Vanaf 1 september 2021 ontvangen wij u opnieuw in al onze kantoren, maar enkel op afspraak. 

Belastingplichtigen gevestigd buiten de Europese Unie - teruggave Belgische btw

Als belastingplichtige gevestigd buiten de Europese Unie teruggave vragen van Belgische btw

  • Kan ik de teruggave vragen van de Belgische btw?

    Ja, op voorwaarde dat:

    • uw (buiten de Europese Unie gevestigde) onderneming een activiteit uitoefent die aan btw onderworpen zou zijn als zij in de Europese Unie werd uitgeoefend.
    • de kosten uitsluitend worden gemaakt voor professionele doeleinden. De btw op privé-uitgaven wordt niet terugbetaald.

  • Hoe vraag ik om de teruggave van de Belgische btw?

    Vul het online formulier 803 in.

    Het formulier is beschikbaar in het Nederlands, Frans, Engels en Duits. Het kan door u of uw mandataris worden ingevuld. 

    Tot 31 december 2021 kan u gebruikmaken van het formulier dat moet worden teruggestuurd:

    • bij voorkeur per e-mail naar: foreigners.team2@minfin.fed.be
    • of per post naar:
      FOD Financiën
      KMO Centrum Specifieke Materies - Team 2
      Kruidtuinlaan 50, bus 3410 - 18P
      B-1000 Brussel

    Eerste aanvraag tot teruggave? Stuur eerst een verzoek om een VAT Refund identificatienummer naar foreigners.team2@minfin.fed.be. Voordat u een aanvraag kan indienen, moeten we u immers eerst een identificatienummer toekennen.

    Als u mandataris bent, kan het zijn dat u meerdere VAT Refund identificatienummers moet aanvragen:

    • namens uw eigen onderneming, als het uw eerste aanvraag is
    • en namens de aanvrager, als het zijn eerste aanvraag is.
  • Ik dien een (online) aanvraag in namens mijn eigen onderneming. Welke informatie moet ik vermelden?

    Rubriek ‘Mandataris’

    U hoeft deze rubriek niet in te vullen.

    Rubriek ‘Aanvrager’

    Vermeld uw gegevens.

    Het e-mailadres is heel belangrijk omdat dit ons enige communicatiemiddel is (verzenden van de verzoeken om inlichtingen en de beslissingen).

    De pro rata moet enkel worden ingevuld als u zowel handelingen verricht die recht geven op aftrek als handelingen die geen recht geven op aftrek.

    In dit geval wordt de teruggave van de betaalde voorbelasting slechts toegestaan voor het gedeelte van de belasting over de toegevoegde waarde dat evenredig is aan het bedrag dat betrekking heeft op de handelingen die recht geven op aftrek. Het totale btw-bedrag waarvoor om teruggave wordt gevraagd, wordt beperkt tot het in dit vak vermelde percentage. Dit is een percentage tussen 0 en 100%.

    Bedrag

    Vermeld het bedrag in euro's, met 2 cijfers na de komma.

    Dit bedrag is de totale aftrekbare btw van het ‘bestand van transacties’ (zie ‘Welke documenten moet ik aan mijn aanvraag toevoegen?’).

    Bankrekening

    Afhankelijk van het soort rekening, moet u enkel de gegevens invullen die betrekking hebben op de ‘SEPA bankrekening’ of de ‘NON-SEPA bankrekening’.

    De SEPA-landen zijn de volgende: Duitsland, Oostenrijk, België, Bulgarije, Cyprus, Kroatië, Denemarken, Spanje, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Polen, Portugal, Tsjechische Republiek, Roemenië, Verenigd Koninkrijk, Slovakije, Slovenië, Zweden, Liechtenstein, IJsland, Monaco, Noorwegen, San-Marino en Zwitserland.

  • Ik dien een (online) aanvraag in als mandataris. Welke informatie moet ik vermelden?

    Rubriek ‘Mandataris’

    Vermeld uw gegevens.

    Uw e-mailadres is heel belangrijk omdat dit ons enige communicatiemiddel is (verzenden van de verzoeken om inlichtingen en de beslissingen).

    U moet een mandaat bijvoegen (in pdf-formaat, maximum 15MB). Het hoeft niet te worden gelegaliseerd. Wanneer de teruggave moet gebeuren op de bankrekening van de mandataris, moet het mandaat dit uitdrukkelijk toestaan.

    Rubriek ‘Aanvrager’

    Vermeld de contactgegevens van de aanvrager.

    Vermeld in het veld ‘e-mail’:

    • ofwel het e-mailadres van de aanvrager. In dat geval zal hij ook de mededelingen in verband met de aanvraag tot teruggave ontvangen.
    • ofwel uw eigen e-mailadres, wanneer u niet wil dat de aanvrager de mededelingen ontvangt in verband met de aanvraag tot teruggave.

    De pro rata moet enkel worden ingevuld als de aanvrager zowel handelingen verricht die recht geven op aftrek als handelingen die geen recht geven op aftrek.

