Voorwaarden in verband met de vrijwilliger

Vrijwilligers zijn natuurlijke personen die:

• op onbaatzuchtige wijze,
• onbezoldigd vrijwilligerswerk doen,
• in een georganiseerd of gereglementeerd verband,
• in de sportsector of in de sociale en culturele sector in de brede betekenis van het woord,
• voor een club, federatie, vereniging, instelling zonder winstoogmerk of overheid.
   

Voorwaarden in verband met de opdrachtgever

Het vrijwilligerswerk gebeurt in opdracht van een club, federatie, vereniging, instelling zonder winstoogmerk of overheidsdienst. Het maakt niet uit of de opdrachtgever rechtspersoonlijkheid bezit of niet.

Worden als opdrachtgever beschouwd:

• rechtspersonen, zoals een vereniging zonder winstoogmerk, een ziekenfonds, een openbare dienst of een instelling van openbaar nut, een gemeente, een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn (OCMW), die geen onderneming exploiteren of zich niet bezighouden met verrichtingen van winstgevende aard
• verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid, zoals feitelijke verenigingen en groeperingen, die geen onderneming exploiteren of geen winstgevende bezigheid verrichten

Zijn onder meer uitgesloten als opdrachtgever:

• een vennootschap, vereniging, inrichting of instelling, met of zonder rechtspersoonlijkheid, die een onderneming exploiteert of zich bezighoudt met verrichtingen van winstgevende aard en die onderworpen is aan de vennootschapsbelasting, de belasting niet-inwoners/vennootschappen, ofwel, ten name van de vennoten of leden, aan de personenbelasting of de belasting niet-inwoners/natuurlijke personen
  Uitzondering: vzw's die zich bezighouden met verrichtingen van winstgevende aard en die aan de vennootschapsbelasting zijn onderworpen, kunnen toch worden aangemerkt als opdrachtgever. De vzw moet wel een belangeloos doel nastreven en er mag geen verrijking van de leden plaatsvinden. Zie circulaire 2023/C/2.
• een individuele privépersoon, behalve als die persoon via een club, federatie, vereniging, instelling of de overheid beroep doet op vrijwilligerswerk
• voorbeelden: zo zijn onder meer uitgesloten van de toepassing van de vrijwilligersregeling:
  • een gepensioneerde werknemer die voor een onderneming (al dan niet zijn gewezen werkgever) nog klusjes opknapt
  • de echtgenote van een zaakvoerder van een bv die af en toe meewerkt in de vennootschap
     

Voorwaarden in verband met het vrijwilligerswerk

Het vrijwilligerswerk betreft activiteiten die onbaatzuchtig en rechtstreeks voor de opdrachtgever worden verricht.

Het vrijwilligerswerk moet worden verricht in het kader van sociale, culturele of sportieve activiteiten van de club, federatie, vereniging, instelling of overheid.

Zo worden de volgende activiteiten bedoeld:

• de opvang of de begeleiding van zieken, bejaarden, kinderen, jongeren en sociaal zwakkeren, zoals de thuiszorg voor zorgbehoevende personen of mantelzorg
• de bescherming van het leefmilieu
• de organisatie van sportwedstrijden en van sociale en culturele evenementen
• het deelnemen aan die wedstrijden en evenementen door beoefenaars van amateursporten
   

Voorwaarden in verband met de relatie tussen de vrijwilliger en de opdrachtgever

Het vrijwilligerswerk betreft activiteiten die onbaatzuchtig en rechtstreeks voor de opdrachtgever worden verricht.

Dezelfde persoon mag niet dezelfde activiteiten verrichten voor dezelfde organisatie zowel in de hoedanigheid van vrijwilliger als in die van werknemer, zelfstandige of ambtenaar.

Het is wel mogelijk dat iemand die met een organisatie verbonden is door een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire aanstelling, voor deze organisatie vrijwilligerswerk uitoefent, maar enkel op voorwaarde dat het gaat om andere activiteiten dan diegene waarvoor hij werd aangeworven.

