Technische regels voor een elektronische factuur
De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van een factuur moeten altijd worden gewaarborgd, en dit vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn. De regels hierover wijzigen niet.
De uitreiking van elektronische facturen wordt tot 31 december 2025 slechts toegestaan mits de uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding door de ontvanger van de factuur. Vanaf 1 januari 2026 vervalt deze voorwaarde en wordt zowel de verzending als de ontvangst een verplichting.
Ieder document dat wijzigingen aanbrengt in een factuur en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur, geldt als elektronische factuur en wordt uitgereikt in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur.
Als elke partij deze voorwaarden op afdoende wijze waarborgt, zal de realiteit van en achter de factuur duidelijker zijn dan vroeger, toen men alleen oog had voor de oorspronkelijke factuur als uitgangspunt voor de btw-regelgeving. Dit geldt zowel voor de bewaring van facturen, de uitoefening van het recht op aftrek én de controle op de correcte naleving ervan.
Wat is de ‘authenticiteit van de herkomst’ van de factuur?
'Authenticiteit van de herkomst' betekent: Het waarborgen van de identiteit van diegene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van diegene die de factuur heeft uitgereikt.
Het waarborgen van die authenticiteit is zowel een verplichting voor de belastingplichtige die de levering of dienst ontvangt, als voor de belastingplichtige die ze verricht. Beiden kunnen onafhankelijk van elkaar de authenticiteit van de herkomst waarborgen.
Wat is de ‘integriteit van de inhoud’ van de factuur?
'Integriteit van de inhoud' betekent dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan. Die inhoud stemt in de regel overeen met de in de btw-richtlijn omschreven inhoud.
Wat is de ‘leesbaarheid’ van de factuur?
'Leesbaarheid van een factuur' betekent dat de factuur tot het einde van de bewaartermijn leesbaar moet blijven voor mensen. De btw-gegevens moeten duidelijk leesbaar zijn, zonder dat er buitensporig veel onderzoek of interpretatie voor nodig is.
Voor elektronische facturen is de voorwaarde vervuld als de factuur op verzoek kan worden voorgelegd. Dit moet gebeuren binnen een redelijke termijn in een voor mensen leesbare vorm. Het moet mogelijk zijn om na te gaan of de gegevens van het originele elektronische bestand en die van het voorgelegde leesbare document overeenkomen. Om de leesbaarheid van de elektronische facturen te waarborgen, moet tijdens de volledige bewaartermijn een geschikte en betrouwbare viewer voor het zichtbaar maken van de factuur beschikbaar zijn.
Wanneer is een controlespoor betrouwbaar?
Een controlespoor is betrouwbaar wanneer aan drie voorwaarden voldaan is:
- Het verband tussen bewijsstukken en verwerkte transacties is gemakkelijk te volgen (als men beschikt over voldoende gegevens om de documenten met elkaar in verband te brengen).
- Het leeft de vermelde procedures na.
- Het weerspiegelt de processen die werkelijk hebben plaatsgevonden.
Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt met:
- documenten van derden (bv. rekeninguittreksels),
- documenten van de afnemer of leverancier/dienstverrichter (documenten van de tweede partij),
- interne controles (bv. functiescheiding).
Voor de btw moet het controlespoor voorzien in een controleerbaar verband tussen een factuur en een levering van goederen of een dienst (artikel 233, § 1, 2de lid, van de btw-richtlijn). Dit laat toe om na te gaan of een factuur weerspiegelt dat leveringen of diensten zijn verricht.
De middelen aan de hand waarvan een belastingplichtige het verband tussen een factuur en een goederenlevering of dienst kan aantonen, mag hij zelf kiezen.