Verplicht gebruik van gestructureerde elektronische facturen vanaf 2026 
Vanaf 1 januari 2026 wordt de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor quasi alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B).
De verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken geldt niet voor leveringen van goederen of diensten aan particulieren voor hun privégebruik (‘B2C’ of ‘business-to-consumer’).
Voor facturering aan openbare overheden (‘B2G’ of ‘business-to-government’) is elektronische facturatie verplicht voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024. Daarvoor geldt een specifieke regelgeving (1).
(1) De verplichting geldt in de regel voor contracten met een waarde vanaf 3.000 euro (excl. btw). Aanbesteders kunnen echter strenger zijn door een bepaling in die zin op te nemen in de opdrachtdocumenten. Federale aanbestedende overheden moeten de elektronische facturering sinds 1 maart 2024 ook opleggen onder de 3.000 euro. In het Staatsblad: koninklijk besluit 'borgtocht en elektronische facturering' | BOSA (belgium.be)
Voor welke B2B-handelingen geldt de verplichting niet?
De verplichting tot gestructureerde elektronische facturering zal quasi altijd gelden bij handelingen tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen.
Er zijn enkele beperkte uitzonderingen op dit principe:
- Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor:
- gefailleerde btw-plichtigen
- ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten
- niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting
- forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 van het Btw-Wetboek, dooft uit uiterlijk 1 januari 2028)
- Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen voor:
- ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten
- Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen als de handeling is vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek.
- Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor:
Mag ik met gestructureerde elektronische facturen werken ook als dit niet verplicht is?
Het staat iedereen vrij om vrijwillig gestructureerde elektronische facturen te gebruiken, ook in situaties waar dat niet wettelijk verplicht is. Aangezien er voor die transactie geen verplichting is, is je klant dus niet verplicht om voor deze handeling een gestructureerde elektronische factuur te kunnen ontvangen. Dit zal dus alleen maar mogelijk zijn wanneer beide partijen akkoord zijn om op deze manier te werken.
Is self billing toegestaan?
De regels hierover veranderen niet. Self billing blijft toegestaan op voorwaarde dat er een voorafgaandelijk akkoord is tussen beide partijen en dat iedere factuur het voorwerp uitmaakt van een procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de levering van het goed of de dienst verricht. Self billing wordt binnenkort mogelijk via Peppol.
Mogen elektronische en papieren facturen naast elkaar worden gebruikt?
Tot en met 31 december 2025 mag u zowel elektronische (mits akkoord van de ontvanger) als papieren facturen gebruiken. Vanaf 1 januari 2026 wordt de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). U kunt daarnaast, als u dat wenst, ook nog een pdf-versie of een papieren versie van de factuur versturen naar uw klant, maar de gestructureerde elektronische factuur is de enige factuur die wettelijk conform is.
Zijn er ondersteuningsmaatregelen?
Als tegemoetkoming voor de kosten die u mogelijk moet maken voor de technische aanpassingen, hebben we twee ondersteunende fiscale maatregelen voorzien:
- Vanaf 1 januari 2025 verhoogt de investeringsaftrek voor digitale investeringen tot 20 %.
- In de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 mogen kleine kmo's en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken, een verhoogde kostenaftrek van 120 % toepassen voor factureringspakketten. De meerprijs die men omwille van e-facturatie (opstellen, verzenden en ontvangen van elektronische facturen in een gestructureerde vorm) voor een bestaand softwareabonnement zal betalen, komt in aanmerking voor de verhoogde kostenaftrek van 120 % op voorwaarde dat die meerprijs afzonderlijk is vermeld op de factuur.
Aftrek van btw en/of inbreng als beroepskost als zelfstandige
Wilt u als zelfstandige de btw aftrekken die vermeld is op uw inkomende business-facturen (B2B)? Dan kunt u dat vanaf 1 januari 2026 enkel doen op basis van de ontvangen gestructureerde elektronische facturen, die alle verplichte vermeldingen bevatten (artikel 5, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29.12.1992).
Wilt u als beroepskost een deel van de kosten aangeven die vermeld zijn op privéfacturen (B2C) die u ontvangt (bijvoorbeeld van gas, elektriciteit, water ...)? Dan kunt u dat doen zowel op basis van de ontvangen papieren als elektronische facturen. Die facturen vallen namelijk buiten de nieuwe verplichting tot uitreiking en ontvangst van gestructureerde elektronische facturen.