Voorbeeld: een persoon met een arbeidsovereenkomst als boekhouder binnen een organisatie, mag niet tegelijkertijd als vrijwillige penningmeester van die organisatie actief zijn. Betrokkene mag echter naast zijn betaalde functie wel een vrijwillige activiteit als bijvoorbeeld jeugdverantwoordelijke uitvoeren. De activiteit als jeugdverantwoordelijke is immers duidelijk verschillend van zijn bezoldigde activiteit als boekhouder.

Voorwaarden in verband met de vergoeding

De vergoedingen zijn niet belastbaar als aan de volgende voorwaarden cumulatief (of samen) voldaan is:

• De vrijwilligers verrichten op louter onbaatzuchtige wijze prestaties voor de club, federatie, vereniging, instelling of gemeenschap. Zij zijn onbezoldigd.
• De vergoedingen vertegenwoordigen alleen de terugbetaling van werkelijke kosten gemaakt in het kader van de vrijetijdsbesteding. Zij mogen dus niet abnormaal hoog zijn en geen verdoken bezoldigingen voor geleverde prestaties uitmaken.

De kosten kunnen uitsluitend volgens één van de volgende 2 stelsels van kostenvergoedingen worden vergoed:

• de forfaitaire onkostenvergoeding: de terugbetaling van de kosten gebeurt op forfaitaire basis. De terugbetaling wordt geacht werkelijke kosten te dekken, en is dus niet belastbaar, wanneer bepaalde dag- en jaargrenzen niet worden overschreden.
• de reële onkostenvergoeding: de onkostenvergoeding dekt de werkelijk gemaakte kosten van maaltijden, drank, computer- en gsm-gebruik ... in het kader van het vrijwilligerswerk. De terugbetaling gebeurt na voorlegging van bewijsstukken.

Bij keuze voor de forfaitaire vergoedingsregeling vertegenwoordigen die vergoedingen de forfaitaire terugbetaling van:

• de kosten voor de verplaatsingen die de vrijwilligers met hun eigen vervoermiddel of met het gemeenschappelijk vervoer afleggen tussen hun woonplaats en:
  • de zetel van de club, federatie, vereniging of instelling,
  • de plaats van waaruit de activiteiten worden georganiseerd, geleid of bestuurd (bijvoorbeeld clublokaal, sportterrein, cultureel centrum, vergaderzaal ...),
  • de plaatsen die met de activiteiten van de vereniging verband houden maar die geen vaste plaats van activiteit zijn (verplaatsingen voor uitwedstrijden, manifestaties, voordrachten, vormingsdagen …).
• de verblijfkosten, in het bijzonder dranken en maaltijden
• alle andere kosten waarvoor het door de aard en het lage bedrag niet gebruikelijk is bewijsstukken voor te leggen. Het gaat bijvoorbeeld om kosten voor de sportuitrusting, telefoon, gebruik pc, internet, briefwisseling, documentatie, klein materiaal ...

AANSLAGJAAR 2023 (VERGOEDINGEN VANAF 1 januari 2022)
	Geïndexeerd bedrag
	Per dag	Per jaar
A. 'Gewone' vrijwilligers	36,84 euro	1.473,37 euro
B. Specifieke categorieën
1. Sporttrainer, sportlesgever, sportcoach, jeugdsportcoördinator, sportscheidsrechter, jurylid, steward, terreinverzorger-materiaalmeester, seingever bij sportwedstrijden. 2. De nachtoppas, te weten het inslapen, evenals de dagoppas bij hulpbehoevende personen volgens de voorwaarden en kwaliteitscriteria die iedere gemeenschap bepaalt. 3. het niet-dringend liggend ziekenvervoer. Zie circulaire 2020/C/5.	36,84 euro	2.705,97 euro
4. De vrijwilligers die effectief ingezet werden in de zorgsector voor activiteiten in het kader van het beheer van de Covid-19 crisis, in de periode van 01.01.2022 t.e.m. 31.12.2022. Hiermee worden met name de vrijwilligers bedoeld die in 2022 effectief ingezet werden in de vaccinatiecentra.	36,84 euro	3.683,55 euro

Zie circulaire 2022/C/11 en circulaire 2023/C/13.

