOD Financiën. De fiscale administratie gaat ook niet in op eventuele verzoeken betreffende de keuze of de goedkeuring van een bepaald archiveringssysteem.

  • Als ik zowel papieren als elektronische facturen ontvang, kan ik ze dan in eenzelfde formaat archiveren?

    Ja. Als onderneming bespaar je trouwens het meest als je alle facturen elektronisch bewaart, zowel de inkomende als de kopieën van de uitgaande facturen. Papieren facturen kun je immers makkelijk conform inscannen.

  • Kan ik een elektronische factuur archiveren op papier?

    Ja.

  • Kan ik een papieren factuur elektronisch archiveren?

    Ja.

  • Is het archiveren via ‘cloud-computing’ toegestaan?

    Ja, als u de wettelijke bepalingen respecteert.

  • Waar moet ik mijn facturen bewaren?

    Voor btw-doeleinden kiest u vrij waar u uw facturen bewaart, zolang u ze maar op ieder verzoek en zonder uitstel ter inzage van de FOD Financiën kan voorleggen. Een belastingplichtige gevestigd in België moet zijn facturen wel in België bewaren, tenzij hij ze elektronisch bewaart met een gewaarborgde online toegang tot deze facturen in België.  Dit is ook het geval als de belasting over die handelingen verschuldigd is in België, ongeacht de plaats van vestiging van de belastingplichtige.

  • Kan ik een beroep doen op de diensten van een tussenpersoon (service provider) voor mijn archivering?

    Ja.

  • Wat moet ik doen als een derde (bijvoorbeeld bij centrale archivering binnen een groep) niet in staat is om de Belgische, wettelijke verplichtingen rond archivering na te leven?

    Als de derde niet in staat is te voldoen aan uw wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld de bewaringstermijn van de archieven), is het aan u om zelf een alternatieve oplossing of een andere dienstverlener te vinden.

  • Welke gevolgen zal een informaticaprobleem hebben? Hoe zich ertegen wapenen?

    De gevolgen zijn dezelfde als in het geval van de vernietiging van papieren archieven (bv. door een brand). U moet dus in een back-up voorzien (bv. een eenvoudige veiligheidskopie).

  • Volgens de FOD Financiën moet de belastingplichtige, voor de uitoefening van zijn recht op btw-aftrek, kunnen aantonen dat de factuur origineel is. Wat riskeer ik bij niet-naleving?

    Net zoals bij de papieren factuur, kan de FOD Financiën het recht op btw-aftrek weigeren als men niet kan aantonen dat de waarborgen van authenticiteit en integriteit voldoende ingevuld zijn. Zowel de klant als de leverancier/dienstverrichter kan een administratieve boete krijgen.

  • Wat zijn mijn verplichtingen bij een fiscale controle?

    Wanneer een belastingplichtige de facturen en kopieën in een elektronisch formaat, met een gewaarborgde online toegang, bewaart, heeft de FOD Financiën bij controle het recht om ze in te zien, te downloaden en te gebruiken.

    Verder kan de FOD Financiën volgende dingen vragen aan de belastingplichtige:

    • de op de informatiedragers geplaatste gegevens (ook van boeken en andere stukken) in een leesbare en verstaanbare vorm voorleggen,
    • in het bijzijn van haar controleagenten en op hun uitrusting, kopieën maken in de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van die gegevens,
    • de informaticabewerkingen verrichten die zij nodig acht om de juiste heffing van de belasting na te gaan.