UBO-register

  1. UBO-register: grondslagen en beginselen
  2. Uiteindelijke begunstigde: over wie gaat het?
  3. Het koninklijk besluit betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register
  4. Hoe kunt u zich voorbereiden?
  5. Toegang tot het UBO-register
  6. FAQ en nuttige documentatie

1. UBO-register: grondslagen en beginselen

De wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna de “Wet”) voorziet in het invoeren van een register van uiteindelijke begunstigden in België (in het Engels ‘UBO’ genoemd, dat staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’; hierna het “UBO-register”). 
 
De Wet zet de Europese Richtlijn 2015/849 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (de “4de Richtlijn AML”) om, op grond waarvan de lidstaten verplicht zijn om wettelijke en bestuursrechtelijke maatregelen te nemen opdat:
  1. binnen hun grondgebied opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden inwinnen en bijhouden, waaronder detailgegevens over de door de uiteindelijke begunstigden gehouden economische belangen;
  2. er een centraal register met informatie over de uiteindelijke begunstigden van die entiteiten zou zijn om de toegang tot die informatie te vereenvoudigen.
De Wet voorziet aldus in de verplichting (1) voor vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen om toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden in te winnen en bij te houden en (2) voor bestuurders om binnen de maand gegevens over de uiteindelijke begunstigden elektronisch naar het UBO-register te sturen .
 

2. Uiteindelijke begunstigde: over wie gaat het?

De Wet somt verschillende categorieën van uiteindelijke begunstigden op volgens de juridische entiteit waaraan ze verbonden zijn.  In de Wet wordt een onderscheid gemaakt tussen drie soorten juridische entiteiten, namelijk vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen en trusts en andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts. 
 
Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van vennootschappen:
  1. De natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houdt/houden, met inbegrip van het houden van aandelen aan toonder;
    Een door een natuurlijke persoon gehouden belang van meer dan vijfentwintig procent van de stemrechten of van meer dan vijfentwintig procent van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap, geldt als een indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het direct belang. Raadpleeg de veelgestelde vragen op onze website voor meer informatie over de identificatie van indirecte uiteindelijke begunstigden (zie punt 5.3).
  2. De natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (bv. Aandeelhoudersovereenkomst, het recht om de leden van de raad van bestuur te benoemen, vetorecht).
  3. De natuurlijke persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel, indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen van de bedoelde personen is geïdentificeerd, of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is, respectievelijk zijn (bv. De genomen stappen om de eerste twee categorieën te identificeren, resulterend uit uitgevoerd onderzoek).
Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van (internationale) vzw’s en stichtingen:
  1. de leden van de raad van bestuur;
  2. de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  3. de personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;
  4. de stichters van een stichting;
  5. de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  6. elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.
Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van trusts, fiducieën en andere juridische constructies die daarmee vergelijkbaar zijn:
  1. de oprichter; 
  2. de fiduciebeheerder(s) of trustee(s);
  3. de eventuele protector;
  4. de begunstigden, of wanneer de personen die de begunstigden van de fiducie of van de trust zijn, nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is; 
  5. elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent.

3. Het koninklijk besluit betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register

In artikel 75 van de Wet wordt de Koning gemachtigd om de werkingsmodaliteiten van het UBO-register vast te leggen.  
 
Het koninklijk besluit betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register (het “koninklijk besluit”), is bekendgemaakt op 14 augustus 2018 en zal in werking treden 31 oktober 2018.
 
In dat besluit zullen alle werkingsmodaliteiten van het UBO-register worden opgenomen, meer bepaald: 
  • welke informatie aan het UBO-register moet overgemaakt worden naargelang van het type uiteindelijke begunstigde waarover het gaat;
  • wie die informatie in naam van de betrokken juridische entiteiten moet overmaken en volgens welke modaliteiten dat moet gebeuren;
  • wie toegang zal hebben tot de informatie in het UBO-register en volgens welke modaliteiten die toegang zal plaatsvinden;
  • welke afwijkingen er bestaan opdat de gegevens in het UBO-register niet of slechts gedeeltelijk toegankelijk zouden zijn;
  • welke controles zullen uitgeoefend worden in het kader van de verplichting om gegevens aan het UBO-register over te maken en welke sancties indien nodig zullen opgelegd worden 
  • op welke manier de aan het UBO-register overgemaakte gegevens zullen beveiligd en verwerkt worden.

4. Hoe kunt u zich voorbereiden?

Hoewel het koninklijk besluit pas op 31 oktober 2018 in werking zal treden, kunt u die inwerkingtreding al voorbereiden door: 
  • te zorgen voor een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde met een e-ID die de informatie genoemd in het koninklijk besluit via het elektronische platform MyMinFin in naam van uw organisatie kan invullen;
  • te bepalen tot welke categorie uit de bovenstaande rubriek 2 uw uiteindelijke begunstigde behoort;
  • te beschikken over nauwkeurige en uitvoerige informatie over de uiteindelijke begunstigden van uw organisatie en van alle juridische entiteiten waarvan uw uiteindelijke begunstigden gebruikmaken om zeggenschap over uw organisatie uit te oefenen;
  • te beschikken over bewijsstukken waaruit blijkt dat uw informatie toereikend, accuraat en actueel is;
  • te zorgen voor procedures binnen uw organisatie zodat elke wijziging in de informatie over uw uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt.
Een FAQ is  beschikbaar (PDF, 349.01 KB). Ook een gebruikershandleiding van de applicatie en een gedetailleerde richtlijn zullen binnenkort online geplaatst worden. Dit teneinde u op de beste mogelijke wijze te kunnen begeleiden bij het ingeven van uw gegevens in het register.
 

5. Toegang tot het UBO-register

Hoewel de inwerkingtreding pas op 31 oktober 2018 is gepland, heeft u tijd tot 31 maart 2019 om uw uiteindelijke begunstigden voor de eerste maal te registreren. U kunt uw uiteindelijke begunstigden nu al registreren door u aan te melden bij de toepassing op het MyMinFin-portaal.
 

6. FAQ en Nuttige documentatie

Indien u op de hoogte wilt blijven van nieuwigheden betreffende de inwerkingtreding van het UBO-register, kunt u zich inschrijven op onze newsletter door dit  registratieformulier (DOCX, 118.47 KB) in te vullen en te sturen naar ubobelgium@minfin.fed.be