AANSLAGJAAR 2024 (VERGOEDINGEN VANAF 1 januari 2023)
	Geïndexeerd bedrag
	Per dag	Per jaar
A. 'Gewone' vrijwilligers	40,67 euro	1.626,77 euro
B. Specifieke categorieën
1. Sporttrainer, sportlesgever, sportcoach, jeugdsportcoördinator, sportscheidsrechter, jurylid, steward, terreinverzorger-materiaalmeester, seingever bij sportwedstrijden. 2. De nachtoppas, te weten het inslapen, evenals de dagoppas bij hulpbehoevende personen volgens de voorwaarden en kwaliteitscriteria die iedere gemeenschap bepaalt. 3. Het niet-dringend liggend ziekenvervoer. Zie circulaire 2020/C/5.	40,67 euro	2.987,70 euro

Zie circulaire 2023/C/14.

Als  één van de forfaitaire bedragen (de daggrens of de jaargrens) in een belastbaar tijdperk wordt overschreden, worden alle vergoedingen die voor hetzelfde belastbare tijdperk voortvloeien uit het vrijwilligerswerk volledig als belastbare inkomsten aangemerkt.

Die vergoeding kan alleen als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de opdrachtgever worden aangemerkt als het dubbel bewijs wordt geleverd dat:

• de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die eigen zijn aan de club, federatie, vereniging, instelling of overheid,
• die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

De onkosten van de vrijwilliger kunnen worden vergoed onder de volgende stelsels:

• de forfaitaire onkostenvergoeding: de terugbetaling van de kosten gebeurt op forfaitaire basis. De terugbetaling wordt geacht werkelijke kosten te dekken, en is dus niet belastbaar, wanneer bepaalde dag- en jaargrenzen niet worden overschreden.
• de reële onkostenvergoeding: de onkostenvergoeding dekt de werkelijk gemaakte kosten van maaltijden, drank, computer- en gsm-gebruik ... in het kader van het vrijwilligerswerk. De terugbetaling gebeurt na voorlegging van bewijsstukken.

Een vrijwilliger mag de forfaitaire onkostenvergoeding in principe niet cumuleren met een reële kostenvergoeding.

De forfaitaire onkostenvergoeding kan wel worden gecombineerd met de terugbetaling van vervoerskosten en dit voor maximaal 2.000 kilometer per jaar en per vrijwilliger. Die terugbetaling wordt niet geacht deel uit te maken van het bedrag dat geldt als een forfaitaire terugbetaling van kosten.

De combinatie tussen de forfaitaire onkostenvergoeding en de terugbetaling van de werkelijk gemaakte kosten is alleen mogelijk wanneer het gaat om de terugbetaling van de vervoerkosten en dit voor maximaal 2.000 kilometer per jaar en per vrijwilliger. Die terugbetaling wordt niet geacht deel uit te maken van het bedrag dat geldt als een forfaitaire terugbetaling van kosten.

‘Vervoerskosten’ zijn de kosten voor het gebruik van:

• het openbaar vervoer
• de eigen wagen
• de eigen motor- of bromfiets
• de eigen fiets

Dit is een limitatieve opsomming.

De limiet van 2.000 kilometer geldt niet indien de activiteiten het regelmatig vervoeren van personen betreft. Wanneer meerdere activiteiten worden uitgevoerd, mag de limiet van 2.000 km enkel worden overschreden voor de gereden kilometers in het kader van de activiteit van het regelmatig vervoeren van personen. De activiteit van het vervoeren van personen moet het sociaal doel zijn van de organisatie of het vervoer moet de hoofdtaak zijn van de vrijwilliger.

