De aangifte in de vennootschapsbelasting kan nog na de betaling of terugbetaling van de belasting worden gecontroleerd.

Uw aangifte kan gecontroleerd worden gedurende een onderzoekstermijn die begint te lopen:

• Op 1 januari van het aanslagjaar, als uw onderneming haar balans afsluit op 31 december.
• Op het moment van de afsluiting van de balans in de andere gevallen.

Deze onderzoekstermijn bedraagt:

• in principe: 3 jaar
  Voorbeelden:
  Afsluiting van de balans op 31/12/2022: voor het aanslagjaar 2023 zal deze termijn op 31/12/2025 verstrijken
  Afsluiting van de balans op 31/03/2023: voor het aanslagjaar 2024 zal deze termijn op 31/03/2026 verstrijken
   

• bij laattijdige of niet-ingediende aangifte: 4 jaar
  Voorbeelden:
  Afsluiting van de balans op 31/12/2022: voor het aanslagjaar 2023 zal deze termijn op 31/12/2026 verstrijken
  Afsluiting van de balans op 31/03/2023: voor het aanslagjaar 2024 zal deze termijn op 31/03/2027 verstrijken
   
• in geval van aanwijzingen van fraude: 10 jaar
  Voorbeelden:
  Afsluiting van de balans op 31/12/2022: voor het aanslagjaar 2023 zal deze termijn op 31/12/2032 verstrijken
  Afsluiting van de balans op 31/03/2023: voor het aanslagjaar 2024 zal deze termijn op 31/03/2033 verstrijken

Als u een bezwaar indient, kan de termijn ook verlengd worden, met de periode tussen het indienen van het bezwaarschrift en de beslissing van de Gewestelijk directeur. Die termijn kan maximum 6 maanden bedragen.

De onderneming moet alle documenten bijhouden die nodig zijn om haar belastbare inkomsten te bepalen. “Documenten” zijn alle stukken die gebruikt zijn om de belastingaangifte in te vullen, zoals:

• De boekhouding van de onderneming (balans, resultatenrekening, beslissing van de algemene vergadering, aandeelhoudersregister, …).
  Als de boekhouding geïnformatiseerd is, moet de onderneming ook de documenten over de analyse, de programmering en de exploitatie van het gebruikte informaticasysteem bijhouden en de informatiedragers en alle gegevens die ze bevatten.
• De bewijsstukken van de boekingen (aankoopfacturen, verkoopfacturen, offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen, vervoersdocumenten, bankrekeninguittreksels, …).
• De loonfiches.
• De bewijsstukken van de teruggevorderde kosten (facturen, tickets, …).
• …

De onderneming moet de documenten (boekhouding, documenten over de analyse, de programmering en de exploitatie van het gebruikte informaticasysteem) bewaren en ter beschikking stellen van de administratie in het kantoor, de afdeling of elk ander beroepslokaal of privélokaal waar de boeken en documenten gehouden, opgesteld of toegezonden worden.

Dat zal in de regel de fiscale woonplaats van de onderneming zijn. 

De boekhoudkundige documenten moeten bijgehouden worden tot het einde van het 10^de boekjaar dat volgt op de belastbare periode.

De documentatie over de analyse, de programmering en de exploitatie van het gebruikte informaticasysteem moet bijgehouden worden tot het einde van het 10^de boekjaar na de belastbare periode waarin het systeem beschreven door die documentatie gebruikt werd.  

Materiële fouten (bijvoorbeeld verkeerd optellen van twee bedragen, dubbel gebruik, fout bij het overschrijven van een bedrag) zet de administratie zelf recht, zonder u bijkomende inlichtingen te vragen.

In andere gevallen kan de administratie met u contact opnemen:

• Mondeling: doorgaans vindt dit contact telefonisch plaats.
   
• Schriftelijk (“Vraag om inlichtingen”): U moet binnen de vermelde termijn antwoorden. De niet-naleving van deze verplichting kan een aanslag van ambtshalve tot gevolg hebben (de administratie bepaalt de belasting op basis van de haar gekende elementen en het is aan u om het exacte bedrag van de belastbare inkomsten aan te tonen), en eventueel de toepassing van administratieve boetes.
   
• Op kantoor: De administratie kan u, eventueel met de documenten van uw onderneming, uitnodigen in haar kantoren. Op die manier beschikt ze over inlichtingen die onmiddellijk kunnen geverifieerd worden.
   
• Op de fiscale woonplaats van uw onderneming (of in het kantoor of de afdeling of elk of elk ander beroepslokaal of privé lokaal waar de boekhouding wordt gevoerd): u kunt de controleur altijd vragen om de documenten bij u, in uw onderneming, te komen onderzoeken, want in principe moet het onderzoek van die documenten op uw domicilie plaatsvinden.
  De controleur kan echter de boeken en documenten meenemen die nodig zijn om het bedrag van uw belastbare inkomsten of die van derden te bepalen. In dat geval zal er een proces-verbaal van retentie opgesteld worden waarvan u binnen de 5 dagen na het meenemen van de documenten een kopie zal ontvangen.

De onderneming is verplicht om, op vraag van de administratie, haar, zonder verplaatsing, alle boeken en documenten te overhandigen die nodig zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten vast te stellen.

De administratie kan een controle van de beroepslokalen uitvoeren.

De onderneming moet, op de uren waarop de activiteit uitgevoerd wordt, de toegang verlenen tot de beroepslokalen of de andere lokalen waar ze haar activiteit uitvoert, om de administratie toe te laten de aard en de omvang van de activiteiten vast te stellen en de boeken en documenten die zich in die lokalen bevinden te onderzoeken.

Allereerst kan de aangifte gewijzigd worden op basis van een akkoord ondertekend door de gemachtigde van uw onderneming.

Als er geen akkoord werd bereikt, stuurt de administratie uw onderneming een ‘bericht van wijziging’ via een aangetekende brief. Daarin vermeldt ze de motieven voor de wijziging van de inkomsten of andere elementen van de aangifte.

Uw onderneming heeft een maand de tijd (te rekenen van de derde werkdag die volgt op de verzending van de brief) om akkoord te gaan of opmerkingen te geven. Het antwoord moet schriftelijk en ondertekend gebeuren. Bij gebrek aan een antwoord binnen de gewenste termijn gaat de administratie over tot een aanslag van ambtswege.

In geval van niet-akkoord onderzoekt de controleur uw argumenten. Als hij het nodig acht om de gevestigde aanslag geheel of gedeeltelijk te behouden, stuurt de controleur uw onderneming een definitief antwoord waarin hij u informeert waarom hij geen rekening heeft gehouden met uw argumenten.