    In dit geval wordt de teruggave van de betaalde voorbelasting slechts toegestaan voor het gedeelte van de belasting over de toegevoegde waarde dat evenredig is aan het bedrag dat betrekking heeft op de handelingen die recht geven op aftrek. Het totale btw-bedrag waarvoor om teruggave wordt gevraagd, wordt beperkt tot het in dit vak vermelde percentage. Dit is een percentage tussen 0 en 100%.

    Bedrag

    Vermeld het bedrag in euro's, met 2 cijfers na de komma.

    Dit bedrag is de totale aftrekbare btw van het ‘bestand van transacties’ (zie ‘Welke documenten moet ik aan mijn aanvraag toevoegen?’).

    Bankrekening

    Afhankelijk van het soort rekening, moet u enkel de gegevens invullen die betrekking hebben op de ‘SEPA bankrekening’ of de ‘NON-SEPA bankrekening’.

    De SEPA-landen zijn de volgende: Duitsland, Oostenrijk, België, Bulgarije, Cyprus, Kroatië, Denemarken, Spanje, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Polen, Portugal, Tsjechische Republiek, Roemenië, Verenigd Koninkrijk, Slovakije, Slovenië, Zweden, Liechtenstein, IJsland, Monaco, Noorwegen, San-Marino en Zwitserland.

  • Welke documenten moet ik aan mijn aanvraag toevoegen?

    Hoe voeg ik de bestanden toe?

    • Bestand van transacties: het is verplicht om  dit model (XLSX, 144.5 KB) te gebruiken.
      Het formaat moet .xlsx (of .xls) blijven (maximum 15 MB)
    • Verantwoordingsstuk(ken): in pdf-formaat (maximum 15 MB per bestand).
      Laad deze bestanden op in de hieronder aangegeven volgorde. Beperk het aantal bestanden tot een minimum. Breng, indien mogelijk, alle documenten samen in één bestand (met behoud van de hieronder aangegeven volgorde).

    Lijst van de verantwoordingsstukken

    1. Attest van de hoedanigheid van belastingplichtige of IRS-certificaat (voor de VS) of wettelijk exemplaar van:
      • Het document moet minder dan een jaar oud zijn.
      • Het document moet vertaald zijn in het Nederlands, Frans, Engels of Duits.
      • Als u voor één jaar meerdere aanvragen indient, moet u dit document enkel toevoegen aan de eerste aanvraag voor dat jaar.
      + voor de rechtspersonen: de laatste balans en van de statuten van de vennootschap, inclusief de wijzigingen die eraan werden aangebracht.
       
    2. Kopieën van facturen
      • De facturen moeten in de volgorde staan zoals vermeld in het ‘bestand van transacties’.
      • De facturen moeten gedetailleerd zijn (d.w.z. geen samenvattende factuur per maand). Zo niet worden ze afgewezen.
    3. In geval van invoer, gelieve een kopie van de factuur en van het desbetreffende invoerdocument bij te voegen.

    4. Kopieën van de ontvangen creditnota's.

    5. Voeg een kopie toe van het contract wanneer de factuur naar een contract verwijst.

    Hoe kan ik de behandeling van mijn aanvraag versnellen?

    Wanneer we niet alle informatie ontvangen die we nodig hebben om uw aanvraag te verwerken, kunnen we u om bijkomende inlichtingen vragen. Dit zal de procedure en dus ook uw teruggave vertragen (2 tot 4 maanden langer).

    Wees daarom zo nauwkeurig mogelijk: beschrijf de activiteit van uw onderneming net als de reden waarom u de goederen en/of diensten aankoopt in België. Vermeld ook of deze goederen werden doorverkocht.

    We verzoeken u om aan uw aanvraag de volgende documenten toe te voegen:

    Soort uitgave Te bezorgen document
    Kosten in verband met de vrachtwagens (transportfirma’s)

    In uw 1e aanvraag tot teruggave en bij het vervangen van voertuigen:

    • het aantal vrachtwagens dat u bezit (bv. door een kopie van uw balans, waarop de vrachtwagens staan vermeld, toe te voegen)
    • de kopieën van de inschrijvingsbewijzen van de vrachtwagens
    Kosten met betrekking tot een bestelwagen
    • De kopie van het inschrijvingsbewijs
    • Of, voor meer dan 10 voertuigen: een lijst van de voertuigen van de vennootschap (merk, model, type [N1, N2 enz.], nummerplaat)
    Kosten met betrekking tot een wagen
    • De kopie van het inschrijvingsbewijs
    Restaurant-en hotelkosten
    • Het bewijs dat de uitgave werd gedaan in verband met een levering van goederen of dienstverlening, d.w.z. de verkoopfactuur of het contract
    • De identiteit van de persoon die de uitgave heeft gedaan en zijn of haar functie binnen de onderneming
    Door een personeelslid in België gevolgde opleiding  
    • Het document dat bewijst dat deze persoon in de onderneming werkzaam is
    Aankoop van goederen in België en wederverkoop van deze goederen
    • Een kopie van de verkoopfactuur van deze goederen
    Uitgaven in verband met de bouw van een gebouw in België voor een klant
    • Een kopie van de uitgaande factuur voor de in België uitgevoerde werkzaamheden

  • Ik heb mijn aanvraag tot teruggave via het webformulier verstuurd, maar ik heb geen ontvangstmelding gekregen. Wat moet ik doen?

