Versturen

Elektronische facturen versturen

  • Moet ik vooraf de toestemming van de FOD Financiën vragen om elektronische facturen te kunnen versturen?

    Neen. Er is geen voorafgaande goedkeuring nodig van de FOD Financiën. Los van de aanvaarding van de elektronische vorm van de factuur door de klant, zijn de wettelijke vereisten voor een elektronische factuur dezelfde als die voor een papieren factuur.

  • Ben ik in orde met mijn wettelijke verplichtingen als ik mijn originele facturen in pdf-formaat verstuur?

    De vorm van de factuur is niet van belang. Elke factuur, op papier, of in om het even welk elektronisch formaat (bijvoorbeeld pdf) moet aan dezelfde voorwaarden voldoen.

  • Kan ik elektronische facturen ook naar particulieren (consumenten) sturen?

    Ja.

  • Moet een elektronische factuur die per mail gestuurd wordt altijd een pdf zijn?

    Neen. Iedereen kan vrij het formaat kiezen waarin men wenst te factureren.

  • Onder welke voorwaarden kan ik een elektronische factuur verzenden naar mijn klanten?

    Er is slechts één voorwaarde. De klant moet het gebruik van een elektronische factuur aanvaarden. Dit is nodig omwille van de technische middelen die nodig zijn om een elektronische factuur te kunnen ontvangen en de mogelijkheid van de afnemer om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur te waarborgen.

    De afnemer kan een elektronische factuur op dezelfde manier aanvaarden als een papieren factuur:

    • via een schriftelijke, al dan niet formele, aanvaarding
    • via een stilzwijgende aanvaarding (bv. door de factuur te betalen)
  • Hoe kan ik weten of een elektronische factuur goed ontvangen werd?

    Hier bestaan geen regels over. Iedereen moet zelf uitmaken welke technische oplossing hij implementeert. Er zijn verschillende mogelijkheden:

    • een leesbevestiging vragen bij verzending van de factuur per mail
    • een facturatieplatform gebruiken
    • een message delivery notification bij EDI of Zoomit

     Uiteraard geldt de betaling van de factuur als bewijs van de goede ontvangst ervan.

  • Is het mogelijk om documenten bij een factuur te voegen (bijvoorbeeld: algemene voorwaarden)?

    Ja. Bijlagen die inherent zijn aan de factuur moeten, net zoals bij een papieren factuur, worden toegevoegd. Het volstaat om het document eenmaal naar dezelfde afnemer te sturen als het hetzelfde is voor alle aan die afnemer verzonden facturen.

  • Is het toegelaten om gescande stukken bij een elektronische factuur te voegen?

    Ja, gescande stukken kunnen bij een elektronische factuur gevoegd worden. Wanneer de bijlage evenwel een integrerend deel van de factuur uitmaakt, wordt deze bijlage best op dezelfde manier beveiligd als de factuur zelf. Dit is het geval wanneer niet alle verplichte elementen op de factuur zelf zijn opgenomen, maar de bijlage de factuur aanvult. Voor de omschrijving van de goederen wordt er bijvoorbeeld naar de bijlage verwezen omdat die inhoud niet volledig op de factuur zelf is overgenomen.

  • Voorzien de regels inzake elektronische facturering in specifieke verplichtingen voor documenten die bij een factuur worden gevoegd?

    Neen. Er zijn geen bijkomende verplichtingen. Deze zijn dezelfde als voor een papieren factuur.

  • Is er altijd een tussenpersoon (service provider) nodig voor het versturen van elektronische facturen?

    Neen, u kunt een beroep doen op de diensten van een service provider, maar de belastingplichtige (onderneming) blijft zelf verantwoordelijk voor het uitreiken en/of bewaren van de geldige factuur. Het is dus aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen aan de service provider.

  • Geldt de gekwalificeerde elektronische handtekening die de verzender toevoegt aan zijn factuur als kwitantie?

    Neen. De aan de elektronische factuur toegevoegde gekwalificeerde elektronische handtekening dient alleen om de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud te waarborgen.

  • Biedt het elektronisch verzenden van een factuur evenveel zekerheid als het verzenden van een factuur met de post?

    Ja. Er bestaan bovendien mogelijkheden om een elektronische zending te beveiligen.

    Wie zijn facturen via e-mail verzendt, kan in zijn mailprogramma aangeven dat hij een afleverrapport wenst. Ook wie werkt met boekhoudsoftware of via een dienstverlener (serviceprovider), kan afleverrapporten voorzien. Partijen kunnen hierover voorafgaand afspraken maken en al in de testfase met afleverrapporten en/of ontvangstmeldingen werken.

  • Mag ik tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur uitreiken voor dezelfde klant?

    Neen. Principieel mag er slechts één factuur (elektronisch of op papier) zijn voor éénzelfde handeling. Als u toch twee facturen opmaakt, moet een van beide de vermelding ‘dubbel’ bevatten of een andere vermelding die duidelijk maakt dat het andere exemplaar het origineel is. Alleen de originele factuur kan immers gebruikt worden voor het recht op aftrek.

  • Wat gebeurt er als de mailbox van een klant vol is of als een bericht niet doorgestuurd kan worden (filter)?

    Het mailprogramma geeft aan als wanneer de mailbox van uw mailprogramma vol is. U schoont uw mailboxen best tijdig op, zodat u geen belangrijke mails mist. Dit is zeker nodig bij het ontvangen van facturen per mail.

    Verder vraagt u best vooraf aan uw leverancier om u een aantal testmails te sturen. Zo kan u controleren of de mails niet in uw spambox terechtkomen en indien nodig maatregelen nemen.

    Ook de verzender van de mail met factuur moet oplettend zijn. Als hij een bericht krijgt dat zijn mail niet verzonden kon worden, neemt hij best contact op met de klant om de juistheid van het mailadres te checken. Dat doet hij immers ook als hij een papieren factuur terugkrijgt van de post wegens ‘postadres niet correct’.

  • Als de factuur via EDI wordt verzonden, moeten de bestelbonnen en de verzendnota’s dan ook via EDI worden verzonden?

    Neen. Dat is niet verplicht, maar u hebt er wel alle belang bij om de drie handelsdocumenten elektronisch op elkaar af te stemmen (Order to Cash). Zo creëert u een meer efficiënte en transparante berichtenstroom.

  • Kan een klant achteraf de manier waarop een factuur verstuurd is in vraag stellen?

    Neen. Om elektronische facturen naar uw klant te sturen heeft u zijn toestemming nodig. Dat betekent dat u met uw klant vooraf een afspraak moet maken over hoe de factuur verstuurd zal worden. Als u met papieren facturen werkt, kan uw klant ook niet eisen dat u hem een elektronische factuur stuurt.