Gebruik eigen wagen, motor- of bromfiets

De reële vervoerskosten voor het gebruik van de eigen wagen of de eigen motor- of bromfiets worden vastgesteld overeenkomstig artikel 74 van het koninklijk besluit van 13 juli 2017. Dit artikel bepaalt  het forfaitaire bedrag van de kilometervergoeding die de staat aan zijn  personeel toekent. 

Het bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding wordt, vanaf 01.10.2022, in principe elk kwartaal aangepast.

Volgende bedragen zijn van toepassing voor aanslagjaar 2023 (inkomsten 2022):

van 01.01.2022 tot 28.02.2022	0,3707 euro
van 01.03.2022 tot 30.06.2022	0,4020 euro (*)
van 01.07.2022 tot 30.09.2022	0,4170 euro
van 01.10.2022 tot 31.12.2022	0,4201 euro

(*) Wegens de sterke stijging van de brandstofprijzen, wordt de forfaitaire kilometervergoeding éénmalig en retroactief verhoogd voor de periode van 01.03.2022 tot 30.06.2022. Zie circulaire 2023/C/13.

(Zie circulaire 2023/C/17)

Volgende bedragen zijn van toepassing voor aanslagjaar 2024 (inkomsten 2023):

van 01.01.2023 tot 31.03.2023	0,4259 euro
van 01.04.2023 tot 30.06.2023	0,4246 euro

Gebruik eigen fiets

De reële vervoerskosten voor het gebruik van de fiets worden vastgesteld overeenkomstig artikel 76 van het koninklijk besluit van 13 juli 2017. Dit artikel bepaalt de forfaitaire fietsvergoeding die de staat aan haar personeel toekent.

Voor aanslagjaar 2023 (inkomsten 2022) bedraagt de vergoeding voor het gebruik van de fiets 0,25 euro per afgelegde kilometer.  Voor aanslagjaar 2024 (inkomsten 2023) bedraagt deze vergoeding 0,27 euro per afgelegde kilometer.

Maximumbedrag van de vergoeding voor vervoerskosten

Het totaalbedrag van de vergoeding voor de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer, de eigen wagen, de eigen motor- of bromfiets of de eigen fiets, mag per jaar maximaal 2.000 maal de kilometervergoeding voor het gebruik van de eigen wagen, motor- of bromfiets bedragen.

Die begrenzing geldt niet wanneer de activiteit het regelmatig vervoeren van personen betreft.

Voor bepaalde vrijwilligers bestaat een specifieke (afzonderlijke) belastingregeling. De hiervoor besproken vrijwilligersregeling geldt in principe niet voor hen. Maar de uitsluiting wordt in het voordeel van de betrokken belastingplichtigen uitgelegd: de belastingplichtigen kunnen zelf kiezen voor de toepassing van de algemene vrijwilligersregeling in plaats van de specifieke, als dat voor hen voordeliger is.

De twee regelingen mogen wel niet gecombineerd worden voor eenzelfde activiteit, bij dezelfde belastingplichtige, tijdens eenzelfde belastbaar tijdperk.

Een afzonderlijke belastingregeling bestaat onder meer voor de vergoedingen die in principe per wedstrijd worden toegekend aan:

• stewards (zie de circulaire 2018/C/29)
• controleurs (12,50 euro), kassiers (20,00 euro) en hun verantwoordelijken (25,00 euro) van bij de Koninklijke Belgische Voetbalbond (KBVB) aangesloten voetbalclubs
• spelers (12,50 euro) en medewerkers (15,00 euro) van amateurploegen in de lagere afdelingen die aangesloten zijn bij:
  • de KBVB en vergelijkbare voetbalbonden
  • de Vlaamse Volleybalbond
  • de Koninklijke Belgische Basketbalbond
  • de Koninklijke Belgische Hockeybond (veldhockey)
  • de Franstalige Handballiga

Forfaitaire vergoedingen die de aard hebben van presentiegelden (bijvoorbeeld voor deelname aan de raad van bestuur van een vzw) zijn in principe belastbare beroepsinkomsten. Zij  voldoen niet aan de voorwaarden van de regeling voor vrijwilligersvergoedingen.