    Wanneer u binnen 24 uur na het indienen van uw aanvraag tot teruggave geen ontvangstmelding hebt ontvangen, neem dan onmiddellijk contact met ons op via: foreigners.team2@minfin.fed.be. Wij zullen de door u ingevoerde gegevens controleren en indien nodig het e-mailadres wijzigen.

  • Wanneer vraag ik om de teruggave van de Belgische btw?

    U kan de teruggave van de btw voor een kalenderjaar vragen tot uiterlijk 30 september van het volgende jaar.

    Bijvoorbeeld: voor facturen van 2021 kan u tot 30 september 2022 om een teruggave vragen.

  • Hoeveel aanvragen mag ik jaarlijks indienen? Wat is het minimumbedrag?

    Maximaal 5 aanvragen

    U kan per kalenderjaar maximaal 5 aanvragen voor uitgaven indienen.

    Uw aanvraag kan betrekking hebben op een periode van:

    • meerdere maanden: minimum 3 maanden en maximum 11 maanden
    • of één kalenderjaar

    Aanvragen die meerdere maanden bestrijken

    De periodes van teruggave mogen elkaar niet overlappen. U kan bijvoorbeeld geen aanvraag indienen voor de periode van 1 januari tot 31 maart en een andere voor de periode van 1 maart tot 31 mei.

    De aanvraag tot teruggave kan betrekking hebben op een periode van minder dan drie maanden wanneer deze periode het saldo is van een kalenderjaar (d.w.z. november en december of december). Wanneer u bijvoorbeeld al twee aanvragen hebt ingediend voor een periode van telkens 5 maanden, kan u een aanvraag indienen voor twee maanden.

    Aanvraag met betrekking tot een kalenderjaar

    U kan na het einde van het jaar een aanvraag voor het volledige teruggavejaar indienen. Deze aanvraag mag enkel de btw-bedragen bevatten die niet in reeds ingediende aanvragen tot teruggave zijn opgenomen.

    Minimumbedrag(en) per aanvraag

    Als uw aanvraag betrekking heeft op een periode tussen 3 en 11 maanden is het minimumbedrag 200 euro.

    Als uw aanvraag betrekking heeft op een periode van een kalenderjaar of op het saldo van een kalenderjaar is het minimumbedrag 25 euro.

    Als het terug te geven saldo na verwerking van de aanvraag minder dan 25 euro bedraagt, vindt er geen teruggave plaats.

  • Wat is de termijn voor de teruggave?

    Uiterlijk 4 maanden na de datum van ontvangst van uw aanvraag ontvangt u van ons een beslissing. Deze termijn kan tot 6 of 8 maanden worden verlengd indien om bijkomende inlichtingen wordt verzocht.

    We zullen u per e-mail op de hoogte brengen van de beslissing.

    Zodra een beslissing is genomen (en het een positieve beslissing is), wordt het bedrag binnen 10 werkdagen terugbetaald.

    Hebt u een vraag over uw teruggave? Neem contact op met ons en vermeld het referentienummer dat u per e-mail hebt ontvangen nadat u uw aanvraag tot teruggave hebt ingediend.

  • In welke gevallen wordt de teruggave beperkt of geweigerd?

    Omwille van reglementaire beperkingen

    • De btw op kosten voor autovoertuigen wordt beperkt tot 35% (brandstof …).
    • De btw op kosten voor bestelwagens wordt beperkt tot 85 % (brandstof …).
    • De btw op restaurant- en hotelkosten wordt niet terugbetaald (art 45 §3, 3° van het Btw-Wetboek).
      Tenzij de restaurant- en hotelkosten door de personeelsleden zijn gemaakt in het kader van een levering van goederen of diensten (art. 45 §3, 3°, a van het Btw-Wetboek). In dat geval moet u het bewijs toevoegen van deze levering van goederen of diensten (uitgaande factuur of contract) en de identiteit van de persoon die de uitgave heeft gedaan, net als zijn of haar functie binnen de onderneming.
    • Wanneer de Belgische btw niet is verschuldigd, betalen we deze niet terug. In dit geval moet u de teruggave vragen aan uw leverancier (creditnota en nieuwe factuur).
    • Een kasticket volstaat niet om de teruggave te krijgen.

    Wanneer uw onderneming een beperkt recht op aftrek heeft

    Als uw onderneming een beperkt recht op aftrek heeft in het land waarin zij is gevestigd, geldt deze beperking ook voor de teruggave van Belgische btw.

    Dit is bijvoorbeeld het geval voor de financiële instellingen, de verzekeringsmaatschappijen en de vastgoedsector.

    Als dit het geval is voor uw onderneming, vermeld dan het aftrekbare gedeelte in uw aanvraag tot teruggave.