Aanvraagprocedure
Vraag de erkenning (of verlenging van de erkenning) schriftelijk aan bij de FOD Financiën. Let op: nieuw adres sinds mei 2019.
Aanvraagprocedure
Hoe vraag ik de erkenning aan voor mijn instelling of vereniging?
U moet een schriftelijke aanvraag indienen:
- ofwel per e-mail: giften@minfin.fed.be
- ofwel per post:
FOD Financiën
Administrateur-generaal van de Fiscaliteit
AAFisc - KMO - Dienst Giften
Koning Albert II-laan 33 bus 554
1030 Brussel
U krijgt altijd een ontvangstbevestiging van de dienst Giften.
Die aanvraag moet de volgende documenten bevatten:
- een aanvraagformulier met vermelding van de activiteit(en) waarvoor de instelling een erkenning wenst
- een ingevulde, gedateerde en ondertekende ‘verbintenisverklaring’ voor:
instellingen of verenigingen, uitgezonderd dierenasielen (DOCX, 26.14 KB)
(een probleem met het document? Gebruik dan
deze versie (PDF, 118.94 KB))- dierenasielen (DOCX, 39.64 KB)
(een probleem met het document? Gebruik dan deze versie (PDF, 118.02 KB))
- verschillende documenten op basis waarvan wordt vastgesteld of aan de voorwaarden wordt voldaan in functie van de activiteit van uw instelling of vereniging
Als uw instelling of vereniging meerdere van de hierboven vermelde activiteiten heeft, moet u de volgende documenten opsturen:- alle documenten die bij elk van de activiteiten van uw instelling of vereniging vermeld staan
Als uw instelling of vereniging niet voldoet aan één van de erkenningsvoorwaarden, wordt uw aanvraag geweigerd.
Wanneer moet ik een erkenning aanvragen voor mijn instelling of vereniging?
Die aanvraag moet u ten laatste op 31 december van het jaar dat voorafgaat aan de periode waarvoor u de erkenning aanvraagt indienen.
U kunt de aanvraag best al indienen vanaf het ogenblik dat u over alle nodige documenten voor die periode beschikt (voor een efficiënte verwerking van uw aanvraag, raden we u aan om ze voor 30 juni in te dienen).
Opgelet!
Als u als erkende instelling waarvan de activiteit gericht is op hulp aan mindervaliden, bejaarden of beschermde minderjarigen een aanvraag wilt indienen voor de uitzonderlijke erkenning voor dringende hulp aan behoeftigen dan moet de aanvraag ingediend zijn uiterlijk 6 maanden na de aanvang van de bijstand.
OF
Als instelling opgericht voor hulpverlening aan slachtoffers van natuurrampen in België of aan slachtoffers van zeer grote industriële ongevallen kunt u eveneens een erkenning aanvragen binnen de 3 maanden vanaf de datum van de aanvang van de hulpverlening door uw instelling.
De ramp moet officieel erkend zijn als ramp door de bevoegde instanties.
Hoe lang geldt de erkenning?
Uw erkenning is geldig voor:
- 2 jaar voor de eerste erkenning
- 4 jaar voor de tweede erkenning
- 6 jaar vanaf de derde erkenning
Die perioden kunnen ingekort worden als dat nodig is.
Opgelet!
Als uw instelling- dringende hulp verleent aan behoeftigen
- hulp verleent aan slachtoffers van natuurrampen in België
- hulp verleent aan slachtoffers van zeer grote industriële ongevallen
wordt de erkenning slechts toegestaan voor een periode van ten hoogste 3 opeenvolgende kalenderjaren. Voor het eerste kalenderjaar geldt de erkenning pas vanaf de aanvang van de hulpverlening.
Hoe vraag ik de verlenging van de erkenning voor mijn instelling of vereniging?
De procedure voor een hernieuwing van de erkenning is dezelfde als die voor de eerste erkenning (zie vraag 1). U moet volgende documenten per e-mail (giften@minfin.fed.be) of per post opsturen:
- een aanvraagbrief met vermelding van de activiteit(en) waarvoor de instelling een erkenning wenst, tot verlenging van de erkenning
- een nieuwe verbintenisverklaring
- de documenten op basis waarvan wordt vastgesteld of aan de voorwaarden wordt voldaan in functie van de activiteit van uw instelling (voor de statuten moet u alleen de wijzigingen toevoegen die sinds de vorige aanvraag zijn gebeurd)
De verbintenisverklaring die ik moet versturen om de erkenning aan te vragen vermeldt ‘kosten van algemeen beheer’. Over wat gaat het juist?
De kosten van algemeen beheer, ook beheerskosten genoemd, zijn kosten die:
- betrekking hebben op het beheer en de werking van de instelling, maar
- niet rechtstreeks ten goede komen aan het doel of de dienstverlening van de instelling.
Het gaat bijvoorbeeld om:
- administratiekosten
- kosten voor het onderhoud van lokalen
- verzekeringen
- belastingen
- kosten voor het privégebruik van voertuigen
- …
Of en in welke mate een uitgave een beheerskost is, hangt af van de activiteiten van de vereniging en de omstandigheden waarin zij haar werkzaamheden verricht. Daarom is het niet mogelijk een volledige, sluitende lijst van beheerskosten te geven.
Bijvoorbeeld: voor een instelling die telefonisch psychologische bijstand verleent, vormen de telefoniekosten grotendeels een rechtstreekse uitgave. Voor een andere soort instelling, die geen telefonische dienstverlening biedt, vormen telefoniekosten waarschijnlijk eerder een beheerskost.
Eenzelfde kost kan deels een beheerskost zijn en deels een uitgave die rechtstreeks ten goede komt aan het doel of de dienstverlening. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat het loon van een werknemer voor bijvoorbeeld 40 % een beheerskost is en voor 60 % een rechtstreekse uitgave.
De instellingen moeten zelf de beheerskosten aanduiden in hun rekeningen of in een aparte tabel opsommen en daarbij toelichting geven. Indien nodig kan de toewijzing gebeuren in onderling overleg met de controleagent van de FOD Financiën.
Contact
Voor algemene vragen over de belastingvermindering kunt u terecht bij het Contactcenter.
Voor specifieke vragen over een erkenning van een vzw voor belastingvermindering van giften in geld, stuurt u een e-mail naar giften@minfin.fed.be. Vermeld in die e-mail:
- het ondernemingsnummer en de naam van uw instelling
- het telefoonnummer en de naam van een contactpersoon (bereikbaar tijdens de kantooruren)
- een nauwkeurige beschrijving van uw probleem of uw vraag